เทคนิคการทำ บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ

เรื่องของ บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ ถือเป็นหัวใจหลักสำคัญของทุกๆ กิจการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม เพราะเป็นตัวช่วยในเรื่องการคำนวณกำไร ขาดทุน หรือต้องมีการปรับปรุงในด้านอื่นๆ หรือไม่ เพื่อให้รู้ว่ากิจการดำเนินไปในทิศทางใด และนี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่กิจการควรมีการทำรายรับ รายจ่ายเบื้องต้น 

ถ้าเจ้าของมีความรู้ด้าน บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำก็จะง่ายต่อการทำบัญชี แต่ถ้าไม่มีความรู้ทางด้านนี้เลย อาจทำเป็นข้อมูล บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ แบบคร่าวๆ แล้วค่อยว่าจ้างนักบัญชีมืออาชีพช่วยจัดการดูข้อมูลแบบละเอียดอีกทีก็สามารถทำได้ แล้วข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับอะไรบ้างลองมาติดตามดูได้ดังนี้ 

เปิดร้านขายของชำ..ทำไมต้องทำบัญชีรายรับ รายจ่าย

การเปิดร้านขายของชำเป็นของตนเอง ไม่ว่าจะเปิดร้านในรูปแบบมีหน้าร้านทั่วไป หรือการเปิดร้านแบบออนไลน์ ก็ถือเป็นอีกประเภทธุรกิจที่จำเป็นต้องมีการจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่าย เพื่อให้มีความถูกต้องและแม่นยำระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในร้าน แต่อย่าลืมว่าการทำธุรกิจทุกประเภทเจ้าของกิจการต้องหวังผลกำไรเป็นส่วนใหญ่ และไม่ใช่ผลกำไรที่มาจากการคิดด้วยตนเองคร่าวๆ หรือมาจากการคาดคะเน แต่ต้องเป็นตัวเลขที่มีเหตุผลเกิดจากการซื้อ-ขายจริงๆ

เมื่อร้านขายของชำเห็นตัวเลขทางบัญชีที่เกิดขึ้น จะทำให้มองเห็นภาพธุรกิจและวางแผนธุรกิจได้ง่ายกว่าเดิม เช่น ค่าใช้จ่ายตรงไหนควรลดลงเพื่อประหยัดต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายส่วนไหนควรเพิ่มเพื่อสร้างผลกำไรให้มากยิ่งขึ้น และที่สำคัญคือ ระบบการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ จะช่วยในตอนสุดท้ายที่ต้องยื่นภาษีเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดจนนำไปสู่การเรียกเก็บภาษีย้อนหลังจากกรมสรรพากร

ข้อมูลการทำ บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ แบบเข้าใจง่าย

ในการทำ บัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ นั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไร  เหมือนกับการทำบัญชีส่วนตัวแบบง่ายๆ เน้นเข้าใจง่าย เพียงแค่ปรับลักษณะการทำบัญชีให้เข้ากับลักษณะร้านเท่านั้น อาจจะเพิ่มแบบฟอร์มทางบัญชีเข้าไปให้ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยมีข้อมูลการทำดังนี้

1.จัดทำเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วนจัดเก็บง่าย หน้าตาของบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ สามารถทำได้ง่ายๆ ซึ่งในปัจจุบันมีสมุดแบบฟอร์มการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำเร็จรูป สามารถกรอกรายละเอียดลงไปได้เลย แต่ถ้าหากอยากทำด้วยตนเองก่อนคร่าวๆ แล้วค่อยไปลงในสมุดบัญชีจริงอีกทีก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยกรอกรายละเอียดตามช่องดังนี้ 

– ช่องวันเดือนปี สำหรับการระบุวันที่ในการทำรายรับรายจ่ายนั้นๆ 

– ช่องรายการ ให้ลงรายละเอียดว่าดำเนินการรับ-จ่ายในเรื่องใดไปบ้างในแต่ละวัน 

– ช่องรายรับ ใช้สำหรับบันทึกตัวเลขจากจำนวนเงินที่รับมาในแต่ละวัน

– ช่องรายจ่าย สำหรับบันทึกตัวเลขจากการจ่ายเงินออกไปในแต่ละวัน ซึ่งต้องแยกออกเป็น 2 ช่อง คือ ช่องค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า เช่น ซื้อวัตถุดิบ หรือซื้อสินค้าที่จะนำมาขาย และช่องค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากสินค้าที่ซื้อมาขาย เช่น ค่าขนส่ง ค่าจ้าง ค่าน้ำมันรถ เป็นต้น 

– ช่องยอดรวม เป็นยอดรวมที่จะสรุปรายเดือนว่ายอดขายจริงที่ได้นั้นจะเป็นกำไรหรือขาดทุน ทั้งนี้สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ หลักการทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ที่ถูกต้อง

2.ให้ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำเป็นประจำทุกเดือน เมื่อเข้าใจแล้วว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำมีหน้าตาแบบไหน หลังจากนั้นให้ใส่รายละเอียดต่างๆ ลงไปทุกเดือนตามช่องที่กล่าวไว้ด้านบน 

ที่สำคัญรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นควรมีบิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี (ในกรณีที่ร้านขายของชำมีขนาดใหญ่และจดเป็นบริษัท) แยกให้ชัดเจนเป็นรายเดือน เพื่อเป็นการยืนยันถึงที่มาที่ไปของจำนวนเงินว่าได้รับและจ่ายออกไปจริงๆ 

ส่วนในกรณีที่เจ้าของร้านขายของชำเป็นบุคคลธรรมดาหรือบุคคลทั่วไป อาจให้มีการเขียนชื่อร้าน / ชื่อบุคคล แล้วมีการเซ็นกำกับจากผู้ขายเอาไว้ เพื่อใช้เป็นเอกสารรายรับรายจ่ายที่นำไปใช้ยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.90) และภาษีเต็มปี (ภ.ง.ด.94) ได้อีกด้วย

3.มีการวางแผนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้ในอนาคตเพื่อขยายสาขาร้าน เมื่อรู้ถึงสภาพคล่องทางการเงินของร้านจากรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว จะช่วยให้เกิดการวางแผนงานในอนาคตให้สอดคล้องอย่างลงตัว เช่น มีต้นทุนค่าใช้จ่ายบางเรื่องเยอะเกินไป ก็วางแผนที่จะลดส่วนดังกล่าวลงเพื่อเพิ่มผลกำไรให้มากขึ้น  เปลี่ยนช่องทางการขายเพื่อเข้าถึงลูกค้าเป้าหมายมากขึ้น เป็นต้น

4.เมื่อมีระบบบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำที่เข้มแข็งแล้ว หากเจ้าของร้านอยากหาแหล่งเงินทุนก็สามารถทำได้ง่าย เพราะแหล่งเงินทุนเสมือนเป็นตัวช่วยเพิ่มโอกาสในการเติบโตได้มากขึ้น ซึ่งสถาบันการเงินจำเป็นต้องขอดูรายละเอียดทางด้านบัญชีเพื่อเป็นตัวพิจารณาความเหมาะสมในการปล่อยสินเชื่อต่างๆ ดังนั้นการมีบัญชีรายรับรายจ่ายที่ชัดเจนก็ย่อมเพิ่มความเป็นไปได้ในการจัดหาแหล่งเงินทุนที่เหมาะสมได้ง่าย

กล่าวโดยสรุป จากที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดจะเห็นได้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ หากเป็นร้านเล็กๆ มีของขายไม่เยอะ เจ้าของร้านสามารถทำบัญชีรายรับ รายจ่าย และจัดการสต็อกด้วยตัวเองได้ง่ายๆ แต่ถ้าเมื่อใดก็ตามกิจการขยับขยายใหญ่โตขึ้น เจ้าของร้านขายของชำต้องทำระบบการวางแผนทางด้านบัญชีที่เป็นรายรับรายจ่าย และสต็อกให้ละเอียดขึ้น รวมทั้งต้องจัดการด้านภาษีที่ต้องยื่นควบคู่ไปด้วย ซึ่งเมื่อกิจการขยายใหญ่ขึ้นส่วนใหญ่เจ้าของธุรกิจจะหาสำนักงานบัญชีเข้ามาช่วยในการดูระบบให้เพื่อแบ่งเบาภาระให้กับธุรกิจ