เปิดข้อมูลการจัดทำ… บัญชีร้านขายของชำ

บัญชีร้านขายของชำ …การดำเนินธุรกิจของเจ้าของร้านชำในทุกวันนี้ การซื้อขายของมักมีการจัดเก็บข้อมูลการซื้อขายของหน้าร้าน หรือการคำนวณเงินต่างๆ โดยการจดบันทึกลงกระดาษด้วยมือ ทำให้ยากต่อการจัดการข้อมูลต่างๆ มีความล่าช้า และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย แต่ในปัจจุบันนี้ได้มีเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาเกี่ยวข้องในชีวิตมากขึ้น จึงทำให้มีระบบการจัดการหน้าร้านมาช่วยในการจัดการกับข้อมูล เช่น การจัดการในเรื่องระบบจัดเก็บสินค้า ระบบการคิดคำนวณเงิน ระบบ บัญชีร้านขายของชำ เป็นต้น

ดังนั้นข้อมูลที่จะนำเสนอในวันนี้จะกล่าวถึงในเรื่องของการทำ บัญชีร้านขายของชำ เป็นหลัก เพราะระบบการเงินเป็นตัวขับเคลื่อนหลักให้ร้านชำมีความก้าวหน้าและได้ผลกำไรมากขึ้น ซึ่งโครงสร้างของข้อมูลจะประกอบด้วยอะไรบ้างสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้

การวางระบบ บัญชีร้านขายของชำ 

การวางระบบบัญชีร้านขายของชำที่ดีเปรียบเสมือนการสร้างรากฐานให้กับร้านชำ เที่ยงตรง สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย และยังนำข้อมูลมาใช้ตัดสินใจในการซื้อขายได้ทันเวลาอีกด้วย ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้มีองค์ประกอบดังนี้

การรวบรวมข้อมูลทางบัญชี ในขั้นตอนแรกของการทำบัญชีก็คือ การรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นรายการรายรับรายจ่ายทั้งหมด ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ที่มาส่งของ (ในกรณีเป็นร้านขายของชำขนาดใหญ่หรือมีหลายสาขา) บิลค่าน้ำ บิลค่าไฟ บิลค่าน้ำมัน (ในกรณีที่ไปซื้อของมาขายเอง) เอกสารเกี่ยวกับภาษี และบัญชีเงินเดือนพนักงาน (ซึ่งร้านขายของชำขนาดใหญ่ที่มีจำนวนของขายเยอะๆ จำเป็นต้องมีพนักงาน) ให้รวบรวมและตรวจสอบดูว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ แล้วนำข้อมูลทั้งหมดมาแยกเป็นหมวดหมู่ 

หมวดหมู่ทางบัญชีร้านขายของชำ เจ้าของร้านควรแจกแจงหมวดหมู่ของเอกสารการทำบัญชีทั้งหมด และสามารถแบ่งข้อมูลการทำบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูล เช่น เงินสด สินค้ารับเข้า-คงเหลือในสต็อก ค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ต่างๆ ค่าจ้างพนักงาน ค่าเช่าสถานที่ (ถ้ามี) เป็นต้น โดยนำข้อมูลทั้งหมดนี้ลงในสมุดทำบัญชี โดยหมวดหมู่บัญชีที่ต้องทำแยกออกมา ได้แก่ 

• รายได้ เกิดจากยอดขายในแต่ละวัน หรือยอดการขายทั้งหมดที่ขายให้กับลูกค้า
• รายจ่าย เป็นรายจ่ายหรือค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เจ้าของร้านขายของชำได้ใช้ไป เช่น ค่าอุปกรณ์ในการวางของขาย (ชั้นวางของ) ตู้แช่สินค้า ค่าจ้างแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการทำป้ายโฆษณาทางการตลาด เป็นต้น
• สินทรัพย์ เป็นรายละเอียดข้อมูลที่มีอยู่ ได้แก่ เงินสดในบัญชีที่ได้รับ และทรัพย์สิน เช่น อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ รวมถึงบ้าน อาคาร สิ่งพวกนี้เรียกว่า บัญชีสินทรัพย์
• หนี้สิน เป็นตัวเงินที่ยังคงค้างไว้  ไม่ว่าจะเป็นหนี้สินจากเงินกู้ธนาคารที่มาเปิดร้าน เงินที่ร้านขายของชำติดซัพพลายเออร์ไว้ (ในกรณีที่เอาของมาขายก่อนจ่ายทีหลัง) หรือเงินเดือนที่ค้างจ่ายพนักงานอยู่ ฯลฯ

การจัดทำสมุดบัญชีร้านขายของชำ เป็นการทำสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้สำหรับบันทึกรายการเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งเท่านั้น เหมาะสำหรับกิจกรรมที่มีรายการนั้นๆ ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ และเกิดขึ้นซ้ำๆ ไม่ว่าจะเป็นสมุดบัญชีรายวันที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้บันทึกรายการเฉพาะเรื่องได้สะดวกและรวดเร็ว เช่น สมุดบัญชีซื้อ สมุดบัญชีขาย สมุดรายวันรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงิน สมุดบัญชีสินทรัพย์ สมุดบัญชีหนี้สิน เป็นต้น

เดบิต เครดิต รู้ไว้ถือว่าดีมีประโยชน์ด้านบัญชี

การบันทึกเครดิตและเดบิต เจ้าของร้านขายของชำอาจจะไม่คุ้นชิ้นกับคำว่า เครดิต กับ เดบิต เท่าไหร่นัก แต่เป็นสิ่งสำคัญในการทำบัญชีร้านขายของชำอีกอย่างที่ควรรู้เลยทีเดียว โดยการทำเดบิต เครดิต ซึ่งทุกรายการรับและรายการจ่าย สามารถแบ่งได้เป็น เดบิต หรือ เครดิต เดบิตกับเครดิตจะต้องเท่ากันตอนจบเสมอ เช่น หากได้รับเงินมาจากลูกค้าเป็นเงินสดก็จะจดบันทึกลงในส่วนเดบิตเงินสด และเครดิตของลูกหนี้ แต่ถ้าหากใช้งบในการทำป้ายโฆษณาก็ต้องลงในส่วนเดบิตส่วนงบการตลาด และเครดิตส่วนเงินสด เป็นต้น

ในส่วนของเดบิตเพิ่มรายจ่ายและสินทรัพย์ เช่น ชั้นวางสินค้าของร้าน จะลดผ่านเครดิต ส่วนบัญชีอื่น เช่น หนี้และรายได้จะเพิ่มผ่านเครดิต และลดผ่านเดบิต หลักการทำบัญชีมีกฎตายตัวเป็นของตัวเองเพราะฉะนั้นสามารถท่องจำได้เลย

จำนวนรายการเครดิตและเดบิตไม่จำเป็นต้องเท่ากันก็ได้ ตราบใดที่มูลค่าของเดบิตและเครดิตตอนจบเท่ากัน เช่น ลูกค้าบางคนอาจจะชำระด้วยเงินสดครึ่งหนึ่งและเครดิตอีกครึ่งหนึ่ง (ในกรณีเป็นร้านขายของชำขนาดใหญ่ที่มีการขายส่งด้วย) เป็นต้น จะมีบัญชีเดบิตสองอย่างคือ บัญชีเงินสดและบัญชีลูกหนี้ ส่วนบัญชีเครดิตมีแค่อย่างเดียวคือ บัญชีการขาย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี เดบิต เครดิต ดังตาราง

กล่าวโดยสรุป จากข้อมูลการทำบัญชีร้านขายของชำ การทำสมุดบัญชีต่างๆ และข้อมูลเกี่ยวกับเครดิต เดบิต ที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นนั้น หากเจ้าของร้านขายของชำรู้สึกว่าการจัดการรายรับรายจ่าย รวมถึงการทำระบบบัญชีภายในร้าน มีความยุ่งยากและซับซ้อนเกินกว่าจะรับมือไหวในกรณีที่ร้านมีขนาดใหญ่หรือมีหลายสาขา แนะนำให้จ้างนักบัญชีมืออาชีพมาช่วยเป็นตัวแทนให้กับทางร้านเพื่อช่วยให้กิจการมีระบบและเป็นระเบียบแบบแผนมากยิ่งขึ้น