วิธีจัดการเอกสารบัญชีภาษีคลินิกทันตกรรม

ทันตแพทย์หรือผู้ที่เปิดคลินิกทันตกรรม หากเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จะคำนวณภาษีจากเงินได้สุทธิ โดย 150,000 บาท แรกได้รับการยกเว้นภาษี และสามารถลดหย่อนภาษีได้จากค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยผลประกอบการในส่วนของค่าบริการจัดอยู่เงินได้มาตรา 40(6) สามารถหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้ 60% ไม่มีเพดานลิมิต ไม่ต้องเก็บเอกสาร หรือเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงถ้ามีค่าใช้จ่ายเยอะ แต่ต้องเก็บเอกสารให้ครบทุกใบ และทำรายงานรายรับรายจ่าย

ส่วนคลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล จะคำนวณภาษีจากกำไรสุทธิประจำปี หากกำไรสุทธิธุรกิจ SME ไม่เกิน 300,000 บาท จะได้รับยกเว้นภาษี โดยมีหน้าที่ต้องทำบัญชี บันทึกค่าใช้จ่ายทุกอย่างตามจริง ซึ่งการบันทึกรายรับรายจ่าย การทำบัญชีของคลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียนนิติบุคคล จะมีรายละเอียดข้อกำหนดกฎหมายมากกว่าบุคคลธรรมดา

โดยรายละเอียดการบันทึกรายรับรายจ่ายและการทำบัญชี สำหรับคลินิกทันตกรรมที่เสียภาษีบุคคลธรรมดา และแบบจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล สามารถอธิบายได้ดังนี้

 

วิธีบันทึกบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายสำหรับคลินิกทันตกรรม

ตามหลักการแล้ว รายได้หรือรายรับสำหรับคลินิกทันตกรรมทั้งแบบบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล จะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ รายรับจากการให้บริการรักษาคนไข้ และรายรับจากการจำหน่ายอุปกรณ์ดูแลรักษาฟัน นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เจ้าของคลินิกจะต้องนำมาบันทึกรายรับรายจ่ายและทำบัญชี ซึ่งสามารถแบ่งได้ดังนี้

– รายได้หลัก คือรายรับจากการให้บริการรักษาฟันภายในคลินิกทันตกรรม เช่น ถอนฟัน อุดฟัน จัดฟัน ขูดหินปูน รักษารากฟัน

– รายได้เสริม คือรายรับจากการจำหน่ายอุปกรณ์ดูแลรักษาฟันต่างๆ เช่น ยาสีฟัน แปรงสีฟัน ไหมขัดฟัน เข็มร้อยไหมขัดฟัน

– ค่าใช้จ่าย คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่นๆ เช่น ค่าจ้างทันตแพทย์ประจำ ทันตแพทย์ Part-time เงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ค่าเช่า ค่าซ่อมแซม บำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายในด้านการตลาด ค่าส่งเสริมการขาย ค่าประกันภัย ค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ดอกเบี้ยจ่าย ค่าที่ปรึกษา ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าขนส่ง    

โดยทั้งหมดนี้หากคลินิกทันตกรรมเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ไม่จำเป็นต้องทำบันทึกรายรับรายจ่าย แต่ถ้าเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง จะต้องเก็บเอกสาร ใบเสร็จต่างๆ ไว้ให้ครบถ้วนและลงบันทึกรายรับรายจ่ายทุกครั้ง เพื่อให้เป็นหลักฐานเมื่อยื่นภาษี

 

วิธีจัดการเอกสารบัญชีคลินิกทันตกรรม หลังจดทะเบียนบริษัท

สำหรับคลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล กฎหมายกำหนดว่าต้องจัดทำบัญชีจากนักบัญชี และตรวจสอบบัญชีจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต รวมถึงส่งรายงานการเงินและภาษีให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามเวลากำหนด โดยเอกสารต่างๆ ให้จัดเก็บตามหมวดหมู่ดังนี้

1.หมวด “ข้อมูลกิจการ” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– หนังสือรับรองการจดทะเบียน และเอกสารการจดทะเบียนบริษัท

– งบการเงินของปีก่อน

– ภ.ง.ด.50 / ภ.ง.ด.51 ของปีก่อน

– ภ.พ.01 , ภ.พ.09 , ภ.พ.20

– สัญญาต่างๆ

2.หมวด “เอกสารขาย” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– ใบสำคัญรับเงิน receipt voucher

– สำเนาใบเสร็จรับเงิน

– สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษีขาย

– สำเนาใบลดหนี้ขาย กรณีราคาผิด คืนสินค้า

– หลักฐานการรับชำระเงิน สำเนาเช็ครับ สลิปการโอน

– ธุรกิจบริการ สำเนาหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

– อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)

3.หมวด “เอกสารซื้อ” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– ใบสำคัญจ่าย มีลายเซ็นผู้รับเงิน

– ใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / สำเนาใบกำกับภาษี

– ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน

– หลักฐานการจ่ายเงิน สลิปโอนเงิน สำเนาเช็ค

– หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

– สำเนาบัตรประชาชน (กรณีจ้างบุคคล)

– ใบรับเงินหรือใบแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีผู้ขายไม่ออกใบเสร็จรับเงิน)

– อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ หนังสือจัดจ้าง (ถ้ามี)

4.หมวด “ภาษีขาย” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– สำเนาใบกำกับภาษีขาย

– รายงานภาษีขาย

5.หมวด “ภาษีซื้อ” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ

– รายงานภาษีซื้อ

5.หมวด “ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย” สำหรับคลินิกทันตกรรม เมื่อมีผู้เข้ารับบริการในคลินิกของตนเองโดยใช้สิทธิ์ประกันสังคม ทางคลินิกจะต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 1% ประกันสังคมจะจ่ายค่าบริการให้แก่คลินิก พร้อมให้ต้นฉบับกับสำเนาหนังสือภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) เอกสารที่เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ประกอบด้วย  

–  ต้นฉบับเก็บแฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่าย

– สำเนาชุดใบสำคัญรับชำระหนี้

6.หมวด “งานภาษี (Tax File)” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53

– สำหรับคลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียน VAT ต้องเก็บ ภ.พ.30

– รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51 ของปีปัจจุบัน

– ประกันสังคมและกองทุนทดแทนต่างๆ

7.หมวด “เงินเดือนและประกันสังคม” เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วย

– แบบยื่นภาษี ภ.ง.ด.1

– แบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10)

– ตารางสรุปการจ่ายเงินเดือน

8.หมวด “ทะเบียนสินทรัพย์” สินทรัพย์จะต้องมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี และมีมูลค่าขั้นต่ำ 1,000 บาทขึ้นไป หรือตามนโยบายของคลินิก เอกสารที่เก็บไว้แฟ้มเดียวกัน ประกอบด้วย

– เอกสารการซื้อ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี

– ทะเบียนทรัพย์สิน

  

ระยะเวลาการเก็บเอกสารบัญชีภาษี

หลังจากทำบัญชีและภาษีแล้ว กฎหมายได้กำหนดให้เจ้าของคลินิกทันตกรรมต้องเก็บเอกสารไว้ก่อน โดยระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารแต่ละประเภทแตกต่างกันดังนี้

1.ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบัญชี

ระยะเวลาการเก็บเอกสารบัญชี ตามกฎหมายไม่ว่าจะเป็นในส่วนของกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จะต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

แต่อธิบดีสามารถขอขยายระยะเวลาเก็บเพิ่มอีกไม่เกิน 2 ปี รวมเป็นทั้งหมด 7 ปี ในกรณีที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบ ดังนั้น ควรเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไว้ 5-7 ปี

2.ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

เจ้าของคลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียน VAT มีหน้าที่ต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงาน หรือเอกสารอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการ หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน

ในบางกรณีอธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดให้เก็บและรักษาไว้เกิน 5 ปีได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ด้วยเหตุนี้ เจ้าของคลินิกทันตกรรมจึงมีนหน้าที่จะต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี

แต่เจ้าหน้าที่ประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีได้ภายใน 10 ปี ซึ่งถ้าหากเจ้าหน้าที่ประเมินออกหมายเรียก หรือมีการเรียกเก็บภาษีจากเจ้าของคลินิกทันตกรรม ผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการ หรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี จะต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการประกอบกิจการเพื่อให้เจ้าหน้าที่ประเมินตรวจสอบในกรณีที่ถูกหมายเรียกดังกล่าว ดังนั้น ควรเก็บรักษาเอกสารทางภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ 10 ปี

สรุป

คลินิกทันตกรรมที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเมื่อมีผลประกอบการสูงหลายล้าน และเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงเพราะมีค่าใช้จ่ายสูง อาจต้องหันมาให้ความสำคัญในเรื่องการจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล เพื่อให้ประหยัดภาษีมากกว่า และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำบันทึกรายรับรายจ่าย และการจัดการเอกสารบัญชีภาษีเอง