การจัดการระบบ บัญชีธุรกิจนำเที่ยว

บัญชีธุรกิจนำเที่ยว …เนื่องจากธุรกิจนำเที่ยวยากนักที่จะสามารถบริหารจัดการด้วยตัวคนเดียวได้ เพราะมีงานหลายส่วนที่ต้องรับผิดชอบ จึงต้องมีพนักงานเข้ามาช่วย และมีการแบ่งหน้าที่มอบหมายงานให้รับผิดชอบ ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงต้องให้ความสำคัญกับระบบ บัญชีธุรกิจท่องเที่ยว เพราะการทำบัญชีจะทำให้ได้ข้อมูลงานทุกส่วนของกิจการ เป็นข้อมูลที่แสดงผลของการดำเนินงานในรอบระยะเวลาหนึ่ง เพื่อช่วยในการวางแผนงานในอนาคตได้

ทั้งนี้ ธุรกิจนำเที่ยวสามารถแบ่งตามประเภทของการให้บริการนำเที่ยวได้ 5 ประเภท คือ

1.กิจการนำเที่ยวโดยรับเฉพาะนักท่องเที่ยวจากต่างประเทศ

2.กิจการนำเที่ยวในลักษณะที่นำนักท่องเที่ยวจากในประเทศไปท่องเที่ยวยังต่างประเทศเพียงอย่างเดียว

3.กิจการนำเที่ยวภายในประเทศอย่างเดียว

4.กิจการนำเที่ยวในประเทศและต่างประเทศ

5.กิจการที่ดำเนินธุรกิจทั่วไปเกี่ยวกับการท่องเที่ยว

หรือแบ่งตามลักษณะของการประกอบธุรกิจของผู้ประกอบธุรกิจนำเที่ยว 3 ประเทศ

1.ตัวแทนท่องเที่ยว

2.บริษัทธุรกิจจัดนำเที่ยว

3.บริษัทที่มีความชำนาญงานในการกำหนดแผนการเดินทาง

โดยหลักการทำ บัญชีธุรกิจนำเที่ยว แต่ละประเภท จะมีหลักการพื้นฐานเหมือนกัน ซึ่งสามารถแตกประเด็นต่างๆ ในการทำ บัญชีธุรกิจนำเที่ยว ได้ดังนี้

ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบ บัญชีธุรกิจนำเที่ยว

ส่วนประกอบของระบบบัญชีธุรกิจนำเที่ยว มีอยู่ 3 หลักการใหญ่ๆ คือ

1.กำหนดเอกสารทางการเงินที่ใช้ในการดำเนินงานธุรกิจประจำวัน และเป็นจำนวนหลายใบ มีหลักฐานทางการบัญชี เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญสั่งจ่าย ใบกำกับสินค้า สมุดลงรายการขั้นต้น ซึ่งจำแนกได้ 2 ประเภท คือ

1.1 สมุดรายวันทั่วไป 

1.2 สมุดรายวันเฉพาะ

โดยจะใช้บันทึกรายการบัญชีก่อนที่จะนำไปลงในสมุดบัญชีแยกประเภท เช่น สมุดรายวันรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงิน สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย 

2.ต้องกำหนดการใช้เอกสารและแบบฟอร์มต่างๆ การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดบัญชีแยกประเภทตามหลักการบัญชีคู่ การรับรู้รายได้ค่าใช้จ่ายตามมาตรฐานการบัญชี และกำหนดเวลาการเก็บรวบรมตัวเลขเพื่อจัดทำรายงานการเงิน (งบการเงิน)

3.ต้องมีอุปกรณ์ช่วยในการทำบัญชี เพื่อให้ปฏิบัติงานบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสาร 

นอกจากนี้ส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดคือผู้ทำบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติเป็นนักบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด มีความรู้ด้านวิชาการบัญชีและระบบบัญชี รวมถึงประสบการณ์ทำงานกับธุรกิจนำเที่ยวด้วย 

 

การแยกหมวดหมู่และการให้รหัสบัญชี

เนื่องจากธุรกิจนำเที่ยวมีรายละเอียดรายรับและรายจ่ายในการทำบัญชีเยอะ หากกิจการจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล จะต้องจัดแยกหมวดหมู่บัญชี ซึ่งหลักการโดยทั่วไปที่นิยมใช้กันคือ กำหนดให้สอดคล้องกับรายงานทางการเงินคือ งบกำไรขาดทุนและงบดุล โดยแบ่งหมวดบัญชีต่างๆ ที่สำคัญได้แก่ 

– หมวดสินทรัพย์  

  – หมวดหนี้สิน

– หมวดทุน

– หมวดรายได้

– หมวดค่าใช้จ่าย

และให้กำหนดเลขที่บัญชีต่างๆ ของบัญชีแยกประเภทตามหมวดหมู่ที่ได้แยกไว้แล้ว เพื่อประโยชน์ของการอ้างอิงเลขที่บัญชี และเพื่อความรวดเร็วในการทำบัญชี

ทั้งนี้ การกำหนดเลขที่บัญชีมีหลายแบบตามความประสงค์ของกิจการ แต่ตัวเลขทุกตัวที่กำหนดจะต้องสามารถสื่อให้ทราบเกี่ยวกับหมวดหมู่ของบัญชีในงบการเงิน ประเภทของบัญชีแยกประเภทและบัญชีแยกประเภทย่อย ดังตัวอย่างการให้หมวดหมู่และรหัสบัญชีของธุรกิจนำเที่ยว ดังนี้

หมวดหมู่	รหัสบัญชี
สินทรัพย์	100-199
หนี้สิน	200-299
ส่วนของผู้ถือหุ้น	300-399
รายได้	400-499
ต้นทุนขาย	500-529
ค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร	530-569
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ	570-599

 

เอกสารประกอบการลงบัญชี

ทั้งนี้ เอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบการลงบัญชี ได้แก่ หนังสือ บันทึก ใบเสร็จ หรือเอกสารต่างๆ ที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่

– เอกสารจัดทำโดยบุคคลภายนอก

– เอกสารจัดทำโดยกิจการให้แก่บุคคลภายนอก

– เอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

 

การจัดทำรายงานการเงิน

การจัดทำรายงานการเงิน เป็นการสรุปผลการปฏิบัติงานในรอบระยะเวลาที่ได้กำหนดให้ต้องทำรายงาน เพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงของทรัพยากรที่ธุรกิจถือครองอยู่ และไว้แสดงผลการปฏิบัติงานต่อผู้บริการเพื่อประเมินผลสำเร็จของงานตามที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงการควบคุมภายในของสินทรัพย์ต่างๆ เสนอต่อผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาผลตอบแทนจากการลงทุนว่าฐานะทางเศรษฐกิจของธุรกิจควรจะลงทุนเพิ่มหรือลดทุนลง เสนอต่อส่วนราชการตามข้อกำหนดทางกฎหมายคือกระทรวงพาณิชย์และกรมสรรพากร

โดยประเภทรายงานที่ต้องจัดทำ ประกอบด้วย

1.งบกำไรขาดทุน เป็นการรายงานผลการดำเนินงาน

2.งบดุลและงบกำไรสะสม เป็นการรายงานฐานะการเงิน

3.รายงานเกี่ยวกับสินทรัพย์ เช่น รายการเงินคงเหลือประจำงวด รายงานลูกหนี้คงเหลือ รายการเจ้าหนี้คงเหลือ รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย

และรายงานประเภทต่างๆ ดังที่กล่างมานี้ จะต้องจัดทำตามกำหนดเวลาคือ 

– งบกำไรขาดทุนและงบดุลต้องจัดทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หลังจากปิดบัญชีประจำปี โดยต้องใช้บริการตรวจสอบบัญชีจากผู้สอบบัญชีที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจการ เพื่อตรวจสอบงบการเงิน และเสนอต่อผู้ถือหุ้นภายใน 120 วัน 

– รายงานเกี่ยวกับสินทรัพย์ อาจทำเป็นประจำวันหรือสรุปเป็นประจำเดือน 

– รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย ต้องจัดทำภายในวันที่ 15 หลังจากสิ้นเดือนภาษี 

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงบการเงินได้จากบทความ “ผลลัพธ์ของการทำบัญชี… งบการเงินคือ ??”

ข้อมูลจาก : มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ 

 

สรุป

ไม่ว่าธุรกิจนำเที่ยวของคุณจะถูกจัดตั้งขึ้นในนามบุคคลธรรมดา หรือจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล สิ่งที่ต้องทำคือการจัดทำบัญชีธุรกิจนำเที่ยว เพื่อให้ทราบข้อมูลการดำเนินงาน ผลประกอบของกิจการ กำไร-ขาดทุน นำไปช่วยวางแผนการดำเนินกิจการในอนาคตได้ รวมถึงส่งงบการเงิน และยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง ตรงเวลา ไม่มีข้อผิดพลาดให้ต้องปวดหัวภายหลัง