เอกสารทางบัญชี อะไรบ้างที่กิจการต้องเตรียม

หากเจ้าของกิจการกำลังตัดสินใจว่าจะจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อทำบัญชีให้กับกิจการของตนเองดีหรือไม่ สามารถปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อขอรายละเอียดการรับทำบัญชีก่อนการตัดสินใจจะดีที่สุด และเมื่อตกลงจ้างสำนักงานบัญชีให้ดูแลบัญชีและภาษีแล้ว กิจการก็ยังคงต้องมีหน้าที่เตรียม เอกสารทางบัญชี ต่างๆ ให้กับสำนักงานบัญชี

โดยการเตรียมเอกสารประกอบการลงบัญชี ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่เป็นหลักฐานในการลงบัญชี จะต้องส่งให้แก่สำนักงานบัญชี เพื่อลงบัญชีตามความเป็นจริง ดังนี้

1.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ขาย)

2.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่ถูกหักไป)

3.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ซื้อ)

4.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่กิจการเป็นผู้หัก)

5.สปส 1-01 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 (ประกันสังคม)

สิ่งที่ต้องคิดก่อนส่งเอกสารทางบัญชีให้สำนักงานบัญชี

 

ก่อนที่กิจการจะรวบรวม เอกสารทางบัญชี ส่งให้สำนักงานบัญชี ตามหลักการแล้วจะต้องทราบก่อนว่ากิจการจะต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้อย่างต่ำ 5 ปี และหากกิจการจ้างสำนักงานบัญชีดูแลบัญชีรายเดือนก็ต้องส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนเพื่อจัดทำบัญชีและนำส่งภาษีอีกด้วย ซึ่งโดยทั่วไปกิจการจะได้รับเอกสารคืนเมื่อสรุปงบปลายปีพร้อมยื่นงบการเงินเสร็จ หรืออาจเก็บเอกสารไว้ที่สำนักงานบัญชี แล้วแต่ตามที่กิจการและสำนักงานบัญชีตกลงกัน

อย่างไรก็ตาม การรวบรวมและนำส่งเอกสารทางบัญชีของกิจการนั้น อาจต้องมีการจัดเตรียม โดยควรคำนึงถึงเรื่องดังต่อไปนี้  

– ระหว่างปีต้องใช้รายละเอียดในเอกสารทางบัญชีหรือไม่ ถ้าคิดแล้วว่าต้องใช้ แสดงว่าเอกสารทางบัญชีนั้นสำคัญ

– เมื่อเอกสารนั้นสำคัญ ก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี บางกิจการอาจเลือกคีย์ หรือบันทึกข้อมูลรายการธุรกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้น ลงโปรแกรมที่ใช้ในกิจการ เพราะหากมีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้นในระหว่างปี ซึ่งกว่าจะได้เอกสารตัวจริงคืนจากสำนักงานบัญชี อาจต้องรออีกเป็นเวลานาน

ด้วยเหตุนี้ กิจการอาจจะต้องใช้โปรแกรมเก็บข้อมูลเอกสารทางบัญชีต่างๆ สำหรับกิจการขึ้น หรืออาจใช้วิธีถ่ายเอกสารเก็บเข้าแฟ้มแยกตามประเภทเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา หรือสแกนเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เพื่อป้องกันการเสียหายหรือข้อมูลสูญหาย

เอกสารทางบัญชีที่ต้องเตรียมเพื่อส่งสำนักงานบัญชี

 

ในทางปฏิบัติเมื่อกิจการคำนวณแล้วว่า จะใช้โปรแกรมเพื่อไว้ใช้สำหรับลงข้อมูลของกิจการ หรือเลือกที่จะถ่ายเอกสารไว้ รวมถึงบางรายใช้วิธีการสแกนเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถกลับมาตรวจสอบรายละเอียดได้สะดวกในภายหลัง

ซึ่งหลังจากเก็บข้อมูลเอกสารทางบัญชีทั้งหมดไว้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว กิจการจะต้องเตรียมเอกสารประเภทไหนบ้างให้กับสำนักงานบัญชีนั้น สามารถแบ่งได้ดังนี้

 

1.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ขาย) คือเอกสารที่แสดงรายการขายสินค้าหรือการให้บริการของกิจการ ที่จัดทำให้กับผู้ซื้อหรือลูกค้า โดยในเอกสารบัญชีจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีข้อมูลครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น กิจการได้ออกให้ใคร ประเภทค่าใช้จ่าย รายละเอียดสินค้า จำนวนเงินเท่าไร ระบุวิธีรับชำระเงิน เป็นต้น

ทั้งนี้ ถ้าหากเป็นกิจการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องมีการแยกยอดภาษีมูลค่าเพิ่มออกมาอย่างชัดเจน แนบใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ และถ้าหากในใบเสร็จรับเงินไม่ได้ระบุวิธีรับชำระเงินไว้ จะต้องใช้ใบสำคัญรับในการแปะเอกสารบัญชีเพื่อยืนยันการรับเงินด้วย พร้อมส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

 

2.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่ถูกหักไป) คือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับรายได้ของกิจการ ซึ่งถ้าหากกิจการทำธุรกิจเกี่ยวกับการให้บริการ ลูกค้าที่ชำระค่าบริการให้กับกิจการ จะมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ก่อนที่จะจ่ายเงิน พร้อมกับจัดทำเอกสารการรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับกิจการ ซึ่งในกรณีที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่ไม่มีเอกสารให้ กิจการต้องทำการทวงขอจากลูกค้า เพื่อยืนยันว่ามีการหักเกิดขึ้นจริง

เพราะเอกสารทางบัญชีเหล่านี้ กิจการต้องเก็บรวบรวมและจัดเตรียมไว้ให้ครบถ้วนเพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกเดือน

 

3.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ซื้อ) คือเอกสารยืนยันการชำระเงินที่ใช้ไปของกิจการ เมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการ จะต้องมีหลักฐานใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษีซื้อ เพื่อใช้ยืนยันว่ามีการซื้อสินค้าของกิจการจริง และถ้าหากในใบเสร็จรับเงินไม่ได้ระบุชนิดของการจ่ายเงินไว้ จะต้องใช้ใบสำคัญจ่ายในการแปะเอกสารเพื่อยืนยันการรับเงินด้วย พร้อมนำเอกสารบัญชีนี้ส่งให้สำนักงานบัญชีให้ครบถ้วน

 

4.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่กิจการเป็นผู้หัก) คือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า ใบทวิ 50 ซึ่งกิจการต้องเป็นผู้จัดทำ สำหรับค่าใช้จ่ายตามประเภทที่กฎหมายกำหนดที่กิจการจ่ายไป โดยต้องทำการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราส่วนที่กฎหมายกำหนด ณ ตอนที่จ่ายเงินพร้อมออกเอกสารใบรับรอง การหักภาษี  ที่จ่ายให้กับผู้ให้บริการ (ผู้ที่รับเงิน)

และเก็บสำเนาเอกสารใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ไว้กับใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี สำหรับจัดส่งเอกสารบัญชีเหล่านี้ให้กับสำนักงานบัญชี เพื่อนำไปทำการบันทึกบัญชี และนำส่งยอดที่กิจการหักไว้นี้ แก่สรรพากรโดยการยื่นแบบภ.ง. ด.3, 53 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

 

5.สปส 1-01 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 (ส่งประกันสังคม) ในกรณีที่กิจการมีการจ้างพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป กิจการจะต้องทำประกันสังคมให้กับพนักงาน และนำส่งประกันสังคมไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือนถัดไป พร้อมเก็บสำเนาเอกสารการนำส่งและหลักฐานการชำระเงินไว้ เพื่อจัดส่งให้สำนักงานบัญชี

สรุป

นอกจากเอกสารบัญชีต่างๆ ที่กิจการจะต้องส่งให้กับสำนักงานบัญชีเพื่อทำงบการเงินแล้ว (สามารถโหลด E-book วิธีการจัดทำเอกสารที่จำเป็นสำหรับกิจการได้ โดยการกดเพิ่มเพื่อน แล้วโหลด E-book ไปใช้ได้ ฟรี!)

กิจการควรสรุปจำนวนเอกสารบัญชีว่าแต่ละประเภทมีกี่รายการ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น เพื่อป้องกันเอกสารตกหล่น และง่ายต่อกิจการ และสำนักงานบัญชีในการตรวจเช็กความครบถ้วนของเอกสารทั้งหมด

จะเห็นว่าถึงแม้กิจการจะจ้างสำนักงานบัญชี ดูแลเรื่องบัญชีและภาษี แต่เจ้าของกิจการยังจำเป็นต้องเข้าใจถึงเอกสารต่างๆ รวมถึงจัดเตรียมและจัดเก็บให้ถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งอาจดูยุ่งยากในช่วงแรก โดยเจ้าของกิจการสามารถปรึกษา และขอคำแนะนำจากสำนักงานบัญชี ในเรื่องการจัดเก็บเอกสารบัญชีเหล่านี้ได้เช่นกันค่ะ