เมื่อไหร่ที่กิจการควรตัดสินใจ จ้างทำบัญชี

เนื่องจากการเก็บข้อมูลที่ดี การ จ้างทำบัญชี จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะสามารถช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นความเคลื่อนไหวด้านการเงิน รายรับรายจ่ายทั้งหมดภายในกิจการ หรือเมื่อใดที่มีการจดทะเบียนนิติบุคคล และเริ่มีรายการรับจ่ายที่มีภาษีที่ต้องนำส่งสรรพากร จึงต้องมีการทำบัญชี รวมถึงสรุปข้อมูล นำส่งภาษีที่มีความยุ่งยาก และซับซ้อนเข้ามาเกี่ยวข้อง

ดังนั้น คำถามที่ว่าเมื่อไหร่ที่กิจการควรตัดสินใจจ้างทำบัญชี แนวทางก็คือพิจารณาข้อมูลต่างๆ ดังนี้

– ขนาดของกิจการ

– ค่าใช้จ่ายในการจ้างคนทำบัญชี

– ข้อดีและข้อเสียของรูปแบบการจ้างทำบัญชีแบบต่างๆ

ขนาดของกิจการ

ขนาดกิจการของผู้ประกอบการ สามารถเป็นตัวชี้วัดได้ว่า ถึงเวลาแล้วหรือยังสำหรับการ จ้างทำบัญชี  

– กิจการที่มีขนาดเล็ก ที่มีเจ้าของคนเดียว เป็นธุรกิจค้าขายที่ไม่ซับซ้อน และมีบิลซื้อขาย เอกสารทางบัญชีไม่มาก เช่น ขายของออนไลน์ ขายขนม ที่สำคัญรายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี (ยังไม่ต้องจดภาษีมูลค่าเพิ่ม) ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล คือรับรายได้และยื่นภาษีเงินได้ในรูปแบบบุคคลธรรมดา ก็อาจยังไม่จำเป็นต้องจ้างสำนักงานบัญชี ผู้ประกอบการอาจศึกษาคู่มือบัญชี ทำรายรับรายจ่ายเอง และยื่นภาษีด้วยตนเองได้   

– กิจการที่มีขนาดกลางขึ้นไป มีรายการรับจ่ายจำนวนมาก มีการจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลมีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็สามารถจ้างสำนักงานบัญชีได้ตั้งแต่ขั้นตอนการจดทะเบียนนิติบุคคล จัดทำบัญชีรายเดือน นำส่งภาษีที่เกี่ยวข้อง (ตามข้อกำหนดกฎหมายในการทำบัญชีและการนำส่งภาษีทุกเดือน) หรือบางกิจการที่มีรายการจำนวนมาก อาจมีพนักงานประจำเพื่อมาดูแลบัญชีโดยเฉพาะ แล้วจ้างสำนักงานบัญชีปิดงบ สอบบัญชีและยื่นแบบเสียภาษีให้

ค่าใช้จ่ายในการจ้างคนทำบัญชี

องค์ประกอบหนึ่งที่ผู้ประกอบการมักเป็นกังวล คือเรื่องของความพร้อมเรื่องเงินทุนในการจ้างทำบัญชี ซึ่งการจ้างสำนักงานบัญชี

• กิจการที่เปิดใหม่ทั้งที่มีขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ที่ยังไม่ได้มีการจดทะเบียนนิติบุคคล หากทุนยังไม่เพียงพอต่อการดำเนินการในเรื่องการจ้างทำบัญชี รายได้ยังมีเข้ามาไม่มาก ทำให้เอกสารทางบัญชี หรือบิลซื้อขายต่างๆ ยังน้อยตามไปด้วย ก็ยังไม่ต้องจ้างทำบัญชี ทำแค่บันทึกรายรับรายจ่าย และยื่นภาษีบุคคลธรรมดาด้วยตนเอง
• กิจการที่มีการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ตามหลักแล้วควรจ้างทำบัญชี แต่ถ้าหากยังไม่พร้อมเรื่องเงินในการจ้างสำนักงานบัญชี อาจจ้างเฉพาะช่วงที่ต้องปิดงบการเงิน สอบบัญชี หรือยื่นแบบพร้อมเสียภาษีให้ก่อนได้
• กิจการที่มีความพร้อมในเรื่องเงินทุน ผู้ประกอบการควรจ้างสำนักงานบัญชีให้จัดการเรื่องบัญชี ภาษีทั้งหมด จะช่วยแบ่งเบาภาระของผู้ประกอบการได้ ซึ่งในอนาคตเมื่อธุรกิจมีการขยายขนาดองค์กร มีผลประกอบการที่ดีขึ้นเรื่อยๆ ก็สามารถจ้างพนักงานบัญชีประจำได้เช่นกัน เพื่อให้ข้อมูลไม่รั่วไหล สามารถสืบหาเอกสารต่างๆ ได้ง่าย แต่อย่างไรก็ตามก็ยังจำเป็นต้องจ้างสำนักงานบัญชีในส่วนของการตรวจสอบบัญชีด้วย    

ข้อดีและข้อเสียของรูปแบบการจ้างทำบัญชีแบบต่างๆ

โดยทั่วไปนั้น ลักษณะค่าใช้จ่ายในการเลือกวิธีการทำบัญชี แต่ละแบบก็จะไม่เหมือนกัน เช่น กรณีจ้างพนักงานประจำค่าใช้จ่ายจะอยู่ในรูปแบบของเงินเดือน แต่หากจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกให้มาดูแลบัญชี อัตราค่าบริการสำหรับ จะขึ้นอยู่กับจำนวนของเอกสารรายการรายรับและรายจ่ายของกิจการที่ขึ้น เรามีข้อมูลข้อดีและข้อเสียของรูปแบบการจ้างทำบัญชีแบบต่างๆมาให้ดูกันตามตารางด้านล่างค่ะ (ขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก Flowaccount)

 

รูปแบบการจ้างทำบัญชี	ข้อดี	ข้อเสีย
เจ้าของธุรกิจทำบัญชีเอง	ประหยัดค่าใช้จ่าย ข้อมูลการเงินและบัญชีของกิจการไม่รั่วไหลไปยังบุคคลภายนอก	·       เกิดความผิดพลาดได้ง่าย เสียโอกาสที่จะนำเวลาไปบริหารงานส่วนอื่นจนอาจสูญเสียรายได้
จ้างพนักงานประจำ	·       ช่วยลดภาระของเจ้าของธุรกิจ ·       ทำเอกสารได้เป็นระบบมากขึ้น ·       เรียกหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว หากจ้างนักบัญชี จะช่วยแนะนำเรื่องการวางแผนการเงินและการบริหารเงินสดได้ง่าย	เกิดรายจ่ายทุกเดือนไม่ว่าธุรกิจจะกำไรหรือขาดทุน
จ้างสำนักงานบัญชี	·       ประหยัดค่าใช้จ่ายจากการจ้างนักบัญชีประจำ ลดความกังวลว่าจะทำบัญชีและภาษีไม่ถูกต้อง	ต้องเก็บเอกสารให้ถูกต้อง และตรวจสอบข้อมูลทุกเรื่องก่อนเสียภาษีเสมอ เพราะสำนักงานบัญชีไม่ได้บริการให้แค่ธุรกิจของเราแค่เจ้าเดียว

สรุป…ควรจ้างสำนักงานบัญชีเมื่อไหร่

การจ้างสำนักงานบัญชีคุณภาพให้เข้ามาดูแลทำบัญชีโดยเฉพาะ สำหรับกิจการเปิดใหม่ที่มีความพร้อม จะช่วยแบ่งเบาภาระของผู้ประกอบการไปได้มาก สามารถใช้เวลาในการบริหารงานในด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ทว่าในอนาคตที่มีการขยายขนาดกิจการ มีรายการรับจ่ายมากขึ้น รวมถึงมีความพร้อมในเรื่องเงินทุน อาจจ้างพนักงานบัญชีประจำ แล้วจ้างสำนักงานบัญชีดูแลเรื่องปิดงบการเงิน สอบบัญชี ยื่นแบบและเสียภาษีให้กับหน่วยงานต่างๆ ได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม ระยะเวลาอาจไม่ใช่ตัวกำหนดว่าจะต้องจ้างสำนักงานบัญชีเมื่อไหร่ เพราะความพร้อมของแต่ละกิจการนั้นไม่เท่ากัน ด้วยเหตุนี้ ผู้ประกอบการจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบต่างๆ พร้อมวางแผนดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมายและเหมาะสมกับธุรกิจของตนเองค่ะ