หน้าที่ของบริษัทนิติบุคคลเมื่อต้องจัดทำบัญชี ก็จำเป็นต้องเก็บเอกสารต่างๆ ของบริษัทเอาไว้ตามกฎหมาย ไม่น้อยกว่า 5 ปี นอกจากนี้ทุกๆ ปี เอกสารของกิจการก็จะต้องเตรียมไว้ให้ผู้สอบบัญชีใช้ตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงินของกิจการอีกด้วย ซึ่งนอกจากเอกสารการบันทึกบัญชีตลอดทั้งปีของกิจการแล้ว ผู้สอบบัญชียังต้องรวบรวม หลักฐานการสอบบัญชี อื่นๆ เช่น การสังเกตการณ์ การสอบถามที่ผู้สอบบัญชีใช้ในการตรวจสอบ ซึ่งจะเป็นตัวชี้วัดข้อมูลที่ระบุอยู่ในงบการเงินว่าถูกต้องตามข้อเท็จจริงหรือไม่
เรามารู้จักกับ หลักฐานการสอบบัญชี และแนวทางการเตรียมหลักฐานการสอบบัญชี ไว้ให้พร้อมเมื่อผู้สอบบัญชีเข้าตรวจสอบ ดังนี้
ความหมายของ หลักฐานการสอบบัญชี
หลักฐานการสอบบัญชี (Audit Evidence) คือข้อมูลเท็จจริงที่ผู้สอบบัญชีได้รับ หรือรวบรวมจากการใช้วิธีตรวจสอบตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่รับรองทั่วไป เพื่อให้สามารถใช้สนับสนุนผลของการตรวจสอบ และใช้ข้อสรุปนี้เพื่อแสดงความเห็นว่า งบการเงินที่ตรวจสอบไปนั้นไม่ขัดกับข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญและเชื่อถือได้เพียงใด
โดยหลักฐานการสอบบัญชี ยังนับรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกับเอกสารบันทึกที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน และข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลอื่นๆ ซึ่งลักษณะหลักฐานการสอบบัญชีที่ดี จะต้องมีความเพียงพอของหลักฐาน เมื่อพิจารณาจากปริมาณของหลักฐานการสอบบัญชี ซึ่งกำหนดจากขนาดของตัวอย่างที่เลือกขึ้นมาตรวจสอบ
โดยความเหมาะสมของหลักฐานการตรวจสอบ วัดจากคุณภาพของหลักฐานการสอบบัญชีและความเกี่ยวพันของหลักฐานการสอบบัญชี กับสิ่งที่บริษัทได้ให้การรับรองไว้ และความเชื่อถือได้ของหลักฐานการสอบบัญชีนั้น หรือเป็นหลักฐานที่ดีทั้งปริมาณและคุณภาพนั่นเอง
รูปแบบหลักฐานการสอบบัญชี
ในการตรวจสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีจะใช้หลักฐานการสอบบัญชีหลายอย่างด้วยกัน เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการตรวจสอบ เนื่องจากหลักฐานการสอบบัญชีแต่ละประเภทมีคุณภาพและความเหมาะสมที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถแบ่งรูปแบบของหลักฐานการสอบบัญชีตามเกณฑ์ต่างๆ ได้ดังนี้
1.เกณฑ์ความเกี่ยวข้องทางบัญชี
– หลักฐานทางการบัญชี เช่น สมุดบัญชี บันทึกทางการบัญชี เอกสารประกอบรายการบัญชี
– หลักฐานประกอบต่างๆ เช่น หลักฐานจากการสอบถาม คำยืนยันจากบุคคลภายนอก หลักฐานการตรวจนับ
2.เกณฑ์แหล่งที่มาของหลักฐาน
– หลักฐานภายในกิจการ คือหลักฐานที่มีการจัดทำ ใช้และเก็บรักษาไว้โดยบริษัท เช่น บัตรลงเวลาการทำงานของพนักงาน ใบรับสินค้า ใบส่งของ
– หลักฐานภายนอกกิจการ คือเอกสารที่บุคคลภายนอกจัดทำขึ้น แต่เก็บรักษาไว้โดยบริษัท เช่น หนังสือตอบคำยืนยันยอดจากบุคคลภายนอก หนังสือตอบข้อซักถามของผู้สอบบัญชีจากบุคคลภายนอก ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ที่ได้รับจากการใช้จ่ายค่าใช้จ่ายของบริษัท
– หลักฐานที่ได้มาจากการปฏิบัติงานโดยอิสระของผู้สอบบัญชี เช่น ใบตรวจนับเงินสด สินค้า สินทรัพย์ ใบบันทึกการสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง
– หลักฐานจากการตรวจ คือการตรวจสอบบันทึกเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำจากภายในหรือภายนอกกิจการ ซึ่งอยู่ในรูปแบบของกระดาษ อิเล็กทรอนิกส์ หรือสื่ออื่นๆ หรือการตรวจนับสินทรัพย์
– หลักฐานจากการสังเกตการณ์ คือการดูขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานโดยบุคคลอื่น เช่น ผู้สอบบัญชีสังเกตการณ์การตรวจนับสินค้าที่กระทำโดยพนักงานของกิจการ หรือการสังเกตการณ์การปฏิบัติตามการควบคุม
– หลักฐานจากการสอบถาม คือการหาข้อมูลจากบุคคลที่มีความรู้ทั้งภายในและภายนอกกิจการ อาจเป็นการสอบถามด้วยวาจา หรือเป็นลายลักษณ์อักษร
– หลักฐานจากการขอคำยืนยันยอด คือการหาคำตอบจากข้อสอบถามเพื่อยืนยันข้อมูลที่มีอยู่ในบันทึกทางการบัญชี เช่น
1) การส่งหนังสือขอคำยืนยันยอดบัญชีลูกหนี้ จากลูกหนี้ของกิจการ
2) การขอข้อมูลจากธนาคาร
3) การขอข้อมูลเกี่ยวกับคดีความฟ้องร้องจากทนายความของกิจการ
4) การส่งหนังสือขอคำยืนยันยอดบัญชีสินค้าฝากขายกับผู้รับฝากขาย
– หลักฐานจาการคำนวณ คือการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขในเชิงคำนวณในเอกสารเบื้องต้น และบันทึกทางการบัญชี หรือการทดสอบการคำนวณโดยอิสระของผู้สอบบัญชี
– หลักฐานจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบ คือการวิเคราะห์อัตราส่วนและแนวโน้มที่สำคัญ รวมทั้งการเปรียบเทียบความสัมพันธ์และความเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่างๆ ว่าเป็นไปตามความคาดหมายหรือเป็นไปตามที่ควรจะเป็นหรือไม่
ปัจจัยที่ส่งผลต่อความเชื่อถือได้ของ หลักฐานการสอบบัญชี
ความเชื่อถือได้ของหลักฐานการสอบบัญชี ประกอบด้วย 1) ความเกี่ยวข้องกันหรือความสัมพันธ์กันของหลักฐาน 2) ความสมบูรณ์ของหลักฐาน 3) ความเพียงพอของหลักฐาน และ 4) ความเหมาะสมกับเวลา ซึ่งการจะได้มาซึ่งความเชื่อถือได้ของหลักฐานการสอบบัญชี จะต้องมีปัจจัยต่างๆ ดังนี้
1.แหล่งที่มาของหลักฐาน
– หลักฐานที่มาจากภายนอก จากบุคคลที่ 3 จะมีความเชื่อถือได้มากกว่าหลักฐานที่มาจากภายในบริษัท
– หลักฐานที่ผู้สอบบัญชีรู้เห็นด้วยตนเอง หรือทดสอบด้วยตนเอง เชื่อถือได้มากกว่า
2.ประสิทธิภาพการควบคุมภายใน
– บริษัทที่มีระบบการควบคุมภายในดี หลักฐานจะมีคามเชื่อถือได้มากกว่า
3.วิธีการที่ใช้และเวลาในการได้หลักฐาน
– หลักฐานที่ได้รับมาโดยตรง ในเวลาที่เหมาะสมจะเชื่อถือได้มากกว่า
4.ความเหมาะสมของผู้ที่ให้ข้อมูล
– หลักฐานที่ได้มาจากการสอบถามและขอครำรับรองจะต้องพิจารณาความเหมาะสมของผู้ที่ให้ข้อมูล ถ้าเป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ทำการตรวจสอบโดยตรง จะได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากกว่า
5.ประสบการณ์จากการตรวจสอบครั้งก่อน
– จะช่วยประเมินความน่าเชื่อถือของข้อมูลได้มากกว่าการที่ไม่เคยตรวจสอบบริษัทนั้นๆ
6.หลักฐานที่เป็นความจริงหรือความเห็น
– หลักฐานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีอยู่จริง เชื่อถือได้มากกว่าหลักฐานประเภทความเห็น
7.ความเสี่ยงอื่นๆ ที่อาจทำให้ข้อมูลผิดพลาด
– กิจการที่ผู้สอบบัญชีประเมินแล้วว่ามีความเสี่ยงสูง จะทำให้ความน่าเชื่อถือของหลักฐานลดลง (อ้างอิงข้อมูลจาก : www.cad.go.th)
สรุป
เมื่อทราบดังนี้แล้ว บริษัทจำเป็นต้องเตรียมหลักฐานการสอบบัญชีประเภทต่างๆ ไว้ให้พร้อม เพื่อให้ผู้สอบบัญชีที่บริษัทเลือกใช้บริการตรวจสอบบัญชีนั้น ได้นำมาใช้เป็นข้อเท็จจริงในการสนับสนุนข้อสรุปเพื่อแสดงความเห็นในรายงานการสอบบัญชีได้อย่างสมเหตุสมผล และเป็นประโยชน์แก่บริษัทในการยื่นภาษี รวมถึงในการนำงบการเงินไปใช้วางแผนการดำเนินธุรกิจต่อไป
