วิธีการจัดทำงบการเงิน
และการเลือกผู้ตรวจสอบบัญชี

“งบการเงิน” เป็นชุดของข้อมูลที่ทำให้กิจการได้ทราบถึงความเคลื่อนไหวของการดำเนินกิจการของตนเอง เป็นการสรุปรายงานทางการเงินและบัญชีของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง หรือในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง

โดยส่วนใหญ่งบการเงินจะเกี่ยวกับการเงินหรือผลประกอบการที่เป็นตัวเลข เช่น การบันทึกการเงิน รายรับร่ายจ่ายต่างๆ ของกิจการ รายงานที่แสดงถึงข้อมูลทางการเงินของกิจการ ซึ่งประกอบด้วยงบแยกย่อยหลายประเภท แต่โดยหลักๆ จะมีอยู่ 4 งบ คือ

1.งบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) เป็นงบการเงินที่ให้ข้อมูลฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบบัญชี (ปกติมักเป็นสิ้นปี) โดยแสดงให้เห็นถึงทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินลงทุน (ส่วนของเจ้าของ) จากเจ้าของกิจการ ซึ่งสามารถอธิบายได้ดังนี้
1.1 สินทรัพย์ คือทรัพยากรที่กิจการมีอยู่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ ให้เกิดกระแสเงินสดเข้า หรือลดกระแสเงินสดออกของกิจการในอนาคต ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

– สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) คือสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้เร็ว และคาดว่าจะก่อประโยชน์ให้กิจการได้ภายในเวลา 1 ปี เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า เงินลงทุนชั่วคราว สินค้าคงเหลือ

– สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets) เป็นสินค้าที่มีสภาพคล่องน้อยกว่าสินทรัพย์หมุนเวียน มีความคงทนถาวร และไม่อาจเปลี่ยนเป็นเงินสดหรือก่อให้เกิดประโยชน์แก่กิจการภายใน 1 ปี เช่น ที่ดิน อาคาร เงินลงทุนระยะยาว เงินให้กู้ยืมระยะยาว เช่น เครื่องหมายการค้า สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์

1.2 หนี้สิน คือภาระผูกพันของกิจการที่ก่อให้เกิดการสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจของกิจการ ซึ่งกิจการต้องจ่ายชำระคืนให้แก่บุคคลภายนอก โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้

– หนี้สินหมุนเวียน (Current Assets) หรือหนี้สินระยะสั้น เป็นภาระหนี้สินของกิจการที่ต้องชำระให้เจ้าหนี้ภายในไม่เกิน 1 ปี เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมระยะสั้น เจ้าหนี้การค้า เงินปันผลค้างจ่าย เงินกู้ยืมระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายใน 1 ปี

– หนี้สินไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets) หรือหนี้สินระยะยาวเป็นภาระหนี้สินของกิจการที่ต้องชำระให้แก่บุคคลภายนอกหรือเจ้าหนี้ ที่มีเวลาชำระคืนเกิน 1 ปี เช่น เงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ระยะยาว หนี้สินภาระผูกพันผลประโยชน์พนักงาน

1.3 ส่วนของเจ้าของ หรือเงินทุนจากเจ้าของกิจการ คืองบแสดงฐานะการเงิน ในส่วนของเจ้าของกิจการที่มีสิทธิหรือมีส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่ได้หักหนี้สินออกแล้ว หรือเรียกอีกอย่างว่า “สินทรัพย์สุทธิ” หรือส่วนที่สินทรัพย์มากกว่าหนี้สิน โดยจะต้องได้มาจากสมการที่ว่า “สินทรัพย์ – หนี้สิน = ส่วนของเจ้าของ” ซึ่งประกอบด้วย

– ทุนเรือนหุ้น (Share Capital) คือการนำเงินมาลงทุนของเจ้าของกิจการ ประกอบด้วยทุนจดทะเบียน ทุนที่ออกแล้วชำระแล้ว และส่วนเกินมูลค่าหุ้น  

– กำไร (ขาดทุน) สะสม (Retained Earnings) คือกำไรสะสมที่ไม่ได้จ่ายเป็นเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น และเป็นกำไรที่กิจการสะสมไว้ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งกิจการ ซึ่งประกอบด้วยกำไรสะสมจัดสรรแล้ว และกำไรสะสมที่ยังไม่ได้จัดสรร  

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ จุดเปลี่ยน! จากภาพสะท้อน “งบแสดงฐานะการเงิน”  

 2.งบกำไรขาดทุน หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ เป็นงบการเงินที่แสดงข้อมูลผลการดำเนินงานของกิจการในรูปแบบของรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และกำไร/ขาดทุนของกิจการ ในระยะเวลาหนึ่ง เช่น ทุกไตรมาส ทุกรอบปี ซึ่งประกอบไปด้วย

2.1 รายได้ เป็นรายรับที่กิจการได้มาจากการดำเนินธุรกิจขายสินค้าและบริการ หรืออาจจะอยู่ในรูปของผลตอบแทนอื่นๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานปกติทั่วไป ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ประเภทคือ รายได้จากการขายและการให้บริการ และรายได้อื่น เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากที่ได้จากธนาคาร

2.2 ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการขายสินค้าและบริการ ค่าใช้จ่ายในการขาย การบริการ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติ และต้นทุนทางการเงิน เรียกว่าค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น โดยไม่รวมการจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น ซึ่งเป็นการลดลงของทรัพยากรที่เป็นประโยชน์ของกิจการที่เกิดขึ้นในรอบบัญชีนั้นๆ   

2.3 กำไร (ขาดทุน) เกิดจากรายได้หลังหักค่าใช้จ่ายรวมถึงต้นทุนทางการเงิน และภาษีของกิจการ เป็นตัวเลขที่แสดงผลประกอบการที่ผ่านมา และแสดงถึงความสามารถในการดำเนินงานของกิจการ ซึ่งแบ่งได้เป็น”กำไร/ขาดทุนขั้นต้น” กับ “กำไร/ขาดทุนสุทธิ”

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ  วางแผนธุรกิจจากภาพสะท้อน “งบกำไรขาดทุน” 

3.งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น เป็นงบการเงินที่แสดงข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเงินทุนของกิจการในช่วงเวลา 1 ปี ตั้งแตต้นปีจนถึงปลายปี ซึ่งมีทั้งรายการที่ทำให้ทุนเพิ่มขึ้นและลดลง เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงกำไรหรือขาดทุนสะสม เงินทุนที่ได้รับเพิ่มหรือจ่ายคืนให้กับเจ้าของ จ่ายปันผล เป็นต้น

โดยจะทำให้กิจการทราบความเคลื่อนไหวของทุนได้อย่างชัดเจน ซึ่งมีองค์ประกอบหลักๆคือ “ทุนชำระแล้ว” และ “กำไรสะสม” ซึ่งจะแสดงให้เห็นความเปลี่ยนแปลงของทุนได้ทั้งเพิ่มขึ้นและลดลง ดังนี้

3.1 ทุนที่ออกและชำระแล้ว (ทุนของเจ้าของที่ใส่เข้ามาลงทุนในกิจการ) ณ วันเริ่มต้นกิจการ หากจดทะเบียนในรูปแบบของบริษัทจำกัด ผู้จัดตั้งต้องใส่ทุนเข้าบริษัทขั้นต่ำ 25% ของมูลค่าทุนที่จดทะเบียน

แต่หากจดทะเบียนเป็นห้างหุ้นส่วนจำกัด ผู้จัดตั้งต้องนำเงินทุนใส่เข้ามาทั้ง 100% ของเงินทุนที่จดทะเบียนรายการนี้ในงบบอกเราถึงความเคลื่อนไหวของรายการทุนที่เจ้าของใส่เข้ามาในกิจการระหว่างปี ซึ่งทุนชำระแล้วของบริษัทจะเพิ่มขึ้นด้วยทุนที่ชำระเข้ามาเพิ่ม หรืออาจลดลงจากการลดทุนของเจ้าของ

3.2 กำไรสะสม คือกำไรที่เหลือจากการดำเนินธุรกิจหลังจากจ่ายเงินปันผลให้แก่เจ้าของธุรกิจ (ถ้ามี) เป็นกำไรที่เหลือสะสมมาในทุกๆ ปีตั้งแต่จัดตั้งกิจการ โดยกำไรสะสมของบริษัทจะเพิ่มหรือลดลงด้วยกำไรสุทธิ หรืออาจลดลงด้วยการจ่ายเงินปันผล ซึ่งได้อธิบายเพิ่มเติมไว้ในบทความ จับความเคลื่อนไหวของทุน จาก… งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น 

4.งบกระแสเงินสด เป็นงบการเงินที่แสดงให้เห็นทิศทางการบริหารเงินสดของกิจการ ทำให้ทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ โดยจะเกิดขึ้นจาก 3 กิจกรรม คือ

– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมดำเนินงาน จะแสดงเงินเข้าและออกการการดำเนินงานตามปกติของกิจการ และจำนวนเงินที่กิจการหาได้จากการขายสินค้า/บริการ เช่น การขายสินค้าและบริการ การซื้อสินค้า การจ่ายเงินเดือนพนักงาน เงินสดจ่ายค่าต้นทุนสินค้าขาย หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่างๆ ประจำวันของกิจการ  

– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมลงทุน เป็นกระแสเงินสดที่เกิดจากการได้มาและจ่ายไปจากสินทรัพย์ระยะยาว ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานปกติ เช่น การซื้อ-ขายสินทรัพย์ถาวร ที่ดิน อาคาร สร้างอาคารเพื่อขยายโรงงาน การซื้อ-ขายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน หรือเงินสดเข้าและออกจากการควบรวมกิจการ รวมถึงผลตอบแทนที่ได้รับการลงทุนอย่างเช่นเงินปันผล    

– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมจัดหาเงิน เป็นกิจกรรมการได้มาและจ่ายไปของเงินสด จาการหาเงินทุนของกิจการ ที่มีผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของและส่วนของเจ้าหนี้ เช่น เงินสดรับจากการกู้เงิน เงินสดรับจากการเพิ่มทุน เงินสดจ่ายจากการกู้ยืมเงิน เงินสดจ่ายจากเงินปันผล

โดยงบกระแสเงินสดนี้อาจไม่ต้องจัดทำขึ้นตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด แต่ในความเป็นจริงแล้วเป็นงบที่สำคัญมาก เนื่องจากงบกำไรขาดทุนโดยทั่วไปจัดทำขึ้นตามหลักเกณฑ์คงค้างที่ไม่ได้แสดงให้เห็นกระแสเงินที่เข้าและออกของกิจการ งบกระแสเงินสดจึงจำเป็นที่จะต้องจัดทำเพื่อให้เห็นตัวเลขเข้าออกของกิจการ ดังรายละเอียดจากบทความ เช็กสภาพคล่องของกิจการ จาก… งบกระแสเงินสด  และจากบทความ ผลลัพธ์ของการทำบัญชี…งบการเงินคือ ??  

ทั้งนี้ จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 งบที่สำคัญสำหรับการทำงบการเงิน จะมีทั้งรายการที่กฎหมายกำหนดให้จัดทำส่งและที่ไม่ต้องส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ซึ่งหากกิจการเลือกที่จะไม่ทำงบดังกล่าว อาจทำเสียโอกาสและพลาดในรายละเอียดเล็กน้อยที่มีประโยชน์ สามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อช่วยในการตัดสินใจ และวางแผนการดำเนินกิจการได้หลายอย่าง เช่น

1.งบแสดงฐานะการเงิน จะทำให้เห็นว่าภาพรวมของกิจการ มีฐานะการเงิน สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของทุนรวมถึงให้ข้อมูลถึงประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพย์ ของกิจการได้มากน้อยแค่ไหน รวมถึงความสามารถในการชำระหนี้ ซึ่งก็ทำให้ Supplier ของกิจการ อาจใช้งบการเงินเพื่อวิเคราะห์ว่ากิจการจะสามารถชำระหนี้ได้หรือไม่ ลูกค้าของกิจการสามารถดูข้อมูลพิจารณาความหน้าเชื่อถือก่อนเซ็นสัญญาซื้อขาย หรือธนาคารอาจใช้ข้อมูลในงบเพื่อพิจารณาก่อนการปล่อยสินเชื่อเงินกู้

2.งบกำไรขาดทุน แสดงให้เห็นถึงผลประกอบการ ความสามารถในการทำกำไร รวมทั้งโครงสร้างรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการเป็นอย่างไรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยกิจการสามารถใช้งบนี้เพื่อให้ผู้บริหารกิจการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ใช้ในการตัดสินใจวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการดำเนินกิจการต่อไปในอนาคต และทำให้ทราบตัวเลขเพื่อใช้คำนวณภาษีที่ต้องยื่นแก่สรรพากร ทำให้กิจการสามารถวางแผนจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง และประหยัดภาษีได้มากยิ่งขึ้น

3.งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น จะทำให้เห็นยอดเงินทุนในส่วนของผู้ถือหุ้นตั้งแต่ต้นปีไปจนถึงปลายปีนั้นๆ ว่ามีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากอะไรบ้าง ซึ่งสามารถทำให้เจ้าของกิจการ ผู้ถือหุ้น เตรียมพร้อมตั้งรับกับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ รวมถึงสามารถคาดการณ์ถึงเงินปันผลที่จะได้รับด้วย

4.งบกระแสเงินสด จะทำให้เห็นที่มาที่ไปของกระแสเงินสด ว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงจากรายการใดบ้าง เช่นมาจากกิจกรรมดำเนินงานปกติ การลงทุน การกู้ยืม หรือชำระเงินคืนกู้ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของกิจการวางแผนการใช้เงินได้ดีมากขึ้น และทำให้ทราบถึงสภาพคล่องในการดำเนินงาน เพื่อนำไปใช้วางแผนการใช้จ่ายของกิจการได้

นอกจากนี้ยังมียังมี “หมายเหตุประกอบงบการเงิน” ซึ่งเป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้อ่านงบไม่ได้เห็นจากในงบการเงิน แต่เป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่จะทำให้เห็นรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นโยบายการทำบัญชีที่กิจการใช้ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนและตัดสินใจได้ในหลายๆ เรื่อง เช่น วางแผนสำหรับลูกหนี้การค้า  บอกถึงข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนโยบายการตัดค่าเสื่อมราคา และประโยชน์อื่นๆ ดังอธิบายไว้ในบทความ งบการเงิน บอกอะไรคุณบ้าง (เพื่อเจ้าของกิจการใช้ในการตัดสินใจ)