หากจะบอกว่าธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ไม่จำเป็นต้องทำ บัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ก็คงไม่ถูกต้องเสียทีเดียว เนื่องจากถ้าเป็นบุคคลธรรมดาอาจไม่จำเป็นต้องทำบัญชี หากรายได้ไม่สูงมาก และเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา 60%
ส่วนถ้าเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่มีรายได้สูง ค่าใช้จ่ายเยอะ ควรเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบตามจริง จะประหยัดภาษีได้มากกว่า แต่ก็ควรต้องทำรายงานบันทึกรายรับรายจ่ายในแต่ละวัน และเก็บเอกสารใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่างๆ ไว้ให้ครบ เพื่อใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่บริษัทรับเหมาก่อสร้างที่มีรายได้สูงดังกล่าว ส่วนใหญ่จะเลือกจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ซึ่งตามกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการจัดทำบัญชี ภาษี ปิดงบการเงิน และส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
โดยหลักการทำ บัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ให้นำรายได้และรายจ่ายตามอัตราส่วนงานที่ทำเสร็จในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี มารวมคำนวณตามเอกสารหลักฐานที่ใช้เพื่อกิจการจริง ซึ่งเอกสารที่จำเป็นในการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง มีดังนี้
ประเภทของเอกสารประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีธุรกิจก่อสร้าง ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการใบบัญชีได้ ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ
1.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
3.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง
เอกสารทางด้านรายจ่าย
เอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้างทางด้านของรายจ่าย ผู้ประกอบการต้องเก็บบิล ใบเสร็จ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องทุกอย่างไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการทำบัญชีได้อย่างถูกต้อง ซึ่งประกอบด้วย
– ใบเสร็จรับเงิน
– ใบสำคัญรับเงิน
– ใบสำคัญจ่าย
– เอกสารงานค้ำประกันสัญญาก่อสร้าง
– เอกสารงานประกันภัยก่อสร้าง
– กระทบยอดเงินฝากธนาคาร
– รายงานการเงิน
– ใบบันทึกเงินสดย่อย
– ใบขอเบิกเงินสดย่อย
– ใบสรุปขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย
– ใบเบิกเงินสำรองจ่าย
– ใบเคลียร์เงินสำรองจ่าย
– ใบนำฝาก / จัดทำรายงานการรับเงิน
– หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย
เอกสารทางด้านการขาย
เอกสารทางด้านการขายที่ใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้างประกอบด้วย
– ใบสั่งซื้อ
– สัญญาจ้างที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
– ใบขอเบิกเงินงวดงานก่อสร้าง
– ใบแจ้งหนี้
– ใบส่งมอบงาน
และเอกสารอื่นๆ ที่ใช้ประกอบตอนส่งมอบงาน บันทึกบัตรสินค้าหรือเงินงวดที่เรียกเก็บ และบันทึกสมุดรายวันกับบัญชีแยกประเภท
เอกสารทางด้านการจัดซื้อสินค้าเพื่อผลิต
สำหรับงานรับเหมาก่อสร้าง จะต้องมีการซื้อสินค้าวัตถุดิบเพื่อใช้ผลิต ซึ่งก็จำเป็นต้องมีเอกสารการจัดซื้อสินค้าต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ดังนี้
– ใบขอซื้อ
– ใบสั่งซื้อ
– ใบตรวจรับสินค้า
– ใบรับของ
– ใบกำกับสินค้า ซึ่งจะต้องได้รับมาพร้อมกับสินค้าที่ซื้อ
เอกสารทางด้านการผลิต
ระบบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ในส่วนของการผลิตจะต้องมีเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนี้ – ใบขออนุญาตทำงานล่วงเวลาของแรงงาน
– ใบควบคุมงานระหว่างทำ
– ใบควบคุมต้นทุนการรับจ้างผลิต
– ใบควบคุมต้นทุนการผลิต
– ใบควบคุมสินค้าคงเหลือ
– ต้นทุนมาตรฐานตามประมาณการ
– ใบรับสินค้าเข้าคลัง
– ใบเบิกสินค้าเพื่อผลิตหรือใบเบิกพัสดุ
นอกจากนี้ยังมีเอกสารอื่นๆ ที่สำคัญกับการทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง อย่างเช่นงานสัญญากับคู่สัญญาหลัก จะต้องมีเอกสารใบอนุญาตต่างๆ เก็บข้อมูลงานก่อสร้างงานระหว่างทำและงานที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว เอกสารแจ้งเริ่มงาน หนังสือเข้าออก รวมถึงใบสั่งจ้างผู้รับเหมาช่วงหรือสัญญาจ้างผู้รับเหมาช่วง
การเก็บรักษาเอกสารเพื่อใช้ประกอบการทำบัญชีธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง
กิจการรับเหมก่อสร้างต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสาร
ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้
สรุป
ดังนั้น บริษัทรับเหมาก่อสร้างก็จำเป็นต้องทำบัญชีให้ละเอียด เพื่อให้สะดวกเวลายื่นภาษีและกิจการยังสามารถนำไปวางแผนการดำเนินกิจการในอนาคตได้ ซึ่งบริษัทรับเหมาก่อสร้างขนาดใหญ่อาจจ้างพนักงานทำบัญชีประจำเป็นผู้ดูแลให้ (สามารถเช็กความพร้อมเกี่ยวกับการทำบัญชีเองได้จากบทความ “จดบริษัทใหม่… ทำบัญชีบริษัทเอง ง่ายจริง?”) แล้วใช้บริการตรวจสอบบัญชีจากสำนักงานบัญชีทั่วไป
หรือแค่รวบรวมเอกสารทั้งหมดให้ครบ และส่งให้สำนักงานบัญชีดูแลให้ทั้งหมด เพื่อให้ใช้เวลาไปกับการบริหารจัดการงานรับเหมาก่อสร้างของตนเองได้อย่างเต็มที่
