แนวทางวางแผนการทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง

สิ่งที่สำคัญในการวางแผนการทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง คือเรื่องของสต็อก หากกิจการมีการจัดเก็บสินค้าอย่างเป็นระเบียบ และทำข้อมูลระบบบัญชีและงานภาษีให้ถูกต้องตามความเป็นจริงตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจ จะส่งผลให้การดำเนินกิจการขายวัสดุก่อสร้างไม่สะดุด  

โดยการทำบัญชีวัสดุก่อสร้างอาจต้องเข้าใจลักษณะการประกอบกิจการขายวัสดุก่อสร้างของตนเองก่อน ว่าเข้าข่ายลักษณะการประกอบกิจการแบบใด เพื่อใช้วางแผนการทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง ได้อย่างถูกทาง ซึ่งผู้ประกอบการเหล่านี้จะมีการแสดงหรือโชว์สินค้าที่จำหน่ายแตกต่างกัน คือ

– หากเป็นผู้ประกอบการขายปลีกหรือผู้ประกอบการขนส่ง จะมีสินค้าจำหน่ายหน้าร้านอย่างชัดเจนและมีปริมาณมากเพียงพอที่จะมีไว้จำหน่าย

– หากเป็นผู้ประกอบการขายส่งหรือเป็นผู้ประกอบการที่ขายให้เฉพาะส่วนราชการ จะไม่มีสินค้าจำหน่ายหน้าร้าน แต่จะสั่งซื้อสินค้าให้กับลูกค้าแล้วส่งมอบให้กับลูกค้าทันทีทันใด

– หากเป็นผู้ประกอบการขายส่งหรือเป็นผู้ประกอบการตัวแทนจำหน่ายสินค้าภายใต้เครื่องหมายการค้าต่างๆ จะมีตัวอย่างสินค้าให้ลูกค้าเลือกเมื่อลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้า จะดำเนินการสั่งซื้อสินค้าจากผู้ผลิต หรือผู้แทนจำหน่ายส่งมอบงสินค้าให้กับลูกค้า

– หากเป็นผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิต จะผลิตสินค้าไว้เพื่อขายส่งหรือปลีกให้กับลูกค้า

– หากเป็นผู้ประกอบการที่จำหน่ายวัสดุก่อสร้างและรับเหมาก่อสร้างด้วย แต่มีการจำหน่ายวัสดุก่อสร้างเป็นรายได้หลัก

วางแผนทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง จากรายได้ของกิจการ

รายได้หลักหรือรายได้จากการประกอบกิจการขายวัสดุก่อสร้างโดยตรง จะได้จากการขายวัสดุและอุปกรณ์ก่อสร้าง ซึ่งนอกจากนี้ร้านขายวัสดุก่อสร้างทั้งที่ดำเนินกิจการในนามบุคคลธรรมดา และจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ยังมีรายได้อื่นๆ ที่ต้องนำมาลงบัญชีวัสดุก่อสร้างอีก เช่น

– รายได้ค่าส่งเสริมการขาย

– รายได้ส่วนลดรับ มีทั้งส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสด

– รายได้กำไรจากการจำหน่ายทรัพย์สิน

– รายได้กำไรจากการขายสินค้าที่ล้าสมัยหรือมีตำหนิ

– รายได้จากเงินปันผล (เกิดจากการลงทุน)

– รายได้ดอกเบี้ยรับ (เกิดจากการให้หุ้นส่วนผู้จัดการ กรรมการผู้จัดการ บริษัทในเครือ หรือบุคคลทั่วไปกู้ยืมเงิน)

– กำไร/ขาดทุน จากอัตราแลกเปลี่ยน

– เงินชดเชยค่าภาษีอากร

 

วางแผนทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง จากรายจ่ายของกิจการ

นอกจากรายได้ที่กิจการต้องนำมาบันทึกลงบัญชีวัสดุก่อสร้างแล้ว กิจการจำเป็นต้องเก็บเอกสารายจ่ายทั้งหมด พร้อมนำมาบันทึกบัญชีวัสดุก่อสร้างให้ถูกต้องเช่นกัน โดยรายจ่ายหลักๆ ที่กิจการต้องเจอประกอบด้วย 

  1.รายจ่ายที่เป็นต้นทุนของการขาย เช่น ค่าซื้อสินค้า ส่วนลดเงินสด ส่วนลดการค้า รางวัลจากการซื้อสินค้า หารส่งเสริมการขาย เป็นต้น

2.รายจ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าขนส่ง ค่าเช่าโกดังเก็บสินค้า ดอกเบี้ยจ่าย ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าพาหนะ ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า เป็นต้น

 

วางแผนการทำ บัญชีวัสดุก่อสร้าง จากรายรับ-รายจ่ายของกิจการ

จากลักษณะการประกอบกิจการดังที่กล่าวไปแล้วข้างต้น จะเห็นว่าส่วนใหญ่จะเป็นผู้ประกอบการขายปลีกหรือผู้ประกอบการขนส่ง ที่มีสินค้าจำหน่ายหน้าร้านอย่างชัดเจน และมีปริมาณมากเพียงพอที่จะมีไว้จำหน่าย ดังนั้น การทำบัญชีวัสดุก่อสร้าง สำหรับผู้ที่เริ่มต้นธุรกิจขายวัสดุก่อสร้าง ควรวางแผนให้ดี ซึ่งหลักๆ ประกอบด้วย

– วางระบบหลังบ้านเรื่องการขาย เช่น สินค้าที่ขายหน้าร้านควรมีโปรแกรมสำเร็จรูปเข้ามาช่วยในการตัดสต็อกเข้าออกอัตโนมัติ  

– ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าให้กับลูกค้า ต้องออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ หรือออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเมื่อมีการร้องขอจากลูกค้า (กิจการต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก่อน)

–  ควรตรวจนับสต็อกบ่อยๆ อาจสุ่มตรวจเป็นบางรายการสัปดาห์ละ 1 ครั้ง หรือเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อให้เกิดความแม่นยำ และเมื่อถึงช่วงสิ้นปีก็จะสามารถนำมูลค่าสินค้าคงเหลือ ไปบันทึกลงบัญชีวัสดุก่อสร้างในงบการเงินได้อย่างถูกต้อง

– กรณีที่กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) (ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่บทความ “จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตอนไหน และใครที่ควรจดบ้าง”) ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้า 7% ไม่ว่าลูกค้าจะรับใบกับกับภาษีหรือไม่ก็ตาม กิจการจำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีทุกบิล เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มทุกรายการแก่สรรพากร 

– กรณีที่กิจการซื้อสินค้าไม่ว่าจะเป็นจากโรงงาน ร้านค้าใหญ่ที่อยู่รูปแบบนิติบุคคล จะต้องขอใบกำกับภาษีซื้อทุกครั้ง เพื่อนำภาษีซื้อมาหักกับภาษีขายของกิจการ 

ทั้งนี้ ลูกค้าของธุรกิจขายวัสดุก่อสร้างจะเป็นลูกค้าทั่วไปเสียส่วนใหญ่ ซึ่งปัญหาของธุรกิจนี้คือ ฝั่งลูกค้าที่ซื้อสินค้า ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยรับใบกำกับภาษีขาย ส่วนฝั่งคนขายวัสดุก่อสร้างเวลาซื้อสินค้าเข้าร้าน ก็ไม่ค่อยมีใบกำกับภาษีซื้อให้ ซึ่งทำให้เวลาลงบัญชีวัสดุก่อสร้าง จะไม่ได้ลงบันทึกยอดรายจ่ายทางบัญชีภาษีบางตัว ทำให้งบการเงินไม่ตรงกับความเป็นจริง ดังนั้น เวลาบันทึกรายการควรทำให้ภาษีขายกับภาษีซื้อสมดุลกัน

 

สรุป

แต่เนื่องจากธุรกิจขายวัสดุก่อสร้างจะทำในนามบุคคลธรรมดาส่วนใหญ่ ซึ่งพบว่ามีการนำส่งภาษีผิดพลาดบ่อย ส่งผลให้ต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้นหลายเท่าตัว ด้วยเหตุนี้กิจการต้องรวบรวมเอกสารให้ครบถ้วน เช่น เอกสารการซื้อของเข้าร้าน ค่าใช้จ่ายไม่ว่าจะเป็นจ่ายเงินเดือน ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าเช่า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ จะต้องเก็บรวบรวมทั้งหมด เพื่อใช้ลดหย่อนภาษีตามค่าใช้จ่ายจริงได้อย่างครบถ้วนถูกต้อง จะช่วยให้ฐานภาษีต่ำลงและเสียภาษีสบายกระเป๋ามากขึ้น

หรือกิจการเริ่มใหญ่โตขึ้นและมีรายได้สูง ควรจดบริษัทเป็นนิติบุคคลและจ้างทำบัญชี ให้สำนักงานบัญชีดูแลเรื่องการทำบัญชีภาษีให้ เพราะถึงแม้กิจการจะดำเนินกิจการในนามบุคคลธรรมดา ก็ต้องทำบัญชีวัสดุก่อสร้างอยู่แล้ว หากจดทะเบียนนิติบุคคล นอกจากจะได้ทำบัญชีตามกฎหมายกำหนดอย่างถูกต้อง ยังเพื่อให้คำนวณภาษีจากกำไรสุทธิ จะช่วยประหยัดภาษีเพิ่มขึ้น และดำเนินกิจการอย่างตรงไปตรงมา ไม่ต้องกังวลว่าจะถูกสรรพากรตรวจสอบย้อนหลัง