เอกสารสำคัญประกอบ… การบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง

ความยากของการประกอบธุรกิจขนส่งในนามบุคคลธรรมดาที่มีรายได้สูง คือเรื่องของภาษี เพราะต้องเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริงจึงจะช่วยทำให้เสียภาษีได้น้อยลง แต่ก็จะสร้างความซับซ้อนให้กับกิจการ เนื่องจากควรมี การบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง และเก็บเอกสารใบเสร็จต่างๆ ไว้ให้ครบ เพื่อให้ยื่นภาษีไม่ผิดพลาด หรือเลือกจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล ให้งานบัญชีและภาษีเข้าระบบอย่างถูกต้อง

ดังนั้น เมื่อกิจการจำเป็นต้องมีการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง ก็ถึงเวลาแล้วที่จะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำบัญชี ไม่ว่าจะทำเองหรือจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีให้ ซึ่งสามารถเริ่มเรียนรู้ไปพร้อมกันได้ดังนี้

เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ในการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง

เอกสารที่สำคัญเมื่อมีการจ้างงานเกิดขึ้นหรือมีการจ่ายเงินออกไป เจ้าของธุรกิจขนส่งจำเป็นต้องเรียกขอจากผู้ว่าจ้างเมื่อได้รับเงิน หรือออกให้เมื่อมีการจ่ายเงิน โดยเอกสารที่ต้องใช้ในการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง  ประกอบด้วย

– ด้านรายรับ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินค่าขนส่ง หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เอกสารด้านรายรับ Statement เป็นต้น

– ด้านรายจ่าย ได้แก่ เอกสารด้านรายจ่าย เอกสารที่จ่ายค่าน้ำมัน ทางด่วน ค่าซ่อมแซมรถ ค่าประกันรถที่นำมาวิ่งงาน ค่าพ.ร.บ. ค่าเสื่อมราคารถ ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น

หลังจากนั้นรวบรวมเอกสารทั้งหมดเพื่อลงบันทึกรายการบัญชี หรือส่งนักบัญชีลงข้อมูล และตรวจสอบว่าเอกสารประกอบการจ่ายเงินถูกต้องหรือไม่ สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการจริง

พร้อมกับนำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทุกเดือน ตลอดจนปิดงบการเงินรายปีส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และส่งงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

หลักการจัดทำเอกสารเพื่อประกอบ การบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง

ในกรณีที่เจ้าของธุรกิจขนส่งจะต้องมีการออกเอกสารต่างๆ ให้กับผู้ว่าจ้างนั้น สามารถจัดทำเอกสารได้ดังนี้

1.ใบแจ้งหนี้ จะมีการจัดทำขึ้นเมื่อมีการตกลงว่าจ้างงานแล้วเท่านั้น ซึ่งเอกสารจำเป็นต้องระบุข้อความต่างๆ เพื่อเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง ดังนี้

– ชื่อลูกค้า

– เลขที่เอกสาร

– วัน เดือน ปี

– ระยะทางการขนส่ง

– จำนวนเงิน

– ชื่อผู้ขับ

– ชื่อผู้รับงานปลายทาง

2.ใบเสร็จรับเงิน จะออกให้เมื่อได้รับเงินจากผู้ว่าจ้างหรือลูกค้าแล้ว ไม่ว่าจะเป็นเงินสด หรือโอนเงินเข้าบัญชีตามใบแจ้งหนี้ ซึ่งทางผู้ว่าจ้างจะหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ด้วย ดังนั้น เจ้าของธุรกิจขนส่งหรือผู้รับจ้างจะต้องขอหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้ว่าจ้างด้วย เพื่อนำไปใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษี และอาจขอคืนภาษีที่หักไปแล้วคืนได้ หากคำนวณแล้วพบว่าไม่มีภาษีที่ต้องเสีย

3.หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีธุรกิจขนส่งจดบริษัทเป็นนิติบุคคล เมื่อมีการจ่ายค่าแรงคนขับรถขนส่ง ทั้งพนักงานของกิจการ การจ้างบุคคลภายนอกมาขับ หรือการจ่ายเงินจ้างรถมาร่วมวิ่งด้วย กิจการจะต้องหัก ณ ที่จ่าย ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินตั้งแต่ 1,000 บาท ขึ้นไป ซึ่งสามารถตรวจสอบหลักการหักภาษี ณ ที่จ่ายแต่ละประเภทได้จากบทความ “ภาษี หัก ณ ที่จ่าย แต่ละประเภทต่างกันอย่างไร”

4.ใบกำกับภาษี สำหรับกิจการขนส่งที่พ่วงขายสินค้าด้วย เมื่อได้รับเงินจะต้องออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้าด้วย ซึ่งรายละเอียดที่จำเป็นที่ต้องมีในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เพื่อให้ประกอบการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่งมีดังนี้

– ต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่เห็นชัดเจน

– เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย

– เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ กรณีเป็นบุคคลธรรมดาให้ใช้เลขบัตรประจำตัวประชาชน หากไม่สะดวกระบุแค่ชื่อและที่อยู่ ไม่ต้องใส่เลขบัตรประจำตัวประชาชนได้

– ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย

– ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ

– ระบุสำนักงานใหญ่ หรือ “สาขาที่…” ของผู้ขาย

– ระบุสำนักงานใหญ่ หรือ “สาขาที่…” ของผู้ซื้อ

– วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี ให้ใช้ตัวเลขแทนการระบุชื่อเดือนได้ และใช้พุทธศักราชหรือคริสต์ศักราชได้

– เลขที่ของใบกำกับภาษี

– หมายเลขลำดับของเล่ม(ถ้ามี)

– ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ (ให้ระบุเฉพาะสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในใบกำกับภาษีเท่านั้น หากต้องระบุสินค้าหรือบริการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มลงในใบกำกับภาษีด้วย ต้องจัดให้มีเครื่องหมายหรือแยกรายการแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเป็นสินค้าหรือบริการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม)

– จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ต้องแยกแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน

– กรณีมีเอกสารอื่นประกอบชุดของใบกำกับภาษีจะต้องมีคำว่า “เอกสารออกเป็นชุด” และ “ต้นฉบับ” ในใบกำกับภาษี

 

สรุป

อย่างไรก็ตามเจ้าของธุรกิจขนส่งควรให้ความสำคัญกับเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการบันทึกบัญชีธุรกิจขนส่ง ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลให้การยื่นภาษีถูกต้อง สามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้ ทำให้เสียภาษีน้อยลง ช่วยลดภาระทางภาษีให้กับกิจการ และยังทำให้ทราบผลการดำเนินกิจการที่แท้จริง สามารถวางแผนการดำเนินกิจการในอนาคตได้ถูกทิศถูกทาง