สินค้าคงเหลือ ไม่ตรงกับรายงาน ทำไงดี! เสี่ยงถูกตรวจสอบ?

ในโลกของการทำธุรกิจ ปัญหาเปรียบดังอุปสรรคที่มีไว้ให้ผู้ประกอบการแก้ไข เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ สร้างความแข็งแกร่งและประสบการณ์ สะสมชั่วโมงบินเพื่อพัฒนาธุรกิจต่อไป เช่นเดียวกับผู้ประกอบการที่ขายสินค้าและเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งต้องมีการเช็กสต็อก สินค้าคงเหลือ ไว้สำหรับเป็นข้อมูลในการคำนวณต้นทุนขายและกำไรสุทธิของกิจการ จัดทำงบการเงิน ใช้ประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (สามารถอ่านเพิ่มเติมเรื่องรายงานสินค้าและวัตถุดิบได้จากบทความ บทความ “รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ต้องส่ง (สรรพากร) แต่ต้องทำ?”)

แต่ถ้าเช็กสต็อกแล้วสินค้าคงเหลือกลับไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ กิจการต้องแก้ไขให้ตรงกับรายงาน เนื่องจากหากสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงาน โอกาสที่จะถูกสรรพากรขอเข้าตรวจสอบสต็อกย่อมมีความเป็นไปได้สูง

ดังนั้น ผู้ประกอบการต้องรู้สาเหตุที่มาที่ไปของสินค้าคงเหลือที่ไม่ตรงกับรายงาน และหาวิธีการแก้ไขปัญหาสินค้าคงเหลือได้ทันท่วงทีก่อนที่จะถูกสรรพากรตรวจสอบ

ความหมายของ สินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือ (Inventory) คือสินทรัพย์หมุนเวียนของกิจการซึ่งประกอบด้วย

– สินค้าสำเร็จรูปที่ถือไว้เพื่อขายตามลักษณะการประกอบธุรกิจตามปกติของกิจการ

– งานหรือสินค้าระหว่างทำที่อยู่ในระหว่างกระบวนการผลิตเพื่อให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปเพื่อขาย

– วัตถุดิบหรือวัสดุที่มีไว้เพื่อใช้ในกระบวนการผลิตสินค้าหรือให้บริการ

ทั้งนี้ รวมถึงสินค้าที่ซื้อมาและถือไว้เพื่อขายต่อ เช่น สินค้าที่ผู้ค้าปลีกซื้อมาและถือไว้เพื่อขายต่อ หรือที่ดินและอสังหาริมทรัพย์อื่นที่ถือไว้เพื่อขายต่อ ตลอดจนสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตหรือ สินค้าระหว่างผลิตโดยกิจการ ในส่วนของวัตถุดิบหรือวัสดุที่ถือไว้เพื่อรอที่จะใช้ในกระบวนการผลิตด้วยเช่นกัน

ปัญหา สินค้าคงเหลือ ไม่ตรงกับรายงานมีอะไรบ้าง

หากสินค้าคงเหลือเมื่อนับสต็อกแล้วพบว่าไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ว่าตัวเลขที่ออกมาจะสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง ถือเป็นจุดเสี่ยงที่สรรพากรมักตรวจสอบ ซึ่งปัญหาหลักจะมีอยู่ 2 ประเด็นคือ

1.สินค้าคงเหลือน้อยกว่ารายงาน (สินค้าขาด)

สินค้าคงเหลือน้อยกว่ารายงาน (สินค้าขาด) คือสินค้าที่ตรวจนับมีจำนวนต่ำกว่ายอดที่แสดงในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ อาจเกิดจากสินค้าสูญหาย นำสินค้าออกโดยไม่บันทึกรายการ หรือการขายสินค้านอกระบบโดยไม่เปิดใบกำกับภาษี ซึ่งจะถือเป็นสินค้าขายต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม และเสียค่าปรับสูงสุดถึง 2 เท่า โดยแยกประเด็นได้คือ

1.1 ภาษีขาย หากนับสินค้าในสต็อกได้น้อยกว่าในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ส่วนที่ขาดไปจะถือเป็นการขาย ซึ่งต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยออกใบกำกับภาษีหรือไม่ออกใบกำกับภาษีก็ได้ ตามคำสั่งของสรรพากรที่ว่า ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อมีความผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำใบกำกับภาษี

ทั้งนี้ วิธีการคำนวณภาษี ให้นำราคาสินค้าตามราคาตลาดซื้อขายที่เป็นจริง ในวันที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น มาเป็นฐานภาษีแล้วคูณด้วย 7%

1.2 เบี้ยปรับ นอกจากเสียภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะต้องเสียค่าปรับ 2 เท่าของจำนวนเงินภาษีที่ต้องเสียด้วย แต่อาจจะมีการปรับลดลงแล้วแต่กรณี

1.3 รายงานการตรวจนับสินค้า ให้นำไปเป็นหลักฐานในการปรับปริมาณสินค้าที่ขาดจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบ เพื่อปรับยอดให้ตรงกับความเป็นจริง

2.สินค้าคงเหลือมากกว่ารายงาน (สินค้าเกิน)

สินค้าคงเหลือมากกว่ารายงาน (สินค้าเกิน) คือสินค้าที่ตรวจนับมีจำนวนมากกว่าในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งอาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น รับสินค้าโดนไม่บันทึกรายการ จัดการเอกสารผิดพลาด หรือบกพร่องในระบบการควบคุมสินค้า ถือว่าเป็นการจัดทำสินค้าไม่ถูกต้อง ต้องเสียค่าปรับ แต่ไม่มีเบี้ยปรับที่ต้องเสีย อธิบายได้ดังนี้

2.1 ค่าปรับ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท (เปรียบเทียบปรับเพียง 1,000 บาท) ซึ่งจะมีอายุความ 1 ปี นับจากวันที่กระทำผิด แต่ไม่ต้องเสียเบี้ยปรับ

2.2 รายงานการตรวจนับสินค้า ให้นำไปเป็นหลักฐานในการปรับเพิ่มปริมาณสินค้าที่เกินจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบ เพื่อปรับยอดให้ตรงกับความเป็นจริง

 

วิธีแก้ปัญหาสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงาน

หลังจากนับสินค้าในสต็อกแล้วพบว่า สินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ผู้ประกอบการต้องทำการแก้ไขปรับปรุงโดยมีแนวทางดังนี้ 1.กรณีสินค้าคงเหลือมากกว่าความเป็นจริง (สินค้ามากกว่ารายงานสินค้าและวัตถุดิบ) ให้แก้ไขสินค้าคงเหลือที่มีจริงตามที่ตรวจนับได้ หรือตามระบบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า และผู้ประกอบการตรวจสอบว่ามีเอกสารขายที่ไม่ได้ลงบัญชีที่ผ่านมาด้วยหรือไม่

2.กรณีสินค้าคงเหลือน้อยกว่าความเป็นจริง (สินค้าน้อยกว่ารายงานสินค้าและวัตถุดิบ) ให้แก้ไขสินค้าคงเหลือที่มีจริงตามที่ตรวจนับได้ หรือตามระบบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า และผู้ประกอบการตรวจสอบว่ามีเอกสารการซื้อที่ไม่ได้ลงบัญชีที่ผ่านมาด้วยหรือไม่

3.นำระบบไอทีเข้ามาช่วยแก้ไข ถึงแม้ว่าจะไม่สามารถช่วยได้ทั้งหมดก็ตาม แต่ก็จะช่วยให้พนักงานทำงานได้สะดวกขึ้น ข้อมูลเชื่อมโยงกันได้ง่ายและเห็นปัญหาได้ชัดเจนขึ้น เพราะระบบไอทีบางอย่างมีแจ้งเตือนเมื่อสต็อกไม่ตรง หรือสามารถดูข้อมูลสต็อกได้ตลอดเวลา

4.ตรวจสต็อกให้บ่อย แม้ว่าจะมีระบบไอทีเข้ามาคุมแล้ว แต่ก็ควรนับมือซ้ำอีกรอบเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ

5.เพิ่มกระบวนการป้องกันความผิดพลาด เพราะความผิดพลาดเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ อาจจะต้องติดกล้องวงจรปิดเพื่อป้องกันขโมย หรือใช้ระบบบาร์โค้ดเพื่อป้องกันการลงข้อมูลผิด เป็นต้น

6.จ้างสำนักงานบัญชีให้ช่วยดูแลจัดทำบัญชี เพราะสำนักงานบัญชีจะมีความละเอียดรอบคอบ และเข้าใจระบบการทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ รวมถึงเอกสารงานบัญชีทั้งหมด สามารถให้คำปรึกษาและคอยตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยของระบบบัญชีให้กับบริษัทได้

สรุป

ความจริงแล้วการแก้ปัญหาสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สามารถทำได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ และความพร้อมด้านต่างๆ ภายในองค์กร ในบางธุรกิจควรมีคนดูแลสต็อกโดยเฉพาะ จะช่วยให้ดูแลสต็อกได้ทั่วถึงกว่า

สุดท้ายก็จะส่งผลให้สินค้าคงเหลือตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ถูกตรวจสอบภายหลัง และเพื่อใช้เป็นเครื่องมือช่วยในเรื่องการบริหารจัดการภายใน ป้องกันการทุจริตของพนักงาน สามารถช่วยทำให้ทราบการหมุนเวียนของสินค้าและวัตถุดิบที่แท้จริง เพื่อใช้ประโยชน์ในการวางแผนการซื้อขายในอนาคตได้