สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องเจอ… หลังจดทะเบียนบริษัท

จากที่เราได้แนะนำหลักการคิด คำนวณ และวิเคราะห์ มาช่วยในการตัดสินใจเรื่องการจดทะเบียนบริษัทกันแล้ว มาคราวนี้หากเลือกแล้วว่าจดทะเบียนบริษัทเหมาะกับธุรกิจของตนเองที่สุด ก็ต้องมาดูต่อว่า หลังจดทะเบียนบริษัท เราต้องทำอะไรบ้าง

 

วันนี้เราจะมาพูดถึง 6 เรื่องสำคัญที่เราต้องเจอ หลังจดทะเบียนบริษัท ดังนี้ค่ะ

1. เปิดบัญชีธนาคารบริษัท
2. การขึ้นทะเบียนประกันสังคม
3. การจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
4. เอกสารค่าใช้จ่ายของกิจการ
5. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
6. เตรียมเอกสารทางการบัญชี ภาษี

เปิดบัญชีธนาคารบริษัท

หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว เจ้าของกิจการต้องไปเปิดบัญชีในชื่อบริษัท เพื่อใช้เป็นบัญชีหลักในการนำเงินที่เกิดจากธุรกรรมของกิจการฝากเข้า-ถอนออก ซึ่งไม่ควรใช้บัญชีส่วนตัวเนื่องจากจะไม่เห็นผลประกอบการที่แท้จริง และยากในการควบคุมเงินเข้า-ออกของกิจการ เพราะหากมีหน่วยงานภายนอกเข้ามาดู เช่นกรณีกู้เงินจากธนาคาร หรือสรรพากรตรวจเอกสารจะทำให้ขาดความน่าเชื่อถือได้

ที่สำคัญเมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้ว ต้องไปเปิดบัญชีภายใน 1 เดือน (แล้วแต่เงื่อนไขของแต่ละธนาคาร) หลังวันก่อตั้งบริษัท หากช้ากว่านั้นจะต้องไปขอคัดหนังสือรับรองใหม่

การขึ้นทะเบียนประกันสังคม

ปัจจุบันเมื่อเจ้าของกิจการได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว ก็จะถูกขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคม กระทรวงแรงงานโดยอัตโนมัติ ซึ่งเมื่อเริ่มมีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป และมีการจ่ายค่าจ้างเป็นเงินเดือน กิจการต้องไปขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงาน ที่สำนักงานประกันสังคม

• เมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้น ต้องไปแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างภายใน 30 วัน
• พนักงานลาออก กิจการต้องแจ้งลาออกภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
• ในแต่ละเดือนให้ส่งเงินประกันสังคมที่หักจากเงินเดือนของพนักงาน พร้อมกับจ่ายเงินสมทบเพิ่มให้กับพนักงาน และส่งให้กับสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

การจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

จริงๆ แล้วกฎหมายไม่ได้มีการบังคับว่าจะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ถ้าหากกิจการที่มีรายได้จากการประกอบธุรกิจเกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี และไม่อยู่ในธุรกิจที่ได้รับยกเว้น ก็จำเป็นต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยปกติจะถูกบังคับให้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามกฎหมายภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่มีรายได้จากการประกอบธุรกิจเกิน 1.8 ล้านบาท

โดยหลังจากจดแล้ว ต้องมีการออกใบกำกับภาษีซื้อขายให้ถูกต้อง เอกสารเขียนถูกต้องครบถ้วน และดำเนินการยื่นนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแก่สรรพากรทุกเดือน นับตั้งแต่วันที่ยื่นจดทะเบียนเป็นต้นไป แม้ว่าบางเดือนจะไม่มียอดธุรกรรมก็ต้องยื่นตามกำหนด

เอกสารค่าใช้จ่ายของกิจการ

ค่าใช้จ่ายสำหรับกิจการ ควรซื้อของทุกอย่างในนามบริษัทเท่านั้น และให้ออกเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสดที่มีชื่อ ที่อยู่ของผู้ขาย และต้องระบุชื่อบริษัทของเราด้วย จึงจะสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายของบริษัท เพื่อใช้ประโยชน์ในการหักค่าใช้จ่ายตอนยื่นภาษีโดยไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม เพราะจะไม่สามารถนำมาหักค่าใช้จ่ายตอนยื่นภาษีได้  ซึ่งค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย ต้นทุนขาย เช่น ค่าซื้อ ค่าภาษีศุลกากร ค่าธรรมเนียม ค่าขนส่งเมื่อซื้อ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร รวมถึงต้นทุนทางการเงินและภาษี

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คือการเสียภาษีรูปแบบหนึ่ง โดยจะถูกหักทันทีหลังจากซื้อขาย แล้วรวบรวมนำส่งสรรพากร ซึ่งนอกจากกิจการจะจ่ายค่าบริการต่างๆ นอกจากใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีที่จะได้รับจากผู้รับเงินตามปกติแล้ว

กิจการในฐานะผู้จ่ายเงิน ต้องหัก ภาษี ณ ที่จ่ายเอาไว้ส่วนหนึ่ง ตามอัตราที่กฎหมายกำหนด แตกต่างกันตามประเภทเงินที่จ่าย ตามอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย เบื้องต้นดังนี้

• ค่าจ้าง และเงินเดือน ต่ำสุด 0%
• จ้างทำงานหรือบริการ ต่ำสุด 0%
• จ้างรับเหมา ทำของ 3%
• จ้างบริการวิชาชีพอิสระ 3%
• ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ 5% 
• ค่าโฆษณา 2%   
• ค่าขนส่ง 1%

ล่าสุดกระทรวงการคลังให้ลดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อจ่ายผ่าน E-withholding tax สำหรับผู้รับเงินรูปแบบบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน นิติบุคคล จาก 5% และ 3% เหลือ 2% จนถึงวันที่ 31 ธันวาคม พ.ศ.2565 และนำส่งส่วนที่หักไว้นั้นแก่สรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป  

เตรียมเอกสารทางการบัญชี ภาษี

ช่วงแรกหลังจดทะเบียนบริษัท เจ้าของกิจการอาจจะรวบรวมเอกสารทั้งรายรับและรายจ่ายของกิจการทั้งหมดที่เกิดขึ้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบรับรองหัก ณ ที่จ่าย เพื่อสรุปข้อมูลและนำส่งภาษีเอง แล้วค่อยส่งให้สำนักงานบัญชีสรุปบัญชี ตรวจสอบงบการเงิน และยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องของกิจการ หลังจากสิ้นปีแทนกิจการ (ทำบัญชีและปิดงบรายปี) หรืออาจจะเลือกจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีให้กิจการเป็นรายเดือน (บริการบัญชีรายเดือน) เลยก็ได้เช่นกัน

สรุป

จะเห็นได้ว่า หลังจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล สิ่งที่ต้องทำเบื้องต้นทั้ง 6 อย่าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการขึ้นทะเบียนประกันสังคม เปิดบัญชีธนาคารบริษัท การจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการเตรียมเอกสารทางการบัญชี ภาษีให้พร้อม ทั้งหมดนี้จะช่วยเอื้อประโยชน์ให้กับเจ้าของกิจการเป็นอย่างมาก

ดังนั้น จึงจำเป็นต้องศึกษารายละเอียดต่างๆ เพื่อนำไปปฏิบัติใช้ในบริษัทของตนเอง ให้สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด