จดบริษัทใหม่… ทำบัญชีบริษัทเอง ง่ายจริง? 

จากกิจการที่บริหารงานเพียงคนเดียว ทำบัญชีเอง อย่างง่ายๆ เพื่อยื่นภาษีแบบบุคคลธรรมดา เมื่อจดทะเบียนบริษัทก้าวเข้าสู่รูปแบบนิติบุคคล การ ทำบัญชีบริษัทเอง อาจไม่ง่ายเหมือนเช่นเคย เนื่องจากกฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลต้องมีผู้จัดทำบัญชีตามหลักการบัญชี เพื่อส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร

แต่กิจการก็สามารถทำบัญชีบริษัทเองได้ หาก…

– กิจการมีพนักงานที่จบด้านบัญชี และมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์กำหนด สามารถทำบัญชีเบื้องต้นเองได้ จากนั้นจ้างผู้ตรวจสอบบัญชี เพื่อตรวจสอบ ออกรายงานผู้สอบบัญชี เพื่อยื่นงบการเงินและภาษีประจำปี

– กรณีที่กิจการไม่มีผู้ทำบัญชี กิจการสามารถทำรายรับรายจ่ายต่างๆ เบื้องต้นลงสมุด บันทึกไว้ใน Excel หรือใช้บริการโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป พร้อมกับเก็บเอกสารให้ครบทุกใบ จากนั้นจ้างสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชี ลงรายการบัญชีตามหลักการบัญชีให้ได้

 

โดยรายละเอียดเบื้องต้นสำหรับการทำบัญชีบริษัทเองประกอบด้วย

 

คุณสมบัติของผู้ทำบัญชี ตามเกณฑ์กำหนด

สำหรับกิจการที่ต้องการ ทำบัญชีบริษัทเอง หรือต้องการจ้างนักบัญชีมาช่วยทำบัญชีให้นั้น นักบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติเป็นไปตามเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดไว้ ดังนี้

1.ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท มีสินทรัพย์รวมและรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต้องมีวุฒิการศึกษาขั้นต่ำระดับ ปวส.ทางการบัญชี ปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป

2.ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ที่มีทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท หรือมีสินทรัพย์รวม หรือรายได้รวมเกิน 30 ล้านบาท ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป

3.บริษัทมหาชน ที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป

4.นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศประกอบธุรกิจในไทย ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป

5.กิจการร่วมค้า ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป

 

ดังนั้น หากกิจการต้องการทำบัญชีบริษัทเอง แต่ผู้ทำบัญชีมีคุณสมบัติไม่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด อาจถูกปรับสูงสุดถึง 50,000 บาท หรือเลือกไม่ทำบัญชีจะถูกปรับ 3,000 บาท และบวกเพิ่มอีกวันละ 1,000 บาท ยื่นงบการเงินและภาษีไม่แจ้งชื่อผู้ทำบัญชี ถูกปรับ 10,000 บาท และถ้าไม่ส่งงบการเงินถูกปรับ 50,000 บาท

 

เอกสารทางบัญชีที่จำเป็นเมื่อเปิดบริษัทใหม่

โดยหลักการสำหรับการทำบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบการลงบัญชี ได้แก่ หนังสือ บันทึก ใบเสร็จ หรือเอกสารต่างๆ ที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่

1.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

2.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

3.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

ตัวอย่างเอกสารทางบัญชีที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีบริษัทเองมีดังนี้

– ใบเสนอราคา เป็นใบที่ใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของกิจการ เนื่องจากปกติบริษัทผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ มักจะขอใบเสนอราคาเพื่อนำไปพิจารณาก่อนอนุมัติซื้อสินค้าจริง

และเป็นเอกสารสำหรับอ้างอิงว่าลูกค้ามีการตกลงที่จะซื้อสินค้าหรือบริการ ตลอดจนข้อมูลต่างๆ ในเอกสาร เช่น จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง วิธีการชำระเงิน ไว้ลงในรายการบัญชี กิจการจึงจำเป็นต้องมีเอกสารใบเสนอราคาไว้เมื่อลูกค้าต้องการให้เสนอราคาก่อน

– ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นใบที่นำข้อมูลจากใบเสนอราคาหรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสารเป็นใบวางบิล เนื่องจากการขายสินค้าและบริการในลักษณะเงินเชื่อ (Credit) จะต้องมีการวางบิลเพิ่มเข้ามา เพื่อแจ้งเตือนการชำระเงินให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบ ทั้งนี้ โดยปกติจะมีรอบวางบิลและรับเช็คที่ตกลงกันแน่นอน

– ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารสำคัญที่กิจการต้องออกให้กับผู้ซื้อทุกครั้ง เมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการ ซึ่งมีรายละเอียดในเอกสารที่ค่อนข้างละเอียด เนื่องจากสรรพากรได้กำหนดในใบกำกับภาษีว่าต้องมีข้อมูลต่างๆ ในใบกำกับภาษี เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย และบนเอกสารต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่ชัดเจน รันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ รวมถึงต้องมีทั้งในต้นฉบับและสำเนา

 

วิธีการจดบันทึกบัญชีเมื่อทำบัญชีบริษัทเอง

สำหรับเจ้าของกิจการที่มีคุณสมบัติสามารถทำบัญชีบริษัทเองได้ บัญชีที่ผู้จัดทำบัญชีต้องทำประกอบด้วย

– บัญชีรายวัน เช่น บัญชีรายวันซื้อ รายวันขาย รายวันทั่วไป บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร

– บัญชีแยกประเภท เช่น บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้

– บัญชีสินค้าคงคลัง

 

และต้องระบุข้อความในบัญชีดังนี้

– บัญชีเงินสด หรือบัญชีธนาคาร ให้มีรายละเอียดการได้มาหรือจ่ายไปซึ่งเงินสด เงินในธนาคาร

– บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวน และราคาของสินค้าหรือบริการที่ซื้อขาย

– บัญชีรายวันทั่วไป ให้มีคำอธิบายรายการบัญชี

– บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ให้มีรายละเอียดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินทรัพย์ หนี้สินและทุน โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชี หรือรหัสที่อ้างอิงด้วย

– บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ให้มีรายละเอียดที่มาแห่งรายได้หรือค่าใช้จ่าย โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย

– บัญชีแยกประเภทลูกหนี้หรือบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้การแสดงรายการบัญชี ให้มีรายละเอียดการก่อหนี้หรือระงับหนี้ การลงรายการดังกล่าวให้อ้างอิงชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย

– บัญชีสินค้า ให้มีชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ รายละเอียดการได้มาหรือจำหน่ายไป ซึ่งสินค้าและจำนวนสินค้านั้น

 

ทำบัญชีบริษัทเองได้…แต่ต้องผ่านผู้สอบบัญชีก่อน

นอกจากบัญชีรายวันและรายเดือนที่ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ต้องจัดทำแล้ว ยังต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับแต่วันที่เริ่มทำบัญชี และปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือน นับแต่วันปิดบัญชีครั้งก่อน ตลอดจนจัดทำงบการเงิน พร้อมส่งให้สำนักงานบัญชีตรวจสอบ และออกรายงานผู้สอบบัญชี เพื่อยื่นงบการเงินและภาษีประจำปีให้

เพราะถึงแม้กิจการจะสามารถเป็นผู้ทำบัญชีบริษัทเองได้ มีคุณสมบัติตรงตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด แต่ท้ายที่สุดแล้วต้องมีเรื่องของงบการเงินที่ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ โดยผ่านการตรวจสอบและรับรองเซ็นบัญชีจากผู้สอบบัญชีที่เป็นอิสระ ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับจากกิจการอยู่ดี ซึ่งส่วนใหญ่จะจ้างสำนักงานบัญชีเข้ามาตรวจสอบให้ วิธีนี้จะช่วยประหยัดต้นทุนในการจ้างทำบัญชีได้

 

ประโยชน์ของการทำบัญชีบริษัทเอง

ในกรณีที่ทำบัญชีบริษัทเองได้ แม้ว่าจะต้องส่งให้ผู้สอบบัญชีอิสระเข้าตรวจสอบงบการเงินก็ตาม แต่กิจการก็ได้ประโยชน์สำหรับนำไปใช่ในธุรกิจ เพราะรายการที่ลงบัญชีไม่ว่าจะในรูปแบบของการจดลงสมุด บันทึกไว้ใน Excel หรือใช้บริการโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป จะเป็นข้อมูลที่กิจการสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ ประเมิน ตัดสินใจทิศทางการบริหารธุรกิจในอนาคตได้

ตลอดจนยังมีอำนาจในการต่อรองให้สำนักงานบัญชีทำงานน้อยลง ซึ่งส่งผลถึงราคาจ้างที่จะถูกลงนั่นเอง แต่ถ้าหากกิจการมองแล้วว่าการทำบัญชียุ่งยากเกินไป ทำให้ดึงเวลาในส่วนของการพัฒนาธุรกิจ อาจเปลี่ยนความวุ่นวายในการทำบัญชีนี้ ให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้ดูแลแทนคุณได้ หรือศึกษาข้อมูลจากบทความ “บริษัทรับจ้างทำบัญชี จำเป็นหรือไม่?”