หมายเหตุประกอบงบการเงิน จำเป็นต้องทำหรือไม่

การดำเนินงานของบริษัทนิติบุคคล กฎหมายกำหนดว่าต้องส่งข้อมูลการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ดังนั้น กิจการต้องทำรายงานทางการเงินและบัญชี ซึ่งหลักๆ ประกอบด้วย งบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น พร้อมกับจำเป็นต้องลงบันทึก หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นข้อมูลแนบท้ายงบการเงิน เพื่อส่งให้กรมพัฒน์ด้วย

แต่การจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงินนั้น มีโครงสร้างและรายละเอียดไม่น้อย กิจการควรทำความเข้าใจและเรียนรู้วิธีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการงเงิน เพื่อให้ได้ข้อมูลตัวเลขที่ถูกต้องเพื่อส่งกรมพัฒน์ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่นๆ ได้โดยไม่ผิดพลาดอีกด้วย

อะไรคือหมายเหตุประกอบงบการเงิน 

หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Notes to Financial Statement) คือข้อมูลที่แสดงเพิ่มเติมต่อจากข้อมูลที่แสดงในงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และงบกระแสเงินสด เป็นการอธิบายภาพรวมของที่มาที่ไปของตัวเลขในงบการเงิน

นอกจากนี้ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ยังกล่าวถึงข้อมูลทั่วไปของกิจการ นโยบายการบัญชีที่สำคัญที่บริษัทใช้ บุคคลกิจการที่เกี่ยวข้องกัน เป็นการแสดงรายละเอียดรายงานเรื่องต่างๆ นอกเหนือจากตัวเลขที่เห็นในงบการเงิน เช่น

– รายละเอียดลูกหนี้

– รายละเอียดสินค้าคงเหลือ

– รายละเอียดที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์

– ข้อมูลจำแนกตามส่วนงาน

– ภาระผูกพันและหนี้สินที่อาจจะเกิดขึ้น

– การค้ำประกัน

– คดีความฟ้องร้อง

– เหตุการณ์ภายหลังวันที่ในงบการเงิน

 

ส่วนประกอบของรายงาน “หมายเหตุประกอบการเงิน”

ส่วนประกอบหลักของหมายเหตุประกอบงบการเงิน มีอยู่ด้วยกัน 3 ส่วน คือ

1.ส่วนที่ 1 ของหมายเหตุประกอบงบการเงิน อธิบายรายละเอียดทั่วไปของบริษัทว่าประกอบธุรกิจอะไร และนโยบายการบัญชีต่างๆ ของบริษัท

2.ส่วนที่ 2 ของหมายเหตุประกอบงบการเงิน อธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมแต่ละบัญชีในงบการเงิน เช่น ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ ซึ่งนอกจากจะเห็นแค่ตัวเลขในงบการเงิน ก็จะทำให้ทราบเรื่องอื่นๆ ที่ละเอียดยิ่งขึ้น

เช่น สินค้าคงเหลือ ในงบการเงินจะมีรายละเอียดแค่วันที่สิ้นงวดบริษัทมีสินค้าคงเหลือค้างอยู่เป็นจำนวนกี่บาท แต่ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน จะมีรายละเอียดเพิ่มเติมคือทำให้ทราบสินค้าคงเหลือแต่ละประเภทว่ามียอดเท่าไหร่

3.ส่วนที่ 3 ของหมายเหตุประกอบงบการเงิน อธิบายเรื่องอื่นๆ ที่ไม่เห็นในงบการเงิน เช่น ข้อมูลจำแนกตามส่วนงาน ภาระผูกพันและหนี้สินที่อาจจะเกิดขึ้น การค้ำประกัน คดีความฟ้องร้อง ความเสี่ยงต่างๆ เหตุการณ์ภายหลังวันที่ในงบการเงิน เป็นต้น (ข้อมูลจาก https://tanateauditor.com/note-to-fs/)

 

การบันทึกรายละเอียดใน “หมายเหตุประกอบงบการเงิน”

เนื่องจากหมายเหตุประกอบงบการเงิน ค่อนข้างมีรายละเอียดที่ต้องลงบันทึกเยอะ และแตกต่างกันออกไปตามแต่ละบริษัท แต่โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดดังนี้

1.ภาพรวมนโยบายทางการบัญชี รายละเอียดแรกที่ทั่วไปจะบันทึกในหมายเหตุประกอบงบการเงิน คือนโยบายทางบัญชีในภาพรวมของบริษัท ซึ่งจะอธิบายเรื่องทั่วไปว่าบริษัทมีนโยบายทางบัญชีอย่างไร ก่อนจะไปลงรายละเอียดในส่วนอื่นๆ ที่จะตามมา

2.วิธีคิดค่าเสื่อมราคา ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน จะมีรายละเอียดวิธีคิดค่าเสื่อมราคา ว่าค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ต่างๆ ที่มีค่าเสื่อมราคานั้นคิดอย่างไร เพิ่มเติมมาจากในงบการเงินที่มีแค่ตัวเลขค่าเสื่อมราคา

3.รายละเอียดลูกหนี้ ในงบการเงินอาจมีรายละเอียดแค่ตัวเลขลูกหนี้การค้าในภาพรวม ซึ่งแน่นอนว่าไม่เพียงพอในการประเมินความเหมาะสมในการเป็นเจ้าหนี้ของกิจการ จึงจำเป็นต้องลงบันทึกรายละเอียดลูกหนี้ในหมายเหตุประกอบงบการงเงิน ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะไม่ลงรายละเอียดว่าลูกหนี้เป็นใครบ้าง แต่จะทำการแบ่งหนี้เป็นก้อนตามขนาดหนี้เพื่อให้เห็นภาพแบบกว้าง

 4.รายละเอียดเจ้าหนี้ ในงบการเงินจะลงบันทึกแค่แยกเป็นหนี้ระยะสั้นกับหนี้ระยะยาวเท่านั้น แต่ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน จะต้องลงรายละเอียดองค์ปะกอบต่างๆ ของหนี้ของกิจการ โดยไม่ระบุว่ากิจการได้ไปกู้ยืมมาจากสถาบันการเงินไหน แต่จะแยกหนี้เป็นก้อนต่างๆ เพื่อให้เห็นรายละเอียด รวมถึงถ้ากิจการมีการออกหุ้นกู้ รายละเอียดของหุ้นกู้ก็จะต้องลงบันทึกในหมายเหตุประกอบงบการเงินด้วย

5.การลงทุนและถือหุ้นในบริษัทอื่นๆ สิ่งที่จำเป็นต้องลงบันทึกในหมายเหตุประกอบงบการเงิน คือกิจการถือหุ้นในบริษัทใดอยู่บ้าง ถือเท่าไร รวมไปถึงการสร้างรายได้ของกิจการในรูปแบบของเงินปันผลจากบริษัทที่ทางกิจการถือหุ้นอยู่ด้วย

6.รายละเอียดสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ให้ลงรายละเอียดวิธีการประเมินมูลค่าของสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ไว้ด้วย

7.รายละเอียดด้านอัตราแลกเปลี่ยน กรณีที่ในงบการเงินมีเรื่องเกี่ยวกับสกุลเงินต่างประเทศ ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ต้องลงรายละเอียดที่มาที่ไปของอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ในส่วนต่างๆ ของงบการเงินด้วย (ข้อมูลจาก https://bit.ly/3d8lFSI)

 

ประโยชน์ของการทำ “หมายเหตุประกอบงบการเงิน”

หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนขยายที่ทำให้กิจการเข้าใจตัวเลขต่างๆ ในงบการเงินมากยิ่งขึ้น ซึ่งการจัดทำรายละเอียดต่างๆ จะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถเห็นข้อมูล วางแผนและตัดสินใจได้ในหลายๆ เรื่องเช่น

– วางแผนสำหรับลูกหนี้การค้า หากลูกหนี้การค้ามากแสดงว่ากิจการขายสินค้าและบริการได้ดี แต่หากลูกหนี้การค้ามีมากจนผิดสังเกต อาจแสดงว่าลูกหนี้การค้าขาดสภาพคล่องในการชำระหนี้ ซึ่งส่งผลเสียต่อกิจการอย่างแน่นอน เมื่อเป็นเช่นนี้เจ้าของกิจการต้องมีการวางแผนเตรียมรับมือไว้ล่วงหน้า ว่าลูกหนี้การค้าเป็นอย่างไร ขายสินค้าอะไร มีความสามารถในการจ่ายหนี้หรือไม่

– หากมีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน เมื่อพบว่ากิจการมีรายได้โตขึ้นมากๆ จะทำให้กิจการสามารถรู้ว่ามีนโยบายการรับรู้รายได้แบบไหน และนำไปวางแผนดำเนินการต่อได้

– หากมีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน จะทำให้กิจการรู้ว่า การเปลี่ยนแปลงนโยบายการตัดค่าเสื่อมราคาทำให้กิจการโตขึ้นมากในรอบบัญชีนั้น ไม่ใช่กำไรที่ได้มาจากการดำเนินงาน

 

สรุป

เมื่อมาถึงตรงนี้หลายคนอาจมองว่ารายละเอียดเยอะเหลือเกิน ยิ่งเปิดกิจการใหม่ไม่ได้ใหญ่โตด้วย ยังไม่มีนักบัญชีเข้ามาดูแลโดยตรง เรื่องการทำหมายเหตุประกอบการเงิน และรายการทางบัญชีอื่นๆ สามารถยกให้เป็นหน้าที่ของสำนักงานบัญชี จ้างทำบัญชีได้เลย

เพราะถึงอย่างไรเมื่อกิจการจดทะเบียนนิติบุคคลแล้ว ก็ต้องทำบัญชีและหมายเหตุประกอบการเงิน อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งนอกจากต้องทำเพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดแล้ว การทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน ยังมีประโยชน์อีกหลายด้าน เช่น จะทำให้เห็นรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นโยบายการทำบัญชีที่กิจการใช้ เช่น วิธีการรับรู้รายได้ วิธีการคิดค่าเสื่อมราคา

รวมทั้งรายละเอียดเจ้าหนี้-ลูกหนี้ ความคืบหน้าคดีความฟ้องร้อง และอื่นๆ ที่กิจการสามารถนำไปช่วยในการตัดสินใจและวางแผนการดำเนินกิจการในอนาคตได้