วัฏจักรของการดำเนินธุรกิจรูปแบบนิติบุคคลตามกฎหมายกำหนด คือเมื่อมีการขายย่อมมีรายได้ นำมาจัดทำบัญชี ปิดงบการเงิน และเข้าสู่ กระบวนการสอบบัญชี ตรวจสอบงบการเงิน นำส่งงบการเงินประจำปี ยื่นภาษีตามรอบระยะเวลาที่กำหนด วนเวียนแบบนี้ไปเรื่อยๆ
ดังนั้น เมื่อใครเปิดบริษัทจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะต้องเตรียมพร้อมทั้งในเรื่องของการทำบัญชี และผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เนื่องจากกฎหมายกำหนดว่าบริษัทที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะต้องจ้างผู้ตรวจสอบบัญชี หรือผู้สอบบัญชีอิสระที่ไม่ใช่นักบัญชีของบริษัท และไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัท ทำการตรวจสอบบัญชีและรับรองว่างบการเงินของบริษัทแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง รวมถึงใช้ข้อมูลของผู้สอบบัญชีในการขอจดทะเบียนนิติบุคคล
ตลอดจนหลักการทำบัญชีก็ต้องทำให้ถูกต้องตามาตรฐานบัญชี ก่อนที่จะเตรียมเอกสารเหล่านี้ให้กับผู้สอบบัญชี เพื่อตรวจสอบความถูกต้องต่อไป ซึ่งประกอบด้วย
1.บัญชีรายวัน – บัญชีเงินสด – บัญชีธนาคาร แยกเป็นแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร – บัญชีรายวันซื้อ – บัญชีรายวันขาย – บัญชีรายวันทั่วไป
2.บัญชีแยกประเภท – บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน – บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย – บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ – บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้
3.บัญชีสินค้า
4.บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นแก่การทำบัญชีของธุรกิจ
จากนั้นในส่วนของ กระบวนการสอบบัญชี ที่ผู้สอบบัญชีใช้ตรวจสอบ มีวิธีการตรวจสอบส่วนใหญ่คือ
1.ตรวจสอบเอกสาร
2.การตรวจนับสินค้าคงเหลือ
3.ตรวจการบันทึกบัญชีว่าเป็นไปตามมาตรฐานการรายงานหรือไม่
4.ส่งหนังสือยืนยันยอดกับธนาคาร / ลูกหนี้การค้า / เจ้าหนี้การค้า / เงินกู้ยืม / เงินให้กู้ยืม เป็นต้น
5.การใช้นโยบายบัญชีที่เหมาะสม
โดยนักบัญชีของบริษัทจะต้องเตรียมเอกสารและข้อมูลต่างๆ ไว้ให้ผู้สอบบัญชี เมื่อถึงกระบวนการสอบบัญชี ดังนี้
เอกสารทั่วไปที่ต้องเตรียม เมื่อเข้าสู่ กระบวนการสอบบัญชี
เมื่อถึงกระบวนการสอบบัญชี เอกสารทั่วไปที่นักบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจะต้องเตรียมไว้เมื่อผู้สอบบัญชีเข้าตรวจสอบบัญชี ซึ่งหลักๆ จะประกอบด้วย
1.เตรียมเอกสารสำคัญเกี่ยวกับบริษัท เช่น หนังสือรับรองของบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม ใบอนุญาตต่างๆ
2.เตรียมสำเนาผังองค์กรของบริษัท และระบุชื่อพร้อมตำแหน่งหน้าที่ของผู้รับผิดชอบ
3.เตรียมนโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงานในแต่ละแผนก
4.ระบบควบคุมภายในของบริษัท และการทดสอบการควบคุมภายใน
5.หนังสือรับรองของผู้บริหาร เกี่ยวกับนโยบายการบัญชี การประมาณการทางการบัญชี ราคาขายสินค้าไม่ต่ำกว่าทุน ปัญหา Transfer pricing สิทธิและภาระผูกพัน สบช.3 และ สบช.5
6.ต้นฉบับสัญญาต่างๆ และเอกสารแสดงภาระผูกพันของกิจการ
7.สัญญากู้ยืมธนาคาร (ถ้ามี)
8. หนังสือยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร หรือเงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร
เอกสารทางบัญชีที่ต้องเตรียมเมื่อเข้าสู่ กระบวนการสอบบัญชี
นอกจากเอกสารทั่วไปที่นักบัญชีต้องเตรียมไว้ให้พร้อม สิ่งที่ขาดไม่ได้คือเอกสารทางบัญชี ต้องเตรียมไว้ให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบด้วย ดังนี้
1.รายงานผู้สอบบัญชี และข้อมูลงบการเงิน เช่น งบทดลองปีปัจจุบัน งบแสดงฐานการเงินปีปัจจุบัน งบกำไนขาดทุน
2.สมุดบัญชีธนาคาร Bank Statement และงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
3.ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรและสาระสำคัญของการมีอยู่จริง
4.รายงานภาษีซื้อ-ขาย พร้อมใบกำกับภาษี และสำเนา ภ.พ.30 พร้อมใบเสร็จรับเงิน (เดือนธันวาคมปีปัจจุบัน)
5.รายงานอายุลูกหนี้ และรายงานงบอายุเจ้าหนี้ (AR, AP Aging report)
6.รายงานอายุสินค้าคงเหลือ (Aging Inventory report)
7.รายงานคำนวณมูลค่าสินค้าคงเหลือ เปรียบเทียบ ราคาทุนกับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ (NRV)
8.รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด
9.รายงานการคำนวณต้นทุนผลิต ต้นทุนขาย
10.รายงานการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล พร้อมรายได้ที่ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้ หรือรายจ่ายที่มีสิทธิหักได้เพิ่มขึ้น และรายจ่ายที่ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายตามประมวลรัษฎากร
11.สำเนา ภ.ง.ด.51 (ปีปัจจุบัน) และสำเนา ภ.ง.ด.50 (ปีที่แล้ว)
12.เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีรายวันขั้นต้น รายวันทั่วไป บัญชีแยกประเภท พร้อมสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง
13.รายงานการคำนวณรายได้พนักงาน ทะเบียนพนักงาน สำเนา ภ.ง.ด.1 (ธันวาคมปีปัจจุบัน) และ ภ.ง.ด.1 ก (ปีปัจจุบัน) พร้อมใบเสร็จรับเงิน (เดือน)
14.สำเนา ภ.ง.ด.3 , 53 , 54 พร้อมใบเสร็จรับเงิน (ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย บุคคลธรรมดา นิติบุคคล และจ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(2) (3) (4) (5) หรือ (6) แห่งประมวลรัษฎากร ให้แก่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายของต่างประเทศ)
15.สำเนา ภ.พ.36 พร้อมใบเสร็จรับเงิน (จ่ายให้ผู้ประกอบการในต่างประเทศ ซึ่งมีรายได้ในไทยหรือผู้ประกอบการที่ให้บริการในต่างประเทศ และมีการใช้บริการในไทย)
16.รายงานการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน ที่ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
17.สรุปประเด็นและการจัดทำกระดาษทำการเพื่อการตรวจสอบและการออกหน้ารายงาน
ข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องเตรียมตอบคำถามเมื่อเข้าสู่ กระบวนการสอบบัญชี
หลังจากเตรียมเอกสารไว้เรียบร้อยแล้ว นักบัญชีจะต้องเตรียมคำตอบต่างๆ ไว้ด้วย เพราะผู้สอบบัญชีมักจะถามอยู่เสมอ นั่นคือ
1.โปรแกรมบัญชีที่ใช้
2.ทำไมมีใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้มากจนเกินไป
3.นำค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจมาบันทึกบัญชี
4.การกำหนดเลขที่ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงินไม่เหมาะสม
5.เอกสารประกอบรายการทางบัญชีไม่สมบูรณ์
6.สินทรัพย์ถาวรและการคำนวณค่าเสื่อมราคาไม่เหมาะสม
7.บันทึกบัญชีไม่ถูกปี
สรุป
จะเห็นได้ว่าหากบริษัททำบัญชีไม่ถูกต้อง เตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องไม่ครบ เมื่อเข้าสู่กระบวนการสอบบัญชี จะส่งผลให้ผู้สอบบัญชีเกิดคำถามตามมามากมาย แต่ข้อดีคือจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ช่วยให้บริษัทกลับไปแก้ไขปรับให้ถูกต้องตามมาตรฐานบัญชี และนำไปปรับปรุงการดำเนินงานของธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็นด้านการบริหาร ด้านการเงิน ไม่มีปัญหาตามมาเมื่อส่งข้อมูลให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
