บัญชีเงินเดือน ที่เจ้าของกิจการควรรู้

เพราะทุกกิจการขาดการทำบัญชีไม่ได้ ซึ่งเมื่อใดก็ตามที่กิจการมีการจ้างพนักงาน เรื่องแรกที่ผู้ประกอบกิจการควรรู้สำหรับการทำบัญชี คือเรื่อง บัญชีเงินเดือน หรือรายละเอียดเกี่ยวกับบัญชีภาษีสำหรับเงินเดือน ซึ่งกระบวนการทำงานของ บัญชีเงินเดือน จะประกอบด้วย 3 เรื่องหลักคือ

– ขึ้นทะเบียนประกันสังคม

–  ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

– นำส่ง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก

วันนี้เรามาทำความรู้จักกับ บัญชีเงินเดือน กันค่ะ

           

ขึ้นทะเบียนประกันสังคม

สำหรับผู้ประกอบกิจการที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว ก็จะได้ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคม กระทรวงแรงงานโดยอัตโนมัติ ซึ่งสำหรับบริษัทที่ยังไม่มีพนักงานก็ไม่จำเป็นต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่ประกันสังคม

แต่เมื่อใดที่มีพนักงานประจำตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป มีการจ่ายค่าจ้างเป็นเงินเดือน กิจการต้องมีการทำบัญชีเงินเดือนในส่วนนี้ โดยเริ่มจากผู้ประกอบกิจการต้องไปขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงาน ที่สำนักงานประกันสังคม

รวมถึงเมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้น ก็ต้องไปแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงานด้วยเช่นกัน และหักเงินสมทบของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินค่าจ้าง เงินเดือน พร้อมจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 นำส่งสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน โดยไม่ลืมลงรายการบัญชีเงินเดือนไว้ให้เรียบร้อย

 

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

เมื่อเงินเดือนพนักงานถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษี รายการที่ต้องลงในบัญชีเงินเดือนในส่วนนี้คือ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งตามกฎหมายกิจการในฐานะผู้จ่ายเงิน ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับค่าจ้างและเงินเดือนต่ำสุดที่ 0% โดยวิธีการเหมือนการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ดังนี้

บัญชีเงินเดือนในลักษณะนี้ กิจการที่จ่ายเงินเดือนและค่าจ้างให้กับพนักงาน จะต้องนำรายได้ทั้งหมดของพนักงานตลอดทั้งปี หักลบด้วย “ค่าใช้จ่าย” ซึ่งสามารถหักได้ 50% ของเงินได้พึงประเมิน แต่ไม่เกิน 100,000 บาท และ “ค่าลดหย่อน” เช่น ค่าลดหย่อนส่วนตัวนำมาหักได้ 60,000 บาท

หากไม่มีค่าลดหย่อนอื่นๆ ก็เข้าสู่กระบวนการคำนวณตามสูตรการคำนวณภาษี ซึ่งวิธีการคำนวณภาษีของบัญชีเงินเดือนนี้คือ

(รายได้ – ค่าใช้จ่าย – ค่าลดหย่อน) x อัตราภาษี = ภาษีที่ต้องจ่าย  

หลังจากนำรายได้หักลบด้วยค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนแล้ว ให้นำยอดตัวเลขที่ได้มาคูณกับอัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แบบอัตราภาษีก้าวหน้าหรือแบบขั้นบันได เพื่อหารายได้สุทธิที่ต้องเสียภาษีดังนี้

ทั้งนี้ ถ้าเงินได้สุทธิไม่เกิน 150,000 บาท ก็จะได้รับยกเว้นหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่เมื่อคำนวณแล้วต้องเสียภาษีเพิ่ม กิจการจะนำยอดภาษีเงินได้ที่คำนวณได้ดังกล่าวมาหารด้วย 12 ก็จะได้ยอดเงินที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในแต่ละเดือน เช่น

เมื่อหักลบค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนแล้ว มียอดรายได้สุทธิที่ 400,000 บาท นำมาเทียบกับตารางอัตราภาษีก้าวหน้า ทำให้ภาษีที่ต้องเสียจะอยู่ที่ 10,000 บาท จากนั้นนำ 10,000 หาร 12 ก็จะได้เท่ากับ 833.33 บาท กิจการจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย จำนวน 833.33 บาท ทุกเดือน และลงบัญชีเงินเดือนไว้ด้วย

โดยจะแสดงรายการในสลิปเงินเดือนทุกเดือน พร้อมกับออกเป็นเอกสารใบ 50 ทวิ ชี้แจงรายละเอียดต่างๆ ให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานนำไปยื่นภาษีประจำปี แต่ถ้าหากมีค่าลดหย่อนมาช่วยอีกจนไม่ต้องเสียภาษีเพิ่ม ภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายไปแล้ว พนักงานสามารถขอเงินคืนได้

 

นำส่ง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก

สืบเนื่องจากบัญชีเงินเดือนที่กิจการจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้สำหรับเงินเดือนของพนักงานที่ถึงเกณฑ์กำหนด ทำให้เกิดบัญชีเงินเดือนในส่วนของเอกสารที่ต้องยื่นส่งสรรพากร ซึ่งแบ่งเป็น 2 แบบ ดังนี้

– ภ.ง.ด.1 เป็นเอกสารที่มีหน้าที่ชี้แจงสรรพากรว่ากิจการมีพนักงานกี่คน และได้เงินเดือนคนละเท่าไร รวมถึงเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปเท่าไร ซึ่งจะใช้สำหรับแจ้งพนักงานที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษีแล้วเท่านั้น

และจะต้องทำส่งสรรพากรทุกเดือนภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป หรือถ้ามีรหัสสำหรับยื่นภาษีออนไลน์ของสรรพากรสามารถยื่นได้ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปทุกเดือน

– ภ.ง.ด.1ก เป็นเอกสารที่มีหน้าที่ชี้แจงสรรพากรว่ากิจการมีพนักงานกี่คน และได้เงินเดือนคนละเท่าไร รวมถึงเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปเท่าไรเช่นกัน แต่ต่างกันตรงที่ ภ.ง.ด.1ก จะใช้สำหรับแจ้งพนักงานทุกคนแม้ว่ารายได้ไม่ถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษีก็ตาม และนำส่งสรรพากรปีละ 1 ครั้ง ก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป

สรุป

เมื่อมาถึงตรงนี้ กิจการควรให้ความสำคัญกับบัญชีเงินเดือนดังที่กล่าวมาแล้วทั้งหมด เมื่อกิจการมีพนักงานต้องไม่ลืมทำบัญชีเงินเดือนให้ครบทุกรายการ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมาภายหลัง ซึ่งถ้าหากกิจการเล็งเห็นแล้วว่าเป็นงานที่ค่อนข้างยุ่งยาก และต้องใช้ความละเอียดสูง โดยเฉพาะกิจการเปิดใหม่ต้องระวังเป็นอย่างมาก

การแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือใช้บริการสำนักงานบัญชีให้ทำบัญชี และนำส่งสรรพากรให้จะดีที่สุด เพราะถ้าหากยื่นรายการช้าเกินกำหนด หรือมีเจตนาไม่ยื่นรายการ จะถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย