บัญชีร้านขายยา ควรจ้างทำหรือไม่

บัญชีร้านขายยา …จากสถานการณ์โรคระบาดหนักกระจายทั่วโลก ทำให้ผู้คนป่วยง่ายขึ้นและเพิ่มจำนวนอย่างต่อเนื่อง ร้านขายยาจึงเป็นตัวช่วยหนึ่งที่เข้าถึงผู้ป่วยได้รวดเร็วที่สุด ใครป่วยไม่หนักมากก็จะเลือกเข้าร้านขายยาแทนการไปไกลถึงโรงพยาบาล  

ด้วยเหตุนี้จึงทำให้ธุรกิจร้านขายยามีรายรับและรายจ่ายเพิ่มขึ้น หากเพิ่มขึ้นหลายล้าน เจ้าของธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ก็หมดกังวลในเรื่องของการทำ บัญชีร้านขายยา เพราะส่วนใหญ่จะจ้างทำบัญชีอยู่แล้ว แต่หากเป็นเจ้าของร้านขายยาที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (จดบริษัทร้านขายยา ดีกว่าจริงหรือ?) ซึ่งมีการทำ บัญชีร้านขายยา บันทึกรายรับรายจ่ายเอง อาจไม่ง่ายอีกต่อไป โอกาสผิดพลาดมีสูงขึ้น 

แถมต้องมีหน้าที่ทำบัญชียาตามเงื่อนไขของกฎกระทรวงอีกด้วย ซึ่งมีรายละเอียดค่อนข้างเยอะ หากไม่ปฏิบัติตามจะถูกพักใบอนุญาตขายยาชั่วคราว และเสียค่าปรับ การบริหารจัดการในเรื่องบัญชีจะยุ่งยากซับซ้อนหลายเท่า ก็ควรใช้บริการรับทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีจะสะดวกและลดความผิดพลาดได้มากกว่า

 

ลักษณะรายรับรายจ่ายที่ต้องลงบัญชีร้านขายยา

หลักการทำบัญชีร้านขายยา กิจการควรแยกก่อนว่าแบบไหนเป็นรายรับและรายจ่ายที่สามารถนำมาลงบัญชีได้ ซึ่งสินค้าที่มีจำหน่ายในร้านขายยา สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

1.สินค้าที่ต้องให้เภสัชกรเป็นผู้ให้บริการส่งมอบ และทำบัญชีพร้อมลงลายมือชื่อกำกับ เช่น ยาอันตราย ยาควบคุมพิเศษ เป็นต้น

2.สินค้าที่ผู้ให้บริการจะเป็นใครก็ได้ เช่น ยาสามัญประจำบ้าน สมุนไพร ยาแผนโบราณ อาหารเสริม ผลิตภัณฑ์เสริมอาหาร อุปกรณ์สำหรับแพทย์-ผู้ป่วย เวชสำอาง เป็นต้น

โดยสามารถแบ่งเป็นรายรับและรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการร้านขายยาได้ดังนี้

1.ฝั่งรายรับ

– รายได้หลัก ประกอบด้วย การขายยา ค่าส่งเสริมการขาย ค่าบริการคัดกรองความเสี่ยง (ถ้ามี) 

– รายได้อื่นๆ เช่น ดอกเบี้ย  

2.ฝั่งรายจ่าย

– ต้นทุนขาย 

– ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ประกอบด้วย เงินเดือน ค่าเช่า ค่าน้ำมันประปา ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ ค่าใบประกอบวิชาชีพเภสัชกรรม (Licensed Pharmacy) ค่าทำบัญชี ค่าสอบบัญชี ค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน และอื่นๆ  

 

หน้าที่ในการจัดทำ บัญชีร้านขายยา ทั่วไป 

เจ้าของกิจการในนามนิติบุคคลและในนามบุคคลธรรมดา มีหน้าที่ในการทำบัญชีร้านขายยา แต่แตกต่างกันที่นิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีตามกฎหมายกำหนดอย่างเคร่งครัด แต่เจ้าของร้านขายยาที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา สามารถทำบัญชีได้อย่างอิสระกว่า โดยสำหรับนิติบุคคลมีงานบัญชีที่เกี่ยวข้องดังนี้

1.ต้องจัดทำบัญชีดังต่อไปนี้ ให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี

1.1 บัญชีรายวัน ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร แยกเป็นแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย บัญชีรายวันทั่วไป

1.2 บัญชีแยกประเภท ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้

1.3 บัญชีสินค้า

1.4 บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นแก่การทำบัญชีของธุรกิจ

2.จัดให้มีผู้ทำบัญชีเพื่อเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำบัญชี

3.ส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้อง

เอกสารประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึกหนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ

3.1 เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลธรรมดา 

3.2 เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อให้แก่บุคคลภายนอก

3.3 เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

4.ต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับแต่วันเริ่มทำบัญชี และปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือน นับแต่วันที่ปิดบัญชีครั้งแรก

5.จัดทำงบการเงิน และจัดให้มีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นในงบการเงิน เว้นแต่ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ตามกฎหมายไทย ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท มีสินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และมีรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต้องมีผู้สอบบัญชีภาษีอากรตรวจสอบและรับรองบัญชี

6.นำส่งงบการเงินผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

7.ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ที่สำนักงานใหญ่ หรือสถานที่ที่ใช้ผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี 

 

บัญชียาตามเงื่อนไขใบอนุญาตขายยาที่กิจการต้องทำ

และแม้ว่าเจ้าของกิจการร้านขายยาที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จะสามารถทำบัญชีร้านขายยาเองได้อย่างอิสระ แต่ก็ต้องทำบัญชียาที่ซื้อและขายตามที่กำหนดในกฎหระทรวง ซึ่งต้องควบคุมการทำบัญชียาดังนี้ 

1.บัญชีการซื้อ (ข.ย.10)

2.บัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ (ข.ย.7)

3.บัญชีการขายยาอันตราย เฉพาะรายการที่สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) กำหนด (ข.ย.7)

4.บัญชีการขายยาตามใบสั่งยาของผู้ประกอบวิชาชีพเวชกรรม ผู้ประกอบโรคศิลปะ หรือผู้ประกอบการบำบัดโรคสัตว์ (ข.ย.9) (ทุกรายการ)

5.รายงานการขายยาตามประเภทที่สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยากำหนด (ข.ย.8) ให้เก็บบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 3 ปี

 

ไม่ทำบัญชียาตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด จะเป็นอย่างไร

นอกจากบัญชีร้านขายยาที่นิติบุคคลมีหน้าที่ต้องทำแล้ว นิติบุคคลและบุคคลธรรมดาที่เปิดร้านขายยา ยังมีหน้าที่ต้องทำบัญชียาตามเงื่อนไขใบอนุญาตขายยาด้วย หากเจ้าของร้านขายยาผู้รับอนุญาตไม่ปฏิบัติตาม พ.ร.บ. หรือกฎกระทรวง เช่น ลงบัญชีซื้อยาไม่ครบทุกตัว ไม่ระบุเลขที่การผลิตของยา ไม่ระบุวันที่ขายยา ไม่ลงลายมือชื่อเภสัชกร

คณะกรรมการยามีอำนาจสั่งพักใช้ใบอนุญาตได้ไม่เกินครั้งละ 120 วัน หรือกรณีมีการฟ้องผู้รับอนุญาตต่อศาลว่าทำผิดตาม พ.ร.บ.ยา อาจสั่งพักใบอนุญาตไว้รอคำพิพากษาอันถึงที่สุดก็ได้ โดยผู้รับอนุญาตที่ถูกสั่งพักใช้ใบอนุญาตต้องหยุดการขายยา และจะขอรับใบอนุญาตใดๆ ตาม พ.ร.บ.ยาไม่ได้