มาทำความรู้จัก ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมขั้นตอนการทำแบบละเอียด

จากที่กรมสรรพากรได้ดำเนินการให้บริการระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ซึ่งเป็นระบบที่คู่ค้าสามารถส่งข้อมูล ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบเสร็จรับเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่กัน แล้วก็ต้องส่งต่อให้กับกรมสรรพากรด้วย ภายใต้แผนโครงสร้างระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ ซึ่งแตกต่างกับสมัยก่อนที่ใช้รูปแบบของกระดาษส่งกันไปมาทำให้เกิดการสิ้นเปลือง มีขั้นตอนที่ยุ่งยากซับซ้อน และเกิดการสูญหายได้ง่ายระหว่างการจัดส่ง 

ดังนั้นในยุคดิจิทัลนี้การจัดทำ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ จึงตอบโจทย์ธุรกิจสมัยใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว สะดวก ประหยัด ป้องกันการสูญหายได้ ลดการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์เป็นการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษี ด้วยการชำระเงินผ่านระบบ e-Payment โดยมีการเชื่อมโยงระบบการชำระภาษีเข้ากับระบบการชำระค่าสินค้าและบริการต่างๆ ด้วย

ทั้งนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถขอลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ได้ 2 ระบบด้วยกัน คือ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และ ระบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งความแตกต่างของทั้ง 2 ระบบนี้คือการเลือกใช้ตามขนาดธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องเลือกระบบใดระบบหนึ่งเท่านั้น สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ดังนี้ 

 

คุณสมบัติในการยื่นคำขอ e-Tax Invoice & e-Receipt

1.เป็นบุคคลที่มีสิทธิขออนุญาตตามระเบียบดังนี้

1.1 เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน ตาม ม.77/1 (6) 

1.2 เป็นผู้มีหน้าที่ออกใบรับ ตาม ม.105 

2.มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์  โดยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือการบันทึกอื่นใด ซึ่งยืนยันความเชื่อมโยงระหว่างเจ้าของลายมือชื่อดิจิทัล กับข้อมูลสำหรับใช้สร้างลายมือชื่อดิจิทัลที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ 

3.มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้รับมีข้อความถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกับขณะที่สร้าง ส่ง และรับ โดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และสามารถแสดงข้อความได้ในภายหลัง โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง รวมทั้งต้องมีระบบงานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่มีการแก้ไข เปลี่ยนแปลงโดยไร้ร่องรอย หรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการในเอกสารที่ออกระหว่างทาง (ข้อมูลจากกรมสรรพากร)

 

คุณสมบัติอะไรบ้างในการขอจัดทำ e-tax Invoice by Email

1. เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 77/1 (6) แห่งประมวลรัษฎากร 
2. เป็นบุคคลธรรมดา หรือ บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปีภาษีหรือต่อรอบระยะเวลาบัญชีแล้วแต่กรณี 
3. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติ ให้จัดทำ
   ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตามระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2560 
4. ไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย และไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี 

 

การลงทะเบียนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice & e-Receipt

ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice & e-Receipt จัดทำขึ้นเพื่อรองรับการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งสร้างความเชื่อมั่นในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และยังเป็นระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้ประกอบการต้องจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้
ใบลดหนี้ และใบรับให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีความปลอดภัยและเป็นมาตรฐานสากล 

โดยจะต้องระบุหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัลเป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูลที่นำส่ง

 

ขั้นตอนการยื่นจัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถอธิบายได้ดังนี้   

1.เข้าเว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอที่กรมสรรพากร

2.ดาวน์โหลดโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer Free และติดตั้งลงเครื่องคอมพิวเตอร์

3.เชื่อมต่ออุปกรณ์ Token หรือ HSM ที่จัดเก็บใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์กับเครื่องคอมพิวเตอร์

4.กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรให้ถูกต้อง 

5.ตรวจสอบข้อมูล พร้อมลงลายมือชื่อใน บ.อ.01 และข้อตกลง จากนั้นตรวจสอบอีเมล และสร้างบัญชีผู้ใช้งาน

6.ติดตามและตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติ บ.อ.01 ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร

 

การลงทะเบียนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice by Email

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice by Email เป็นระบบการจัดทำรวมถึงการนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล ซึ่งเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ที่ออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจยังไม่พร้อมที่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของ สพธอ.ได้ 

ซึ่งผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถทำตามขั้นตอนต่างๆ ได้ไม่ยาก แถมยังสามารถจัดเก็บใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล ระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลไปยังผู้ซื้อและผู้ขายโดยการประทับเวลา จัดเก็บหรือใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่อไป 

 

ขั้นตอนการยื่นจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice by Email สามารถอธิบายได้ดังนี้   

1.เข้าไปที่เว็บไซต์ของกรมสรรพากร (http://www.rd.go.th) เพื่อยื่นคำขอ

2.จากนั้นให้กรอกข้อมูลเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และทำการตรวจสอบความถูกต้อง

3.แจ้งอีเมลที่ใช้ในการติดต่อกับกรมสรรพากร

4.พิมพ์เอกสาร กอ.01 และลงนาม

5.ทำการอัปโหลดเอกสาร โดยให้สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

6.กรมสรรพากรตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้อง

7.กรมสรรพากรจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์พร้อมรหัสยืนยัน

8.ยืนยันตัวตนทางเว็บไซต์สรรพากร และกำหนดรหัสผ่าน ภายใน 15 วันทำการ

9.แจ้งอีเมลอีกครั้งที่ต้องการใช้ในการส่งใบกำกับภาษี และใบรับ

 

ผู้ประกอบการต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

1.ผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อ พร้อมประทับตรา ในแบบ ก.อ.01

2.สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจลงนามที่ลงลายมือชื่อในแบบ ก.อ.01 ที่มีการลงนามรับรองเอกสารถูกต้อง 

3.เตรียมหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือน พร้อมลายเซ็นและตราประทับ

 

กล่าวโดยสรุป ระบบบริการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ของทั้ง 2 ระบบที่กรมสรรพากรพัฒนาตามโครงการระบบภาษี ซึ่งระบบดังกล่าวรองรับการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์อย่างครบวงจร ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย รวมถึงการบริหารจัดการของภาครัฐและภาคเอกชน ลดการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษลงเพื่อช่วยลดภาวะโลกร้อน สามารถนำข้อมูลไปใช้ประมวลผลต่อในระบบสารสนเทศภายในองค์กรได้ทันที แต่ถ้าหากยังสับสนอาจใช้บริการสำนักงานบัญชีให้ดูแลในเรื่องนี้ได้เช่นกัน