บัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง จำเป็นต้องทำหรือไม่

หากจะบอกว่าธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ไม่จำเป็นต้องทำ บัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ก็คงไม่ถูกต้องเสียทีเดียว เนื่องจากถ้าเป็นบุคคลธรรมดาอาจไม่จำเป็นต้องทำบัญชี หากรายได้ไม่สูงมาก และเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา 60% 

ส่วนถ้าเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่มีรายได้สูง ค่าใช้จ่ายเยอะ ควรเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริง จะประหยัดภาษีได้มากกว่า แต่ก็ควรต้องทำรายงานบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวัน และเก็บเอกสารใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่างๆ ไว้ให้ครบ เพื่อใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่บริษัทรับเหมาก่อสร้างที่มีรายได้สูงดังกล่าว ส่วนใหญ่จะเลือกจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ซึ่งตามกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการจัดทำบัญชี ภาษี ปิดงบการเงิน และส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร  

โดยหลักการทำ บัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ให้นำรายได้และรายจ่ายตามอัตราส่วนงานที่ทำเสร็จในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี มารวมคำนวณตามเอกสารหลักฐานที่ใช้เพื่อกิจการจริง ซึ่งเอกสารที่จำเป็นในการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง มีดังนี้ 

 

ประเภทของเอกสารประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีธุรกิจก่อสร้าง ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการใบบัญชีได้ ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ

1.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

2.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

3.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

เอกสารทางด้านรายจ่าย

เอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้างทางด้านของรายจ่าย ผู้ประกอบการต้องเก็บบิล ใบเสร็จ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องทุกอย่างไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการทำบัญชีได้อย่างถูกต้อง ซึ่งประกอบด้วย

– ใบเสร็จรับเงิน

– ใบสำคัญรับเงิน

– ใบสำคัญจ่าย

– เอกสารงานค้ำประกันสัญญาก่อสร้าง

– เอกสารงานประกันภัยก่อสร้าง

– กระทบยอดเงินฝากธนาคาร

– รายงานการเงิน

  – ใบบันทึกเงินสดย่อย

– ใบขอเบิกเงินสดย่อย

– ใบสรุปขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย

– ใบเบิกเงินสำรองจ่าย

– ใบเคลียร์เงินสำรองจ่าย

– ใบนำฝาก / จัดทำรายงานการรับเงิน

– หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย 

 

เอกสารทางด้านการขาย

เอกสารทางด้านการขายที่ใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้างประกอบด้วย

– ใบสั่งซื้อ

– สัญญาจ้างที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

– ใบขอเบิกเงินงวดงานก่อสร้าง

– ใบแจ้งหนี้

– ใบส่งมอบงาน 

และเอกสารอื่นๆ ที่ใช้ประกอบตอนส่งมอบงาน บันทึกบัตรสินค้าหรือเงินงวดที่เรียกเก็บ และบันทึกสมุดรายวันกับบัญชีแยกประเภท

เอกสารทางด้านการจัดซื้อสินค้าเพื่อผลิต

สำหรับงานรับเหมาก่อสร้าง จะต้องมีการซื้อสินค้าวัตถุดิบเพื่อใช้ผลิต ซึ่งก็จำเป็นต้องมีเอกสารการจัดซื้อสินค้าต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ดังนี้ 

– ใบขอซื้อ

– ใบสั่งซื้อ

– ใบตรวจรับสินค้า

– ใบรับของ

– ใบกำกับสินค้า ซึ่งจะต้องได้รับมาพร้อมกับสินค้าที่ซื้อ

 

เอกสารทางด้านการผลิต

ระบบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ในส่วนของการผลิตจะต้องมีเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนี้  – ใบขออนุญาตทำงานล่วงเวลาของแรงงาน 

– ใบควบคุมงานระหว่างทำ

– ใบควบคุมต้นทุนการรับจ้างผลิต

– ใบควบคุมต้นทุนการผลิต

– ใบควบคุมสินค้าคงเหลือ

– ต้นทุนมาตรฐานตามประมาณการ

– ใบรับสินค้าเข้าคลัง

– ใบเบิกสินค้าเพื่อผลิตหรือใบเบิกพัสดุ 

นอกจากนี้ยังมีเอกสารอื่นๆ ที่สำคัญกับการทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง อย่างเช่นงานสัญญากับคู่สัญญาหลัก จะต้องมีเอกสารใบอนุญาตต่างๆ เก็บข้อมูลงานก่อสร้างงานระหว่างทำและงานที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว เอกสารแจ้งเริ่มงาน หนังสือเข้าออก รวมถึงใบสั่งจ้างผู้รับเหมาช่วงหรือสัญญาจ้างผู้รับเหมาช่วง 

 

การเก็บรักษาเอกสารเพื่อใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง 

กิจการรับเหมก่อสร้างต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสาร 

ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้

 

สรุป

ดังนั้น บริษัทรับเหมาก่อสร้างก็จำเป็นต้องทำบัญชีให้ละเอียด เพื่อให้สะดวกเวลายื่นภาษีและกิจการยังสามารถนำไปวางแผนการดำเนินกิจการในอนาคตได้ ซึ่งบริษัทรับเหมาก่อสร้างขนาดใหญ่อาจจ้างพนักงานทำบัญชีประจำเป็นผู้ดูแลให้ (สามารถเช็กความพร้อมเกี่ยวกับการทำบัญชีเองได้จากบทความ “จดบริษัทใหม่… ทำบัญชีบริษัทเอง ง่ายจริง?”) แล้วใช้บริการตรวจสอบบัญชีจากสำนักงานบัญชีทั่วไป 

หรือแค่รวบรวมเอกสารทั้งหมดให้ครบ และส่งให้สำนักงานบัญชีดูแลให้ทั้งหมด เพื่อให้ใช้เวลาไปกับการบริหารจัดการงานรับเหมาก่อสร้างของตนเองได้อย่างเต็มที่