หลักการทำ บัญชีแยกประเภท ที่กิจการควรรู้

การทำ บัญชีแยกประเภท เป็นสิ่งที่บริษัทนิติบุคคล ทั้งบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล หรือแม้แต่บริษัทมหาชนจำกัด จำเป็นต้องจัดทำเพื่อให้ได้งบทดลองออกมา (สามารถอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงบทดลองได้จากบทความ “งบทดลอง คืออะไร ทำไมต้องทำ?”) ช่วยพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชีทุกรายการที่เกิดขึ้นในวันสิ้นงวดบัญชี และนำไปเป็นข้อมูลอ้างอิงในการจัดทำงบการเงิน     

 

เนื่องจาก บัญชีแยกประเภท เป็นบัญชีที่สรุปรายการต่างๆ ที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีรายวัน ซึ่งทำหน้าที่แยกประเภทและจัดเป็นหมวดหมู่ให้ดูง่าย ทำให้สะดวกในการจัดทำงบการเงิน แต่ถ้าหากไม่ทำ บัญชีแยกประเภท อาจส่งผลให้งบการเงินเกิดความผิดพลาดได้ โดยหลักการพื้นฐานของการทำบัญชีแยกประเภท สามารถทำตามได้ดังนี้

ความหมายของบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท คือบัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งโดยปกติจะแยกตามหมวดหมู่ของบัญชีที่ปรากฏในงบดุลและบัญชีในงบกำไรขาดทุน แบ่งได้ 5 หมวดหมู่ คือ

1.สินทรัพย์

2.หนี้สิน

3.ส่วนของเจ้าของ (ทุน)

4.รายได้

5.ค่าใช้จ่าย

หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อนหลังเรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้

การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกแยกเป็นหมวดหมู่ไม่ปะปนกัน เพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวกในการค้นหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด โดยกิจการจะต้องบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไปก่อน แล้วจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงินได้สะดวกและรวดเร็ว

        

บัญชีแยกประเภท มีกี่ประเภท

บัญชีแยกประเภทแบ่งออกเป็น 2 แบบ ซึ่งประกอบด้วย

1.บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นบัญชีแบบมาตรฐาน มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษ คือตัว T ซึ่งแบ่งเป็น 2 ด้าน ทางซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต (Debit) ส่วนทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต (Credit)

โดยเป็นที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึกการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่

– บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ คือบัญชีแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร

– บัญชีแยกประเภทหนี้สิน คือบัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่นๆ

– บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ คือบัญชีแสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่

1) บัญชีทุน กิจการนำเงินสด สินทรัพย์ และหนี้สินมาลงทุน ทำให้ทุนเพิ่ม

2) บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้เกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น

3) บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

4) บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อนำเงินสดหรือสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

2.บัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) บัญชีแบบแสดงยอดดุล มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือเพิ่มเข้ามา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการ และเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ

โดยเป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอดในบัญชีแยกประเภททั่วไป ได้แก่

– บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ เป็นที่รวมบัญชีลูกหนี้รายตัว

– บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ เป็นที่รวมบัญชีเจ้าหนี้รายตัว

ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภทรายตัวทั้งหมด จะเท่ากับยอดรวมในบัญชีแยกประเภททั่วไป

 

สรุป…การทำบัญชีแยกประเภท

ดังนั้น บัญชีแยกประเภทก็คือบัญชีที่ใช้บันทึกรายการเดบิตและเครดิตต่างๆ ที่ได้ผ่านมาจากสมุดรายวัน และเมื่อสิ้นงวดก็จะนำยอดดุลของบัญชีเหล่านี้มาใช้ทำงบการเงินของกิจการ ซึ่งได้แก่งบกำไรขาดทุนและงบดุล โดยความสำคัญและประโยชน์ที่ได้จากการทำบัญชีแยกประเภท สามารถสรุปได้ดังนี้   

 – สะดวกในการจัดทำงบการเงินของกิจการ

– มีความชัดเจนในการแยกบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้

– สามารถทำให้เห็นการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของแต่ละบัญชีได้เลย

– สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่างๆ

– สะดวกในการค้นหาบัญชีแต่ละบัญชี และสามารถรวมยอดของบัญชีแต่ละประเภทที่แน่นอนได้

– ช่วยป้องกันการผิดพลาดในการทำงบการเงินได้สะดวกขึ้น

– เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการลงบัญชีแต่ละบัญชีได้

– เพื่อความสะดวกของผู้ทำบัญชีไม่ให้เกิดความสับสน และลงบันทึกบัญชีแต่ละบัญชีได้อย่างถูกต้องในแต่ละครั้ง

– สามารถช่วยให้กิจการค้นหาข้อมูลแต่ละบัญชีได้อย่างรวดเร็ว และง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลา

– ใช้ตรวจสอบรายการผิดปกติหรือรายการที่เกิดข้อผิดพลาดได้

– เพื่อตรวจสอบว่าเอกสารต้นฉบับตรงกับรายการที่บันทึกบัญชีหรือไม่ หากพบว่าไม่ตรงกันก็สามารถปรับปรุงแก้ไขรายการได้อย่างถูกต้อง

– ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย

– ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง

ทว่าปัจจุบันกิจการสามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำบัญชีแยกประเภทได้ เพื่อรองรับการจัดทำงบการเงินที่ง่ายขึ้น ซึ่งสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชี นิยมนำมาใช้งานเพื่อให้เกิดความแม่นยำยิ่งขึ้น และสร้างความเชื่อมั่นน่าเชื่อถือให้กับกิจการที่ใช้บริการนั่นเอง

สุดท้ายแล้วบัญชีแยกประเภทไม่ใช่เป็นเพียงบัญชีที่ช่วยในการทำงบการเงินของกิจการ ให้เห็นที่มาที่ไปของรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน และไม่ใช่เพียงเพื่อตรวจสอบ แต่เพื่อให้เห็นจุดผิดพลาดที่กิจการสามารถนำไปปรับปรุงได้