เนื่องจากธุรกิจโรงแรมมีความเฉพาะเจาะจง มีการรับรู้รายได้ไม่เหมือนธุรกิจอื่นๆ จึงทำให้การทำ บัญชีโรงแรม อาจเกิดความผิดพลาดได้สูงถ้าผู้ทำบัญชีไม่ชำนาญ ดังนั้น ส่วนใหญ่ธุรกิจโรงแรมที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะใช้บริการสำนักงานบัญชีรับทำบัญชีให้ เพื่อให้งบการเงินและภาษีถูกต้อง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งโรงแรม รีสอร์ตขนาดเล็ก ดูแลจัดการกันเองในนามบุคคลธรรมดา หากลงบันทึกรายการต่างๆ เองผิด จะส่งผลให้การยื่นภาษีผิดพลาด และนำมาซึ่งการถูกตรวจสอบเสียภาษีย้อนหลังได้ ซึ่งการลงบันทึกบัญชีจะมีอะไรบ้างที่เป็นจุดเสี่ยงทำให้การทำบัญชีโรงแรมผิดพลาด ต้องไปติดตามกัน
การรับรู้รายได้ของธุรกิจโรงแรม เพื่อทำบัญชีโรงแรมได้ถูกต้อง
รายได้ที่ผู้ประกอบธุรกิจโรงแรมได้รับ สามารถแบ่งได้เป็น 2 ส่วน เพื่อให้สามารถลงบันทึก บัญชีโรงแรม ได้ถูกต้อง ดังนี้
– ทางบัญชี รายได้ที่กิจการโรงแรมได้รับเข้ามาในการทำบัญชีงบการเงิน จะต้องรับรู้รายได้ทุกวันตั้งแต่เมื่อมีแขกเข้ามาพัก ไม่ว่าจะมาพักกี่วันก็ตาม ให้นับทุกวันตามเรทค่าห้องพักในแต่ละวัน โดยไม่ต้องรอวันที่เช็กเอาต์หรือรับเงิน
– ทางภาษี กิจการโรงแรมมีหน้าที่ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ดังนั้น การบันทึกรายได้สำหรับยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม จะนับเมื่อมีการได้รับเงินจากลูกค้า จากนั้นจึงออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า และยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มที่กรมสรรพากร อย่างเช่น ลูกค้าบางเคสรับเงินวันที่เช็กอิน บางเคสอาจจะเป็นวันที่เช็กเอาต์ หรือเป็นวันที่ลูกค้าจองห้องพัก ทางภาษีจะต้องได้รับเงินก่อน จึงจะถือว่าเป็นรายได้เกิดขึ้น
เอกสารโรงแรมที่กิจการมักมองข้าม ต้องเก็บไว้ให้ครบ
นอกจากเอกสารรายรับรายจ่ายที่กิจการโรงแรมต้องลงบันทึกในบัญชีแล้ว เอกสารที่กิจการโรงแรมมักมอข้ามอย่าง “เอกสารการสร้างโรงแรม” จำเป็นต้องเก็บให้ครบถ้วน และอย่าลืมลงบันทึกบัญชีให้เรียบร้อย เพราะสามารถช่วยในการรับรู้ค่าใช้จ่ายและคำนวณค่าเสื่อมราคาได้อย่างถูกต้อง และนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้ ดังนี้
– สัญญาออกแบบ
– สัญญาก่อสร้าง
– ใบแจ้งหนี้จากผู้รับเหมา
– ใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเหมา
– ใบส่งมอบงาน
– หลักฐานการชำระเงินแต่ละงวด
โดยค่าเสื่อมราคาที่กิจการสามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้นั้น คือค่าใช้จ่ายที่ถูกคำนวณจากสินทรัพย์ถาวร เช่น การสร้างโรงแรมและข้าวของเครื่องใช้ต่างๆ ในโรงแรม เป็นการซื้อเข้ามาใช้เพื่อประโยชน์ในกิจการในแต่ละปี เป็นสิ่งของที่ซื้อแล้วสามารถใช้ประโยชน์ได้นานเกิน 1 ปี หรือยังใช้ไม่หมดในทันที
กิจการสามารถลงบันทึกบัญชีโรงแรม ทยอยตัดเป็นรายจ่ายในแต่ละปีได้ เพื่อให้เหมาะสมกับอายุการใช้งาน เช่น อาคาร 20 ปี ตู้ โต๊ะ เตียง 15 ปี เป็นต้น การคิดต้นทุนค่าใช้จ่ายเหมาะสมกับการคำนวณกำไรขาดทุนภาษี
ปิดจุดผิดพลาด! ที่มักเกิดขึ้นในการทำบัญชีโรงแรม
การบันทึกบัญชีโรงแรม หากนักบัญชีไม่มีความชำนาญในเรื่องของการบันทึกรายได้ รายจ่าย และภาษีสำหรับธุรกิจโรงแรม ก็มักจะลงบันทึกผิดพลาดในหลายจุด ซึ่งเป็นเหตุให้อาจโดนภาษีย้อนหลังได้ ซึ่งส่วนใหญ่จะบันทึกผิดพลาดในรายการต่างๆ ดังนี้
1.บันทึกรายได้ค่าบริการไม่ครบถ้วน เช่น
– แจ้งจำนวนห้องพักที่แขกเข้าพักไม่ครบถ้วน
– แสดงราคาขายห้องพักต่ำกว่าข้อเท็จจริง
– ไม่บันทึกบัญชีรับเงินมัดจำหรือเงินรับล่วงหน้า หรือไม่ออกใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับเงิน
– ได้รับเงินช่วยเหลือค่าก่อสร้างจากเอเย่นต์ทัวร์ บันทึกบัญชีเงินกู้ยืมและไม่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มตาม Tax Point และโรงแรมต้องจัดสรรห้องพักให้เอเย่นต์ทัวร์ เมื่อเอเย่นต์ทัวร์ใช้บริการห้องพัก บันทึกลดยอดบัญชีเงินกู้ยืมโดยไม่บันทึกเป็นรายได้ห้องพัก
– ไม่ได้นำรายรับจากบัตรเครดิตที่รับจากลูกค้ามาบันทึกเป็นรายได้
– บันทึกรายได้หลังจากหักค่าใช้จ่ายให้กับเอเย่นต์แล้ว
– มีการจ่ายชำระหนี้เจ้าหนี้ต่างประเทศ ด้วยการให้บริการห้องพัก ส่วนใหญ่จะหักกลบลบหนีระหว่างกัน ไม่นำมาบันทึกเป็นรายได้
– มีการหักกลบลบหนี้ค่าใช้จ่ายค่านายหน้าและค่าที่พักระหว่างเอเย่นต์กับโรงแรม ทำให้มีการบันทึกรายได้ไม่ครบถ้วน
– ไม่นำรายได้ค่าห้องพักฟรีมาคำนวณเสีย VAT และคำนวณภาษีเงินได้
– มีรายการเงินให้กู้ยืม แต่ไม่คิดดอกเบี้ย
– รายได้ค่าห้องพัก ห้องอาหารและเครื่องดื่ม ค่าจัดเลี้ยง ค่าจัดสัมมนาเงินมัดจำ เงินรับชำระหนี้จากลูกหนี้ ไม่ได้บันทึกเป็นรายได้ ไม่ออกใบกำกับภาษีขาย หรือออกใบกำกับภาษีขายไม่ครบถ้วน หรือบันทึกรับ (เดบิต) เป็นเงินสด/เงินฝากธนาคาร และบันทึก (เครดิต) เงินกู้ยืมกรรมการ
– ขออนุญาตก่อสร้างเป็นห้องพักพนักงาน แต่นำห้องพักพนักงานไปให้บริการลูกค้า ไม่นำรายรับมาเสีย VAT และภาษีเงินได้
2.บันทึกทรัพย์สินเป็นค่าใช้จ่าย
3.การสร้างรายจ่ายค่าที่ปรึกษา หรือค่าตอบแทน หรือจ่ายเงินเดือนผู้บริหารเกินสมควร
4.ดอกเบี้ยจ่ายจากการก่อสร้างอาคารโรงแรมที่อยู่ในระหว่างการก่อสร้าง นำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
5.การเฉลี่ยภาษีซื้อจากการก่อสร้างอาคาร และค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง และ/หรือมีการโอนกรรมสิทธิ์อาคาร หรือนำไปใช้ในธุรกิจที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ภายใน 3 ปี นับตั้งแต่เดือนภาษีที่ก่อสร้างเสร็จสมบูรณ์
6.นำภาษีซื้อรถยนต์นั่งและค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์นั่งนำมาเครดิตภาษี
7.บันทึกมูลค่าของอาคารไว้สูงกว่าความเป็นจริง เพื่อประโยชน์ในการขอกู้เงินธนาคาร ทำให้มีการหักค่าเสื่อมราคาสูงไป
8.นำบิลค่ารับรองบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายส่งเสริมการขาย หรือมีการโอนค่ารับรองจำนวนหนึ่งเข้าบัญชีค่าใช้จ่ายส่งเสริมการขาย
9.ไม่ได้บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายจากการแลกเปลี่ยนค่าบริการ เช่น ค่าใช้จ่ายโฆษณาในนิตยสารหรือหนังสือพิมพ์ ผู้ให้บริการขอใช้ห้องพัก และ/หรือห้องประชุมสัมมนา แลกเปลี่ยนกับค่าบริการ
10.กรณีโรงแรมสร้างใหม่
– ค่ารับเหมาก่อสร้างแยกเป็น 2 สัญญา โดยแยกเป็นสัญญาจัดซื้อวัสดุ และสัญญาจ้างเหมาแรงงาน หักภาษี ณ ที่จ่าย เฉพาะค่าจ้างเหมาแรงงาน
นิติบุคคลก่อสร้างโรงแรมใหม่ในที่ดิน ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของกรรมการ หรือของบุคคลอื่น ไม่ได้ปฏิบัติตามประมวลรัษฎากร มักจะพบประเด็นความผิดเกี่ยวกับภาษีซื้อ และประเด็นภาษีหัก ณ ที่จ่าย กรณีโอนกรรมสิทธิ์สิ่งปลูกสร้างให้กับเจ้าของที่ดิน
– บันทึกบัญชีทรัพย์สินไม่ครบถ้วนตามข้อเท็จจริง โดยเฉพาะทรัพย์สินที่เป็นอสังหาริมทรัพย์
– คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายไว้ไม่ถูกต้อง กรณีจ่ายค่านายหน้าให้แก่บุคคลธรรมดา
(ข้อมูลบางส่วนจาก : เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวางแผนภาษีธุรกิจโรงแรมและรีสอร์ท มหาวิทยาลัยสยาม ประจำปีการศึกษา 2557)
เมื่อเห็นจุดบอดที่มีโอกาสลงบันทึกบัญชีโรงแรมผิดพลาดได้สูงแล้ว เจ้าของธุรกิจโรงแรมมือใหม่ที่คิดจะทำบัญชีโรงแรมเอง หรือโรงแรมที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล หากกำลังชั่งใจว่าควรจ้างนักบัญชีมาประจำที่โรงแรม หรือใช้บริการรับทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีจะดีกว่า อาจศึกษาข้อมูลได้ก่อนที่นี่ “หลังจดบริษัท… การทำบัญชี จำเป็นต้องใช้บริการบริษัทรับจ้างหรือไม่”
