หน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) คือเมื่อมีการซื้อขายหรือบริการ จะต้องออกใบกำกับภาษี และหากมีการเปลี่ยนข้อมูลการซื้อขาย หรืออื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้ ก็จำเป็นต้องจัดทำ ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ เพื่อเป็นการปรับปรุงบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขายที่เคยคิดเงินไปแล้ว
โดยความสำคัญของ ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ คือ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ ห้าง ร้าน จะต้องทำการคำนวณยอดภาษีใหม่ขึ้นมาอีกครั้ง เพราะมูลค่าของสินค้าหรือบริการได้เพิ่มขึ้นหรือลดลง ซึ่งการออกใบเพิ่มหนี้หรือลดหนี้จะต้องออกให้กับผู้ที่ทำการซื้อสินค้าหรือบริการที่ได้รับใบกำกับภาษีไปแล้ว ซึ่งถือเป็นใบกำกับภาษีประเภทหนึ่ง ดังนั้น จึงมีการกำหนดรายละเอียดในใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ ดังนี้
การจัดทำ “ใบลดหนี้”
ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ใช้ในกรณีที่ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี มีการเปลี่ยนข้อมูลต่างๆ เช่น คำนวณราคาสินค้าเกินจากความเป็นจริง ให้ทำการแก้ไขโดยสร้างใบลดหนี้ขึ้นมาเพื่อทำรายการราคาสินค้าใหม่ โดยสามารถอธิบายเพิ่มเติมได้ดังนี้
1.ใบลดหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีดังต่อไปนี้
– จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการลดลง เพราะการส่งสินค้าผิดพลาดน้อยกว่าที่ได้ตกลงกันไว้
– จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการถูกคำนวณออกมาด้วยความผิดพลาดทำให้ราคาสูงกว่าที่เป็นจริง
– จัดทำขึ้นเมื่อผู้ประกอบการได้รับสินค้าตีกลับ จากสินค้าชำรุด พัง หรือสภาพไม่ตรงกับที่ตกลงกันไว้ เป็นต้น
– จัดทำขึ้นเมื่อมีการยกเลิกสัญญาบริการ ที่ผู้ประกอบการไม่ทำการบริการตามสัญญา
– จัดทำขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ จากการจ่ายล่วงหน้าตามข้อตกลงทางการค้า เช่น เงินประกัน เงินมัดจำ
2.รายละเอียดที่ต้องมีในใบลดหนี้ ประกอบด้วย
– มีคำว่า “ใบลดหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
– ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
– ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
– วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
– หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
– คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้
– ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
การจัดทำ “ใบเพิ่มหนี้”
ใบเพิ่มหนี้ คือเอกสารที่ออกในกรณีที่ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี มีการเปลี่ยนข้อมูลเช่นกัน แต่จะเป็นกรณีที่มีการตกลงเพิ่มราคาสินค้าหรือการบริการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายก็ทำการแก้ไขโดยสร้างใบเพิ่มหนี้ขึ้นมา ซึ่งสามารถอธิบายเพิ่มเติมได้ดังนี้
1.ใบเพิ่มหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีต่างๆ ดังนี้
– จัดทำขึ้นเมื่อสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าได้ซื้อไปถูกส่งออกไปเกินจำนวนที่ได้ตกลงกันไว้
– จัดทำขึ้นเนื่องจากผู้ประกอบการคำนวณราคาค่าสินค้าหรือบริการผิดพลาด ซึ่งมีผลออกมาต่ำกว่าราคาจริง
– จัดทำขึ้นด้วยสาเหตุอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้
2.รายละเอียดที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้ ประกอบด้วย
– มีคำว่า “ใบเพิ่มหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
– ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบเพิ่มหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบเพิ่มหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
– ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
– วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
– หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
– คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้
– ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
รายละเอียดที่ต้องมีใน ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
โดยหลักการจัดทำใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ รายละเอียดที่ต้องมีในใบลดหนี้จะเหมือนกับใบเพิ่มหนี้ แต่เปลี่ยนจากคำว่า “ใบลดหนี้” เป็น “ใบเพิ่มหนี้” เท่านั้น ดังตัวอย่างรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องมีในใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ ดังนี้
เมื่อจัดทำ ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ แล้ว ผู้จัดทำและผู้รับต้องทำอย่างไรต่อ
เมื่อมีเหตุการณ์ใดๆ เกิดขึ้นหลังจากออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อ และมีการทำใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้เกิดขึ้น ส่วนใหญ่ผู้จัดทำหรือผู้ขายจะส่งใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ที่ทำเสร็จแล้วให้กับสำนักงานบัญชีรับทำบัญชีที่กิจการใช้บริการอยู่ ช่วยในการนำรายการใบลดหนี้หรือเพิ่มหนี้เข้าไปในรายงานภาษีขาย เพื่อเป็นรายการหักออกจากรายการขายอื่น หรือเพิ่มรายการเข้าไปรวมกับรายการขายอื่นๆ เพื่อลดหรือเพิ่มฐานภาษีขายและมูลค่าภาษีขาย
ส่วนผู้ซื้อที่ได้รับใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ ให้นำรายการใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้เข้าไปในรายงานภาษีซื้อ เพื่อเป็นรายการหักออกจากรายการซื้ออื่น หรือเพิ่มรายการเข้าไปรวมกับรายการซื้ออื่นๆ เพื่อลดหรือเพิ่มฐานภาษีซื้อและมูลค่าภาษีซื้อที่นำไปใช้ได้
ดังนั้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกใบกำกับภาษี (อ่านรายละเอียดการจัดทำใบกำกับภาษีได้จากบทความ “ใบกำกับภาษี แบบเต็มรูป VS อย่างย่อ ใช้หักภาษีต่างกันอย่างไร”) แต่ไม่เคยเกิดเหตุการณ์ต้องทำใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ ก็จำเป็นต้องเตรียมแบบฟอร์มและวิธีการจัดทำใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ไว้ด้วย เพื่อให้สามารถจัดทำได้ในเดือนที่มีเหตุการณ์ที่ต้องมีการลดหนี้หรือเพิ่มหนี้ หรือกรณีที่จัดทำไม่ทันสามารถออกในเดือนถัดไปต่อจากเดือนที่มีเหตุการณ์ได้
