การก้าวเข้าสู่วงการนักธุรกิจ และมีการ เปิดบริษัท เป็นของตนเอง แน่นอนว่าตั้งแต่เริ่มคิดจะเปิดบริษัท เรื่องของขั้นตอนและวิธีการต่างๆ จะเริ่มซับซ้อนและยุ่งยากมากขึ้น หากกิจการขาดการศึกษาข้อมูลและวางแผนให้ดีเสียก่อน อาจทำให้แต่ละก้าวของคุณสะดุดและผิดพลาดได้ ส่งผลให้ต้องเสียเงินทองกับเรื่องที่ไม่ควรเสีย อย่างเช่น การขอจดทะเบียนบริษัท หากเจ้าของธุรกิจไม่ชำนาญเรื่องการเปิดบริษัทก็ควรให้สำนักงานบัญชีดำเนินการขอจดทะเบียนบริษัทให้ และหลังจากจดบริษัทแล้ว ก็มักมีคนถามเข้ามาเยอะว่า เปิดบริษัท แล้วจำเป็นต้องมีพนักงาน หรือไม่?
แต่! อย่าลืมว่าทุกอย่างต้องมาควบคู่กับการจัดการที่เป็นระบบ โดยเฉพาะบริษัทที่หลังจากจดเป็นนิติบุคคลแล้ว จะมีข้อกำหนดทางภาษีและการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ที่เพิ่มเข้ามา ดังนั้นหากขาดการจัดการที่ดี ปัญหาเรื่องของภาษีจะตามมาอย่างแน่นอน
การจัดการบัญชีเมื่อไม่มีพนักงาน
ก่อนอื่นต้องคำนึงถึงว่า หลังจากจดทะเบียนบริษัทแล้ว เมื่อเริ่มมีรายได้ หรือค่าใช้จ่ายเข้ามาย่อมต้องมีการจัดการเรื่องการทำบัญชีและการยื่นนำส่งภาษีเกิดขึ้น การดูแลเพียงคนเดียวหรือแค่หุ้นส่วนอาจยังไม่เพียงพอ เพราะไหนจะต้องหาลูกค้า ขายสินค้า ดูแลบริหารเรื่องต่างๆ ของบริษัท และยังต้องทำบัญชีอีกด้วย ซึ่งในบางส่วนของการทำงานเราอาจทำเองได้ อย่างเช่นการหาลูกค้าหรือการขาย
แต่เรื่องของบัญชีเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน หากผู้ประกอบการไม่ได้ชำนาญทางด้านนี้ การทำบัญชีเองถือเป็นเรื่องยาก และควรมีการตรวจสอบจากนักบัญชีหรือคนที่มีความเชี่ยวชาญก่อนการยื่นภาษีสรรพากรด้วย เพราะเรื่องของภาษี หากยื่นไม่ถูกต้องอาจทำให้กิจการต้องแบกรับภาระในเรื่องของค่าปรับจากกรมสรรพากร ดังนั้น หากเป็นบริษัทที่มีรายรับรายจ่ายจำนวนมาก เป็นบริษัทใหญ่ ก็ควรพิจารณาเรื่องการจ้างพนักงานมาเพื่อดูแลในเรื่องของบัญชีและภาษีโดยเฉพาะ
หรือถ้าหากบริษัทที่เริ่มใหม่ ยังไม่มีรายรับรายจ่ายมากนัก และคำนวณดูแล้วว่าหากต้องจ้างพนักงานบัญชีเข้ามานั้นอาจจะแพงเกินไป ก็สามารถจ้างสำนักงานบัญชีผู้เชี่ยวชาญ เป็นคนดูแลทำบัญชีและตรวจสอบบัญชี พร้อมยื่นแบบฯ ส่งสรรพากรให้ ก็จะประหยัดมากขึ้นและสะดวกกว่า
ต้องมีพนักงานขั้นต่ำกี่คน?
สำหรับการเปิดบริษัทที่จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานเลย แค่มีผู้ร่วมลงทุนอย่างน้อย 3 คนขึ้นไป (กฎหมายใหม่ ผู้ถือหุ้นตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มีผลบังใช้วันที่ 7 กุมภาพันธ์ พ.ศ.2566) และแบ่งทุนออกเป็นหุ้นละเท่าๆ กัน หุ้นจะต้องมีราคาไม่น้อยกว่าหุ้นละ 5 บาท ต่อ 1 หุ้น ผู้ถือหุ้นจำกัดความรับผิดชอบเพียงเงินค่าหุ้นที่ยังไม่ได้ชำระ โดยการดำเนินกิจการของบริษัท อาจจะจัดสรรหน้าที่ความรับผิดชอบกันเองภายในหุ้นส่วนก็ได้ โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่ม
ส่วน ห้างหุ้นส่วนจำกัดไม่จำเป็นต้องมีพนักงานเช่นกัน แต่ต้องมีผู้ร่วมลงทุนอย่างน้อย 2 คนขึ้นไป โดยไม่มีการกำหนดทุนขั้นต่ำ ผู้ถือหุ้นมี 2 แบบคือ จำกัดความรับผิดชอบ คือรับผิดชอบตามเงินลงทุน และไม่จำกัดความรับผิดชอบ คือรับผิดชอบหนี้สินทั้งหมด การตัดสินใจต้องมีการเห็นชอบจากหุ้นส่วน และบริหารงานกันเองภายในผู้ร่วมลงทุน
ตัดสินใจจ้างพนักงานแล้ว…ต้องทำอะไรต่อ
โดยปกติแล้วเมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว ก็จะได้ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคม กระทรวงแรงงานโดยอัตโนมัติ ซึ่งสำหรับบริษัทที่ยังไม่มีพนักงานก็ไม่จำเป็นต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่ประกันสังคม กระทั่งเมื่อมีพนักงานประจำตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป มีการจ่ายค่าจ้างเป็นเงินเดือน ผู้ประกอบการก็จำเป็นต้องไปขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงาน ที่สำนักงานประกันสังคม
รวมถึงเมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้น ก็ต้องไปแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงานด้วยเช่นกัน อีกทั้งในแต่ละเดือนให้ส่งเงินประกันสังคมที่หักจากเงินเดือนของพนักงาน พร้อมกับจ่ายเงินสมทบเพิ่มให้กับพนักงาน และส่งให้กับสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของทุกๆเดือนถัดไป
สรุป
อ่านจบแล้ว บริษัทที่เริ่มต้นธุรกิจด้วยตัวคนเดียว ทำเองทุกอย่าง ไม่ได้มีการจดทะเบียนบริษัท คงเริ่มเบาใจไปได้มากในเรื่องที่ว่า “เปิดบริษัท จำเป็นต้องมีพนักงานมั้ย” เพราะไม่มีกฎหมาย หรือหลักเกณฑ์ใดๆ กำหนดไว้จึงไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานก็ได้ แต่อย่าลืมว่าถ้าหากจดทะเบียนในรูปแบบนิติบุคคล จะต้องมีเรื่องของภาษีเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยอย่างแน่นอน การจัดการเองเรื่องบัญชีและภาษี อาจไม่ใช่คำตอบสุดท้ายที่ดีนักสำหรับผู้ประกอบการ ซึ่งกิจการอาจเลือกที่จะจ้างพนักงานประจำมาดูแลทางด้านบัญชีภาษี หรือจ้างสำนักงานบัญชี (Outsource) ช่วยดูแลบัญชีให้ จะช่วยแบ่งเบาภาระไปได้มากเช่นกันค่ะ
