ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไร ที่ทำให้กิจการจำเป็นและจำใจต้อง เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ใหม่ เรื่องที่สำคัญคือ
1.ตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีตอนไหนดี
2.ต้องเตรียมการแจ้งสำนักงานบัญชีเก่าตั้งแต่เนิ่นๆ
3.กำหนดเวลาในการส่งคืนเอกสารและงบการเงินให้แน่นอน
4.ต้องขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีคืนทั้งหมด
5.ขอข้อมูลการบันทึกบัญชี
6.ขอรหัสผ่านต่างๆ
7.กิจการควรมองหาและติดต่อสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ไว้ให้เรียบร้อย ควร เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ตอนไหนดี
ก่อนตัดสินใจว่าจะ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ตอนไหนดี สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาประกอบการตัดสินใจคือ
– เปลี่ยนทันที โดยปกติสำนักงานบัญชีที่เดิมจะต้องใช้เวลาในการปิดงบ จนถึงวันล่าสุด รวมถึงจัดเตรียมข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อส่งต่อให้กับคนที่จะมาดูแลบัญชีต่อ แต่หากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนทัน ในกรณีนี้อาจจะต้องจ่ายค่าทำบัญชีซ้ำซ้อน เพราะสำนักงานบัญชีใหม่ต้องย้อนดูหรือเริ่มต้นทำใหม่ตั้งแต่ต้นปี หรือจนถึงข้อมูลที่กิจการมีล่าสุด อีกทั้งการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันที อาจต้องเสียค่าปรับการยกเลิกก่อนครบสัญญ กับสำนักงานบัญชีที่เดิมก็เป็นได้
– รอให้จบรอบบัญชีก่อนค่อยเปลี่ยน เพื่อความต่อเนื่อง หากเป็นกรณีนี้ ควรคำนวณด้วยว่าหากยังใช้สำนักงานบัญชีเดิมอยู่ไปจนจบรอบบัญชี อาจทำให้ก่อความเสียหายมากกว่าหรือไม่ (หากสำนักงานบัญชีเดิมไม่รับผิดชอบงาน อาจทำให้กิจการได้ข้อมูลจากการบันทึกบัญชีที่ไม่ถูกต้อง หรืออาจเกิดภาระค่าปรับภาษี หรือค่าปรับอื่นๆ)
ก่อน เปลี่ยนสำนักงานบัญชี แจ้งสำนักงานบัญชีเก่าตั้งแต่เนิ่นๆ
และถ้าหากตัดสินใจได้แล้วว่าจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีช่วงไหน กิจการจำเป็นต้องเตรียมการแจ้งสำนักงานบัญชีเก่าตั้งแต่เนิ่นๆ เพราะต้องให้เวลากับสำนักงานบัญชีเก่า ในการปิดบัญชีและเคลียร์เอกสารเพื่อส่งต่อข้อมูลให้กับสำนักงานบัญชีใหม่ ซึ่งโดยทั่วไปสำนักงานบัญชีอาจต้องใช้เวลาประมาณ 1 เดือน ในการปิดบัญชีและเคลียร์เอกสาร
กำหนดเวลาในการส่งคืนเอกสารและงบการเงินให้แน่นอน
กิจการควรกำหนดเวลาในการส่งคืนเอกสารและงบการเงินกลับมายังกิจการให้แน่นอน เพื่อให้ส่งมอบงานกับสำนักงานบัญชีใหม่ได้อย่างตรงเวลานัดหมาย เพราะถ้าหากไม่กำหนดเวลาส่งคืนที่ชัดเจน กิจการก็จะไม่สามารถนัดวันส่งเอกสารให้กับสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ได้
และอาจทำให้เกิดความยืดเยื้อยาวนานเกินไป หรือโดนบ่ายเบี่ยงจากสำนักงานบัญชีเก่า ด้วยสาเหตุอื่นใดที่ไม่สามารถส่งคืนงานได้ หากสำนักงานบัญชีเก่าทำเอกสารหาย จนเป็นสาเหตุของการยืดเวลาการส่งมอบคืนเอกสาร ปัญหาอาจจะเข้ากิจการขึ้นมาก็ได้ เพราะตามกฎหมายได้กำหนดให้กิจการต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปีด้วย
ต้องขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีคืนทั้งหมด
และเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมา กิจการต้องขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีคืนทั้งหมด ได้แก่
– บิลซื้อขาย และใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เคยส่งให้สำนักงานบัญชี
– แบบนำส่งภาษีและใบเสร็จรับเงินภาษีที่ยื่นชำระแล้ว ( เช่น ภ.ง.ด.1, 3, 53 ภ.พ.30 ภ.ง.ด.50,51)
– แบบนำส่งประกันสังคมและใบเสร็จรับเงิน
– ต้นฉบับหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ลูกค้าได้หักไว้
– สำเนาหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่กิจการได้หักลูกค้าไว้ (ทำ ภ.ง.ด.1, 3, 53)
– Bank Statement ทุกธนาคารของกิจการ
– เอกสารอื่นๆ (ถ้ามี)
ขอข้อมูลการบันทึกบัญชี
นอกจากเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีที่ต้องขอคืนทั้งหมดแล้ว ข้อมูลการบันทึกบัญชีก็มีความจำเป็นที่ต้องขอคืนด้วย เช่น
– งบทดลอง (TB)
– สมุดรายวันแยกประเภท (GL) เช่น สมุดรายวันซื้อ, ขาย, รับเงิน, จ่ายเงิน, ทั่วไป
– ทะเบียนทรัพย์สิน
– ทะเบียนลูกหนี้ และเจ้าหนี้
– รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือของสินทรัพย์และหนี้สิน
ขอรหัสผ่านต่างๆ
รหัสผ่านที่ใช้ติดต่อทำธุรกรรมกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งกรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจ และประกันสังคม กิจการจำเป็นต้องขอจากสำนักงานบัญชีเก่าด้วย เพื่อส่งต่อให้สำนักงานบัญชีใหม่ได้ทำต่อได้ ซึ่งประกอบด้วย
– ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบ DBD e-Filling ของกรมพัฒนาธุรกิจ
– ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบจ่ายภาษีออนไลน์ ของกรมสรรพากร
– ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ระบบทำธุรกรรมของสำนักงานประกันสังคม (ถ้ามี)
ก่อน เปลี่ยนสำนักงานบัญชี กิจการควรมองหาและติดต่อสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ไว้ให้เรียบร้อย
โดยระหว่างที่สำนักงานบัญชีเก่ากำลังนี้เคลียร์ทุกอย่างส่งคืนให้กับกิจการ ทางด้านกิจการเองก็ควรมองหาและติดต่อสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ ที่มีบริการรับทำบัญชีไว้ให้เรียบร้อย โดยควรเลือกจาก…
– ราคาที่มีความสมเหตุสมผลกับเนื้องาน ไม่ถูกหรือแพงจนเกินไป เพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพสมราคา และป้องกันการหนีหายเมื่อได้เงินก้อนโตจากกิจการ
– ติดต่อง่าย สะดวก รวดเร็ว ควรเลือกสำนักงานบัญชีที่ติดต่อได้ง่าย และมีการจัดสรรผู้ดูแลให้กับกิจการโดยเฉพาะไม่สลับคนดูแลไปมา เพื่อให้สะดวกในการติดต่อและรู้ข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของกิจการ
– สำนักงานบัญชีมีตัวตนอยู่จริง มีหลักแหล่งชัดเจน เพื่อป้องกันการหนีหาย และกิจการสามารถไว้วางใจได้ว่าจะมีสำนักงานบัญชีค่อยช่วยเหลือตลอดเมื่อถูกตรวจสอบย้อนหลัง หรือถูกเรียกพบ
– สามารถให้คำปรึกษาเรื่องบัญชี ภาษีแก่กิจการได้ สำนักงานบัญชีควรมีความเข้าใจพื้นฐานในธุรกิจของกิจการ เพื่อสร้างคามเชื่อมั่นว่าจะสามารถให้คำปรึกษา และช่วยเหลือได้ตรงรูปแบบของธุรกิจจริง
– ขอบเขตบริการบัญชีที่ตกลงให้บริการ ควรเลือกให้ตรงกับความต้องการของกิจการ เพราะสำนักงานบัญชีบางแห่งก็มีบริการรับทำบัญชีและภาษีไม่ครบทุกเรื่อง
– มีคุณสมบัติครบถ้วนตามกฎหมายกำหนด (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ สำนักงานบัญชีคุณภาพ แบบไหนที่ควรเลือก)
และเมื่อได้รับเอกสาร ข้อมูลต่างๆ ดังที่กล่าวมา รวมถึงเลือกสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ได้เรียบร้อยแล้ว กิจการก็สามารถส่งต่องานบัญชีทั้งหมดไปยังสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ได้อย่างไรครบถ้วนไร้กังวลแล้วค่ะ
