รายจ่ายของคลินิกทันตกรรมสามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้ แต่ประเด็นสำคัญคือต้องมีใบเสร็จรับเงิน บิล หรือใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง จึงจะสามารถนำมาใช้ได้ โดยแยกนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีต่างกัน คือ
1.คลินิกทันตกรรมที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เมื่อมีการซื้อของเพื่อใช้ในคลินิกของตนเอง โดยผู้ขายออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่ถูกต้องตามกฎหมายให้ จะสามารถขอคืนภาษีซื้อ นำมาหักลบกับภาษีขาย เครดิตภาษีขาย หรือเลือกนำมาลงบันทึกเป็นรายจ่ายเพื่อไว้หักรายจ่ายทางภาษีได้
แต่ถ้าใบกำกับภาษีไม่สมบูรณ์แต่สามารถพิสูจน์ได้ หรือเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อ รวมถึงคลินิกทันตกรรมไม่ได้จดทะเบียน VAT ไว้ จะสามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้อย่างเดียว ไม่สามารถขอคืนภาษีซื้อ นำมาหักลบกับภาษีขาย หรือเครดิตภาษีขายได้
2.ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสดที่เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อคลินิกทันตกรรมของตนเอง สำหรับคลินิกจดทะเบียนนิติบุคคล และคลินิกที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง สามารถนำมาลงบันทึกเป็นรายจ่ายเพื่อใช้หักรายจ่ายทางภาษีได้ จะช่วยให้เสียภาษีน้อยลง
ทั้งนี้ กรณีที่ซื้อสินค้าเพื่อนำมาใช้ในคลินิกทันตกรรม แต่ผู้ขายไม่ออกหลักฐานการจ่ายเงินให้ หรือในเอกสารข้อมูลไม่ถูกต้องครบถ้วน ผู้ประกอบการคลินิกทันตกรรมสามารถแก้ปัญหาเพื่อให้รายจ่ายนั้นๆ สามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้ดังนี้
ทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
ในกรณีที่ใบเสร็จรับเงิน ระบุชื่อเป็นบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ชื่อบริษัทของคลินิกทันตกรรม แต่ผู้ประกอบการมีหลักฐานอื่นที่พิสูจน์ได้ว่า ได้จ่ายเงินไปเพื่อคลินิกทันตกรรมของตนเองจริง ผู้ซื้อสินค้าสามารถจัดทำใบสำคัญการจ่าย (Payment Voucher) โดยข้อมูลในใบสำคัญจ่ายจะประกอบด้วย
– ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน วัน เดือน ปีที่จ่าย รายการที่จ่ายเงิน (จ่ายเป็นค่าอะไร) จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน
– สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
– หลักฐานการจ่ายชำระอื่นๆ ประกอบ เช่น สลิปการโอนเงิน สำเนาเช็ค สำเนาใบ pay-in slip
– กรณีที่ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องแนบสำเนาการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย
จากนั้นให้ผู้ขายเซ็นลงนาม พร้อมถ่ายสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายเก็บไว้ด้วย
ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ค่าใช้จ่ายที่จำนวนไม่สูง หากไม่มีบิลหรือใบเสร็จรับเงิน และผู้ขายไม่ยินยอมหรือไม่มีสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนให้ หรือเป็นบิลเงินสดเขียนมือ ผู้ประกอบการคลินิกทันตกรรมสามารถจัดทำเป็นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินออกโดยผู้ซื้อได้
และสามารถนำเอกสารนี้ไปให้ผู้ขายหรือผู้รับเงินลงลายมือชื่อรับรองการจ่ายเงินในใบรังรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนี้เป็นการจ่ายเงินซื้อสินค้าที่เกิดขึ้นจริง
ทำใบแทนใบกำกับภาษี
ใบแทนใบกำกับภาษี จะใช้กรณีที่ได้ใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษความร้อนมา แต่เมื่อเก็บไว้นานทำให้ข้อความจางหาย ซึ่งจะไม่สามารถนำมาขอคืนภาษีซื้อ หรือหักออกจากภาษีขายได้ หรือแม้แต่จะมีการถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีไว้ก็ตาม เอกสารนี้ถือเป็นสำเนาใบกำกับภาษีซื้อ ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาขอคืนหรือนำไปหักภาษีขายได้เช่นกัน
ดังนั้น เมื่อคลินิกทันตกรรมซื้อสินค้าเข้าคลินิก และได้รับใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษความร้อนมา สามารถทำเป็นใบแทนใบกำกับภาษีได้ โดยการถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีไว้ และในสำเนาหรือด้านหลังของสำเนาดังกล่าว ให้บันทึกข้อความดังต่อไปนี้
– ใบแทนออกให้ครั้งที่
– วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
– คำอธิบายเล็กน้อย ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
– ลงลายมือชื่อผู้ออกใบแทน
ทำใบรับเงิน
สำหรับใบรับเงินที่สามารถใช้แทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีนั้น ผู้รับเงินต้องยินยอมออกใบรับเงิน โดยในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน จะต้องมีราละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิก และเป็นอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องให้มีภาษาไทยกำกับด้วย ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
– เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
– เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
– วัน เดือน ปีที่ออกใบรับเงิน
– จำนวนเงินที่ได้รับ
– ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
– ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อที่ขายสินค้าประเภทเดียวกัน ให้แสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน
ทำใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน ใช้ได้ในกรณีที่ผู้ที่รับเงินยินยอมให้เอกสารสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และยินยอมลงนามเป็นผู้รับเงินในใบสำคัญรับเงิน ผู้ประกอบการคลินิกทันตกรรมสามารถทำใบสำคัญรับเงินเพื่อใช้ลงบันทึกบัญชีและหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ พร้อมกับแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินด้วย
สั่งจ่ายเช็คคร่อม (A/C PAYEE ONLY) เมื่อซื้อสินค้าและบริการผ่านเช็ค
เมื่อคลินิกทันตกรรมซื้อสินค้าและทำการจ่ายด้วยเช็ค ให้สั่งจ่ายเป็นเช็คคร่อม (A/C PAYEE ONLY) พร้อมกับระบุชื่อผู้รับเงินหรือผู้ขายไว้ด้วย ลักษณะนี้สามารถนำมาเป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี เพื่อใช้หักรายจ่ายทางภาษีได้
จ่ายเงินโดยโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร
ค่าใช้จ่ายโดยการทำธุรกรรมผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร ไม่ว่าจะรูปแบบใดก็ตาม ทั้งในประเทศและต่างประเทศ คลินิกทันตกรรมควรโอนเงินพร้อมทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) ให้เสร็จสรรพ หรือจ่ายเงินผ่านระบบตัดบัตร ตลอดจนตัดบัญชีเงินฝากธนาคารของคลินิกทันตกรรมให้กับผู้รับเงิน (ผู้ขาย) แบบนี้สามารถใช้เอกสารแสดงการตัดบัญชีของคลินิกที่ได้รับจากธนาคาร เป็นหลักฐานในการลงบัญชีและนำไปหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เช่นกัน
สรุป
สิ่งที่สำคัญของการนำรายจ่ายคลินิกมาใช้ประโยชน์ทางภาษี แม้เอกสารการจ่ายเงินจะถูกต้อง หรือสามารถทำใบแทนในกรณีที่ไม่มีบิลได้ แต่ท้ายที่สุดแล้วจะต้องไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม คือต้องไม่เป็นรายจ่ายส่วนตัวและการให้โดยเสน่หา รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อคลินิกและเพื่อหากำไร รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองซึ่งไม่มีการจ่ายจริง และรายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
และเอกสารหลักฐานค่าใช้จ่ายต่างๆ ของคลินิกทันตกรรมที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จะต้องเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง และเก็บเอกสารหลักฐานไว้ให้ครบ จึงจะสามารถนำมาใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ พร้อมกับต้องแน่ใจว่าหลักฐานค่าใช้จ่ายสูงกว่า คุ้มค่ากว่าการเหมาจ่าย 60% ซึ่งจะมาพร้อมกับความยุ่งยากในเรื่องเอกสารมากกว่าคลินิกที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลอย่างแน่นอน เนื่องจากมีสำนักงานบัญชีช่วยดูแลเรื่องเอกสารบัญชี ภาษีเหล่านี้ให้ ทำให้โอกาสผิดพลาดน้อยมากถึงมากที่สุด
