เงินกู้ยืม ระยะสั้นระยะยาว ต่างกันอย่างไร? สรุปหมวดบัญชีและภาษีที่ต้องรู้

เงินกู้ยืม เป็นหนึ่งในวิธีที่ธุรกิจใช้บริหารเงินทุน ไม่ว่าจะเป็นการกู้เงินจากธนาคาร การยืมเงินจากกรรมการหรือผู้ถือหุ้น หรือการกู้ยืมจากบุคคลและนิติบุคคลอื่น เงินที่ได้รับช่วยให้กิจการมีเงินหมุนเวียนสำหรับดำเนินงาน ลงทุนซื้อสินทรัพย์ หรือขยายธุรกิจได้ตามแผน อย่างไรก็ตาม เงินกู้ยืมไม่ได้เป็นเพียงเงินสดที่เพิ่มขึ้นในบัญชีธนาคาร แต่ยังเป็นภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระคืนตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

สำหรับผู้ประกอบการ การทำความเข้าใจเรื่องเงินกู้ยืมจึงมีความสำคัญทั้งด้านการบันทึกบัญชี การจัดทำงบการเงิน และการคำนวณภาษี โดยเฉพาะการจำแนกเงินกู้ยืมระยะสั้นและระยะยาวให้ถูกต้อง เพราะส่งผลต่อการแสดงหนี้สิน สภาพคล่อง และภาพรวมฐานะทางการเงินของกิจการ บทความนี้จะอธิบายว่าเงินกู้ยืมคืออะไร จัดอยู่ในหมวดบัญชีใด และมีประเด็นทางภาษีอะไรที่ควรตรวจสอบบ้าง

เงินกู้ยืม คืออะไร?

เงินกู้ยืมคือเงินที่กิจการได้รับจากผู้ให้กู้โดยมีข้อตกลงว่าจะชำระคืนตามจำนวน ระยะเวลา และเงื่อนไขที่กำหนดไว้ โดยอาจมีการคิดดอกเบี้ยหรือไม่คิดดอกเบี้ยก็ได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงและลักษณะของธุรกรรม ตัวอย่างเงินกู้ยืมที่พบได้ในธุรกิจ ได้แก่

• เงินกู้ยืมจากธนาคาร เช่น เงินกู้เพื่อใช้เป็นทุนหมุนเวียน หรือเงินกู้สำหรับซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์
• เงินกู้ยืมจากกรรมการหรือผู้ถือหุ้น เช่น กรรมการนำเงินส่วนตัวมาให้บริษัทกู้เพื่อใช้จ่ายในการดำเนินงาน
• เงินกู้ยืมจากบุคคลหรือนิติบุคคลอื่น เช่น การกู้เงินจากบริษัทในเครือหรือคู่ค้าตามข้อตกลงที่ทำขึ้น
• เงินกู้ยืมระหว่างกิจการที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งต้องพิจารณาเงื่อนไขการกู้ยืม อัตราดอกเบี้ย และหลักฐานประกอบให้เหมาะสม

ในทางบัญชี เงินกู้ยืมที่กิจการมีหน้าที่ต้องชำระคืนโดยทั่วไปจะจัดเป็น “หนี้สิน” ไม่ใช่รายได้จากการขายหรือการให้บริการ ดังนั้นการได้รับเงินกู้จึงไม่ได้หมายความว่ากิจการมีรายได้เพิ่มขึ้นสำหรับการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลโดยอัตโนมัติ แต่กิจการต้องบันทึกหนี้สินและติดตามการชำระคืนให้ครบถ้วน

เงินกู้ยืม มีกี่ประเภท?

เงินกู้ยืมสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ

1. ระยะสั้น
2. ระยะยาว

โดยจะพิจารณาจากระยะเวลาที่กิจการต้องชำระคืน รวมถึงหลักเกณฑ์การจัดประเภทหนี้สินตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้ ไม่ได้พิจารณาจากชื่อสัญญาเงินกู้เพียงอย่างเดียว

1. เงินกู้ยืมระยะสั้น คืออะไร?

เงินกู้ยืมระยะสั้น คือ เงินกู้ยืมหรือภาระหนี้ที่จัดเป็นหนี้สินหมุนเวียนตามหลักเกณฑ์ทางบัญชี โดยทั่วไปมักเป็นหนี้ที่ครบกำหนดชำระภายใน 12 เดือนนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน หรือเป็นหนี้สินที่เข้าเงื่อนไขอื่นของการจัดประเภทหนี้สินหมุนเวียนตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่าง ได้แก่

• เงินกู้ระยะสั้นจากธนาคารเพื่อใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน
• เงินกู้ยืมจากกรรมการที่มีกำหนดชำระคืนภายใน 12 เดือน
• เงินกู้ยืมที่ถึงกำหนดชำระภายในรอบระยะเวลาที่ต้องจัดประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียน
• ส่วนของเงินกู้ระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือนข้างหน้า หากเข้าเกณฑ์การจัดประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียน

เงินกู้ยืมประเภทนี้มักเกี่ยวข้องกับการบริหารกระแสเงินสดและสภาพคล่องของกิจการ ผู้ประกอบการจึงควรวางแผนชำระคืนให้สอดคล้องกับรายรับที่คาดว่าจะได้รับ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขาดเงินทุนหมุนเวียน

2. เงินกู้ยืมระยะยาว คืออะไร?

เงินกู้ยืมระยะยาว คือ หนี้สินที่เข้าเกณฑ์การจัดประเภทเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียน โดยทั่วไปเป็นภาระที่กิจการไม่จำเป็นต้องชำระคืนภายใน 12 เดือนนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน และกิจการต้องมีสิทธิเลื่อนการชำระหนี้ออกไปตามหลักเกณฑ์ที่มาตรฐานกำหนด ตัวอย่าง ได้แก่

• เงินกู้จากธนาคารเพื่อซื้ออาคารหรือเครื่องจักร โดยมีระยะเวลาผ่อนชำระหลายปี
• เงินกู้เพื่อใช้ลงทุนขยายกิจการ
• เงินกู้ยืมจากกรรมการหรือบริษัทในเครือที่มีเงื่อนไขการชำระคืนระยะยาว และเข้าเกณฑ์การจัดประเภทเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียน

แม้เงินกู้จะมีสัญญาระยะยาว แต่เมื่อถึงวันสิ้นรอบบัญชี กิจการต้องตรวจสอบยอดเงินต้นที่ถึงกำหนดชำระใน 12 เดือนข้างหน้า และแยกส่วนดังกล่าวไปจัดประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียนเมื่อเข้าเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

เงินกู้ยืมจัดอยู่หมวดไหนในบัญชี?

คำตอบคือ เงินกู้ยืมที่กิจการต้องชำระคืนโดยทั่วไปจัดอยู่ใน หมวดหนี้สิน แต่จะแสดงเป็นหนี้สินหมุนเวียนหรือหนี้สินไม่หมุนเวียน ขึ้นอยู่กับกำหนดชำระและหลักเกณฑ์การจัดประเภทตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน

ตัวอย่างการจัดหมวดหมู่ในงบแสดงฐานะทางการเงิน ได้แก่

ทั้งนี้ ชื่อบัญชีที่ใช้จริงอาจแตกต่างกันตามผังบัญชีของแต่ละกิจการ แต่ต้องสะท้อนลักษณะของรายการอย่างถูกต้อง และแสดงข้อมูลในงบการเงินตามมาตรฐานที่กิจการใช้

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีเงินกู้ยืม

สมมติว่าบริษัทกู้เงินจากธนาคารจำนวน 500,000 บาท โดยเงินเข้าบัญชีธนาคารของบริษัท และบริษัทมีภาระต้องชำระคืนเงินต้นตามสัญญา เมื่อได้รับเงินกู้ สามารถบันทึกบัญชีเบื้องต้นได้ดังนี้

รายการนี้แสดงให้เห็นว่าเงินฝากธนาคารเพิ่มขึ้น ขณะเดียวกันหนี้สินของกิจการก็เพิ่มขึ้นในจำนวนเดียวกัน เมื่อบริษัทชำระคืนเงินต้น ต้องบันทึกลดยอดเงินกู้ยืมและลดเงินฝากธนาคารตามจำนวนที่ชำระ ส่วนดอกเบี้ยเงินกู้ต้องบันทึกแยกต่างหากเป็นค่าใช้จ่ายทางการเงินตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง หากมีการชำระทั้งเงินต้นและดอกเบี้ยในครั้งเดียว ควรแยกองค์ประกอบทั้งสองรายการให้ชัดเจน

เงินกู้ยืม เกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไร?

การบันทึกบัญชีเงินกู้ยืมต้องพิจารณาประเด็นภาษีควบคู่กัน โดยเฉพาะกรณีที่มีการจ่ายดอกเบี้ยหรือกู้ยืมระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน

1. เงินต้นที่กู้มาไม่ใช่รายได้จากการดำเนินงาน

เงินที่ได้รับจากการกู้ยืมเป็นเงินที่มีภาระต้องชำระคืน จึงไม่ถือเป็นรายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการเพียงเพราะมีเงินเข้าบัญชี อย่างไรก็ตามกิจการควรมีหลักฐานแสดงที่มาของเงินอย่างชัดเจน เพื่อแยกเงินกู้ออกจากรายได้ที่เกิดจากการประกอบธุรกิจ

2. ดอกเบี้ยเงินกู้กับภาษีเงินได้นิติบุคคล

ดอกเบี้ยเงินกู้อาจถือเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ หากเกี่ยวข้องกับกิจการ มีหลักฐานเพียงพอ และเป็นไปตามเงื่อนไขของกฎหมายภาษีอากร หากเป็นรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ หรือมีลักษณะต้องห้ามตามกฎหมาย อาจไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีได้

นอกจากนี้ หากเป็นการกู้ยืมระหว่างบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกัน ควรพิจารณาความเหมาะสมของอัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขการกู้ยืมประกอบด้วย

3. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากดอกเบี้ย

เมื่อกิจการจ่ายดอกเบี้ย ต้องตรวจสอบว่าผู้รับดอกเบี้ยเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล และเข้าหลักเกณฑ์การหักภาษี ณ ที่จ่ายประเภทใด โดยอัตราภาษีและหน้าที่ยื่นแบบอาจแตกต่างกันตามสถานะของผู้รับเงิน ลักษณะการจ่าย และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง จึงไม่ควรใช้หลักเกณฑ์เดียวกับการจ่ายค่าบริการทั่วไปตามที่สรรพากรกำหนด

4. เอกสารเงินกู้ยืมต้องตรวจสอบได้

กิจการควรเก็บสัญญากู้ยืม หลักฐานการโอนเงิน รายละเอียดกำหนดชำระคืน ตารางผ่อนชำระ และหลักฐานการจ่ายดอกเบี้ยไว้ให้ครบถ้วน โดยเฉพาะเงินกู้ยืมจากกรรมการหรือผู้ถือหุ้น ควรแสดงรายการรับเงินและคืนเงินผ่านช่องทางที่ตรวจสอบได้ เพื่อช่วยลดข้อสงสัยเมื่อมีการตรวจสอบบัญชีหรือภาษี

ข้อควรระวังในการบันทึกบัญชี เงินกู้ยืม

ผู้ประกอบการควรตรวจสอบยอดเงินกู้ยืมให้ตรงกับสัญญาและหลักฐานการชำระเงินจริง ไม่บันทึกเงินที่กรรมการโอนเข้าบริษัทเป็นรายได้ทันทีโดยไม่พิจารณาข้อเท็จจริง และไม่บันทึกเงินที่บริษัทจ่ายคืนกรรมการเป็นค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ หากรายการนั้นเป็นการคืนเงินต้นที่กู้ยืมมา

นอกจากนี้ ควรตรวจสอบยอดเงินต้นคงเหลือ ดอกเบี้ยค้างจ่าย และกำหนดชำระหนี้ทุกครั้งก่อนจัดทำงบการเงิน เพราะการจัดประเภทหนี้สินผิดพลาดอาจทำให้ข้อมูลสภาพคล่องและภาระหนี้ของกิจการคลาดเคลื่อน รวมถึงส่งผลต่อการวิเคราะห์ฐานะการเงินของผู้บริหารและผู้ใช้งบการเงิน

สรุป เงินกู้ยืม

เงินกู้ยืมเป็นแหล่งเงินทุนที่ช่วยให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนและเพิ่มโอกาสในการขยายกิจการ แต่ต้องบันทึกบัญชีและจัดประเภทหนี้สินให้ถูกต้อง เงินกู้ยืมระยะสั้นโดยทั่วไปแสดงอยู่ในหมวดหนี้สินหมุนเวียน ส่วนเงินกู้ยืมระยะยาวแสดงเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียนเมื่อเข้าเกณฑ์ โดยต้องพิจารณากำหนดชำระและสิทธิในการเลื่อนชำระหนี้ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลารายงานด้วย

ขณะเดียวกัน การจัดการเงินกู้ยืมยังเกี่ยวข้องกับการบันทึกดอกเบี้ย การหักภาษี ณ ที่จ่าย และการเก็บหลักฐานประกอบรายการอย่างครบถ้วน หากกิจการตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้เป็นประจำ จะช่วยให้การจัดทำงบการเงินมีความถูกต้อง ลดความเสี่ยงด้านภาษี และทำให้ผู้ประกอบการวางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทั้งนี้เพื่อให้การบันทึกบัญชีเงินกู้ยืม การจัดประเภทหนี้สิน และการจัดการภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับการตรวจสอบงบการเงินอย่างรอบคอบ สามารถใช้บริการ ตรวจสอบบัญชี ได้ที่ Inflow Account เพื่อช่วยตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงินและเสริมความมั่นใจในการดำเนินธุรกิจ