ปิดงบการเงิน บริษัทเปิดใหม่จำเป็นต้องจ้างหรือไม่

ปิดงบการเงิน …เมื่อความมั่นคงในชีวิตเป็นสิ่งที่ทุกคนปรารถนา หากพอมีลู่ทางก็มักเลือกทำธุรกิจเป็นของตนเอง จึงทำให้มีบริษัทเกิดขึ้นใหม่เป็นจำนวนมาก โดยมีทั้งแบบที่ทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา และที่จดบริษัทเป็นนิติบุคคล ซึ่งลักษณะการจัดการบริษัทจะมีความแตกต่างกัน

 

บริษัทเปิดใหม่จำเป็นต้องจ้างปิดงบการเงินหรือไม่นั้น ต้องแยกออกเป็น 2 ประเด็น

หากเป็นกิจการเปิดใหม่ที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา สามารถทำรายรับรายจ่ายเอง ไม่ต้องทำบัญชีตามกฎหมายกำหนด ก็ไม่จำเป็นต้องปิดงบการเงิน และยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยตนเองได้

แต่ถ้ามีการจดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล ผลพวงที่ตามมาคือเรื่องของการทำบัญชี กิจการมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีตามกฎหมายกำหนด โดยรวมถึงต้องปิดงบการเงินด้วยนั่นเอง ซึ่งปกติถ้ากิจการมีนักบัญชีอยู่แล้วก็สามารถทำบัญชีรายเดือน ปิดงบรายเดือน ปิดงบการเงิน รายปีเองได้ และใช้บริการตรวจสอบบัญชีจากสำนักงานบัญชี เพื่อส่งข้อมูลให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

หรือส่วนใหญ่บริษัทนิติบุคคลเปิดใหม่จะนิยมจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีและปิดงบการเงินให้ หรือทำบัญชีเองและให้สำนักงานบัญชีปิดงบการเงินก็ได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ละกิจการ แต่ที่สำคัญคือห้ามลืมปิดงบการเงิน หรือลืมส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆ เด็ดขาด เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับ ทั้งส่วนของการยื่นงบล่าช้า และยื่นภาษีประจำปีล่าช้า ซึ่งรวมกันแล้วไม่ใช่น้อยๆ เลย

ดังนั้น การปิดงบการเงิน จึงเป็นหน้าที่ของนิติบุคคล ต้องปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งรายละเอียดเกี่ยวกับการ ปิดงบการเงิน ที่ควรทราบประกอบด้วย

 

ปิดงบการเงิน เรื่องต้องรู้เมื่อจดบริษัท

ปิดงบการเงิน คือการจัดทำงบการเงิน จากข้อมูลการจัดทำบัญชีแสดงรายรับ-รายจ่ายของกิจการ โดยผู้ที่มีหน้าที่ปิดงบการเงินคือกิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ซึ่งปกติมักจะบันทึกข้อมูลบัญชีภาษีต่างๆ เป็นรายเดือน แยกรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายออกจากกันอย่างชัดเจน

รวมไปถึงการจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อต่างๆ ใบเสร็จ บิลต่างๆ แยกไว้เป็นหมวดหมู่ให้เรียบร้อยเพื่อให้ง่ายต่อการปิดงบการเงินเมื่อถึงกำหนดสิ้นรอบบัญชี และส่งงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร โดยสามารถแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ

– ปิดงบการเงินรายปี ปิดงบรายปี หรือปิดบัญชีรายปี จะต้องปิดงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนดคือปีละ 1 ครั้ง โดยใช้ข้อมูลจากการจัดทำบัญชีแสดงรายรับ-รายจ่ายของกิจการตลอดทั้งปี และดำเนินการโดยนักบัญชีตำแหน่งสมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี เป็นพนักงานประจำของบริษัท

แต่ถ้าเป็นบริษัทเปิดใหม่ บริษัทขนาดเล็ก หรือยังไม่มีเงินทุนมากพอในการจ้างพนักงานบัญชี ก็นิยมจ้างสำนักงานบัญชีในการปิดงบการเงิน รวมถึงบริการด้านทำบัญชีและภาษีอื่นๆ ด้วยในคราวเดียวกัน

– ปิดงบการเงินรายเดือน ปิดงบรายเดือน หรือปิดบัญชีรายเดือน คือการปิดงบการเงินรายเดือนทุกเดือน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด งบทดลอง ดำเนินการโดยนักบัญชีของบริษัท เมื่อครบ 3 เดือน จะแสดงตัวเลขเป็นรายไตรมาส

การปิดงบรายเดือนนี้ ถือว่าเป็นตัวเลขที่ยังไม่ถูกต้องสมบูรณ์เท่ากับปิดงบการเงินรายปี แต่การปิดงบรายเดือนนี้ ก็จะทำให้ทราบผลประกอบการภายในเดือนนั้นๆ ซึ่งมีประโยชน์กับผู้บริหารในการใช้เป็นข้อมูลเพื่อตัดสินใจในอนาคตได้   

 

ปิดงบการเงินแบบไหนให้ทันไม่เสียค่าปรับ

ตามหลักการแล้ว การปิดงบการเงินเองสามารถทำได้ หากมีความชำนาญและมีประสบการณ์ ก็สามารถทำทันตามกำหนดรอบบัญชีได้ แต่หากเป็นบริษัทเปิดใหม่ที่ยังไม่สันทัดเรื่องบัญชี การปิดงบรายเดือน ปิดงบการเงินรายปี ควรใช้บริการสำนักงานบัญชีให้ปิดงบการเงินให้ หรือจะจ้างทำบัญชี ปิดงบรายเดือน และปิดงบการเงินรายปี รวมถึงตรวจสอบบัญชีด้วยก็จะส่งผลดีกับกิจการมากกว่า

ทั้งนี้ ในกรณีที่กิจการมีนักบัญชีประจำบริษัท ต้องทำบัญชีประจำทุกเดือนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ปิดงบการเงินได้ทันรอบบัญชี ซึ่งสามารถอธิบายเทคนิคการปิดงบการเงินให้ทันรอบบัญชีดังนี้

– ปกติจะต้องมีการลงบัญชีรายรับรายจ่ายทุกเดือนอยู่แล้ว ดังนั้น ควรบันทึกบัญชีให้สม่ำเสมอเป็นประจำทุกเดือน

– ให้ปิดบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย อย่างสม่ำเสมอเป็นประจำทุกเดือน

– กระทบยอดแบบภาษีต่างๆ เป็นประจำทุกเดือน

– กระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารอย่างสม่ำเสมอ

– ตรวจสอบการบันทึกรายการทรัพย์สิน พร้อมทั้งกระทบยอดบัญชีค่าเสื่อมราคา

– ปรับปรุงรายการบัญชีหมวดสินทรัพย์ และหมวดหนี้สิน

– ปรับปรุงบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงตามมาตรฐานการบัญชี

– ปรับปรุงกำไรทางบัญชีที่ได้จากงบกำไรขาดทุนให้เป็นกำไรทางภาษี

– เก็บยอดรายละเอียดประกอบงบการเงิน

และสามารถอ่านรายละเอียดขั้นตอนการปิดงบการเงินได้จากบทความ “การปิดงบการเงิน คืออะไร ใครต้องทำบ้าง”

 

ตรวจสอบบัญชี คู่บุญปิดงบการเงิน

ดังนั้น หากเป็นบริษัทเปิดใหม่ที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ตามกฎหมายบังคับให้ต้องปิดงบการเงิน อาจปิดงบการเงินเองโดยนักบัญชีของบริษัท หรือจ้างสำนักงานบัญชีให้ปิดงบการเงินให้ ซึ่งต้องปิดงบการเงินรายเดือนสรุปบัญชีแต่ละเดือนจนได้ข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว จึงจะนำมาปิดงบการเงินรายปี

และก่อนที่จะนำส่งข้อมูลให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรได้นั้น จะต้องผ่านการตรวจสอบบัญชีจากผู้สอบบัญชีที่กิจการได้จ้างไว้แล้ว ซึ่งหากใช้บริการสำนักงานบัญชีให้ตรวจสอบบัญชีให้ ส่วนใหญ่สำนักงานบัญชีจะมีบริการจัดส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้ด้วย

โดยต้องให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบงบการเงิน และรับรองข้อมูล พร้อมแสดงความคิดเห็นต่อบัญชีรายปี จากนั้นนำงบการเงินที่ได้รับการตรวจสอบเสนอในที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติ ภายใน 4 เดือนนับแต่วันที่ปิดบัญชี และส่งข้อมูลให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนนับจากวันประชุมอนุมัติงบการเงิน และนำส่งภาษีแก่กรมสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี