วิธีการจัดทำงบการเงิน
และการเลือกผู้ตรวจสอบบัญชี
สารบัญ
สารบัญ
งบการเงินคืออะไร และองค์ประกอบของงบการเงิน
“งบการเงิน” เป็นชุดของข้อมูลที่ทำให้กิจการได้ทราบถึงความเคลื่อนไหวของการดำเนินกิจการของตนเอง เป็นการสรุปรายงานทางการเงินและบัญชีของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง หรือในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง
โดยส่วนใหญ่งบการเงินจะเกี่ยวกับการเงินหรือผลประกอบการที่เป็นตัวเลข เช่น การบันทึกการเงิน รายรับร่ายจ่ายต่างๆ ของกิจการ รายงานที่แสดงถึงข้อมูลทางการเงินของกิจการ ซึ่งประกอบด้วยงบแยกย่อยหลายประเภท แต่โดยหลักๆ จะมีอยู่ 4 งบ คือ
1.งบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) เป็นงบการเงินที่ให้ข้อมูลฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบบัญชี (ปกติมักเป็นสิ้นปี) โดยแสดงให้เห็นถึงทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินลงทุน (ส่วนของเจ้าของ) จากเจ้าของกิจการ ซึ่งสามารถอธิบายได้ดังนี้
1.1 สินทรัพย์ คือทรัพยากรที่กิจการมีอยู่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ ให้เกิดกระแสเงินสดเข้า หรือลดกระแสเงินสดออกของกิจการในอนาคต ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
– สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) คือสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้เร็ว และคาดว่าจะก่อประโยชน์ให้กิจการได้ภายในเวลา 1 ปี เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า เงินลงทุนชั่วคราว สินค้าคงเหลือ
– สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets) เป็นสินค้าที่มีสภาพคล่องน้อยกว่าสินทรัพย์หมุนเวียน มีความคงทนถาวร และไม่อาจเปลี่ยนเป็นเงินสดหรือก่อให้เกิดประโยชน์แก่กิจการภายใน 1 ปี เช่น ที่ดิน อาคาร เงินลงทุนระยะยาว เงินให้กู้ยืมระยะยาว เช่น เครื่องหมายการค้า สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์
1.2 หนี้สิน คือภาระผูกพันของกิจการที่ก่อให้เกิดการสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจของกิจการ ซึ่งกิจการต้องจ่ายชำระคืนให้แก่บุคคลภายนอก โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้
– หนี้สินหมุนเวียน (Current Assets) หรือหนี้สินระยะสั้น เป็นภาระหนี้สินของกิจการที่ต้องชำระให้เจ้าหนี้ภายในไม่เกิน 1 ปี เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมระยะสั้น เจ้าหนี้การค้า เงินปันผลค้างจ่าย เงินกู้ยืมระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายใน 1 ปี
– หนี้สินไม่หมุนเวียน (Non-Current Assets) หรือหนี้สินระยะยาวเป็นภาระหนี้สินของกิจการที่ต้องชำระให้แก่บุคคลภายนอกหรือเจ้าหนี้ ที่มีเวลาชำระคืนเกิน 1 ปี เช่น เงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ระยะยาว หนี้สินภาระผูกพันผลประโยชน์พนักงาน
1.3 ส่วนของเจ้าของ หรือเงินทุนจากเจ้าของกิจการ คืองบแสดงฐานะการเงิน ในส่วนของเจ้าของกิจการที่มีสิทธิหรือมีส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่ได้หักหนี้สินออกแล้ว หรือเรียกอีกอย่างว่า “สินทรัพย์สุทธิ” หรือส่วนที่สินทรัพย์มากกว่าหนี้สิน โดยจะต้องได้มาจากสมการที่ว่า “สินทรัพย์ – หนี้สิน = ส่วนของเจ้าของ” ซึ่งประกอบด้วย
– ทุนเรือนหุ้น (Share Capital) คือการนำเงินมาลงทุนของเจ้าของกิจการ ประกอบด้วยทุนจดทะเบียน ทุนที่ออกแล้วชำระแล้ว และส่วนเกินมูลค่าหุ้น
– กำไร (ขาดทุน) สะสม (Retained Earnings) คือกำไรสะสมที่ไม่ได้จ่ายเป็นเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น และเป็นกำไรที่กิจการสะสมไว้ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งกิจการ ซึ่งประกอบด้วยกำไรสะสมจัดสรรแล้ว และกำไรสะสมที่ยังไม่ได้จัดสรร
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ จุดเปลี่ยน! จากภาพสะท้อน “งบแสดงฐานะการเงิน”
2.งบกำไรขาดทุน หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ เป็นงบการเงินที่แสดงข้อมูลผลการดำเนินงานของกิจการในรูปแบบของรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และกำไร/ขาดทุนของกิจการ ในระยะเวลาหนึ่ง เช่น ทุกไตรมาส ทุกรอบปี ซึ่งประกอบไปด้วย
2.1 รายได้ เป็นรายรับที่กิจการได้มาจากการดำเนินธุรกิจขายสินค้าและบริการ หรืออาจจะอยู่ในรูปของผลตอบแทนอื่นๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานปกติทั่วไป ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ประเภทคือ รายได้จากการขายและการให้บริการ และรายได้อื่น เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากที่ได้จากธนาคาร
2.2 ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการขายสินค้าและบริการ ค่าใช้จ่ายในการขาย การบริการ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติ และต้นทุนทางการเงิน เรียกว่าค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น โดยไม่รวมการจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น ซึ่งเป็นการลดลงของทรัพยากรที่เป็นประโยชน์ของกิจการที่เกิดขึ้นในรอบบัญชีนั้นๆ
2.3 กำไร (ขาดทุน) เกิดจากรายได้หลังหักค่าใช้จ่ายรวมถึงต้นทุนทางการเงิน และภาษีของกิจการ เป็นตัวเลขที่แสดงผลประกอบการที่ผ่านมา และแสดงถึงความสามารถในการดำเนินงานของกิจการ ซึ่งแบ่งได้เป็น”กำไร/ขาดทุนขั้นต้น” กับ “กำไร/ขาดทุนสุทธิ”
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ วางแผนธุรกิจจากภาพสะท้อน “งบกำไรขาดทุน”
3.งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น เป็นงบการเงินที่แสดงข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเงินทุนของกิจการในช่วงเวลา 1 ปี ตั้งแตต้นปีจนถึงปลายปี ซึ่งมีทั้งรายการที่ทำให้ทุนเพิ่มขึ้นและลดลง เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงกำไรหรือขาดทุนสะสม เงินทุนที่ได้รับเพิ่มหรือจ่ายคืนให้กับเจ้าของ จ่ายปันผล เป็นต้น
โดยจะทำให้กิจการทราบความเคลื่อนไหวของทุนได้อย่างชัดเจน ซึ่งมีองค์ประกอบหลักๆคือ “ทุนชำระแล้ว” และ “กำไรสะสม” ซึ่งจะแสดงให้เห็นความเปลี่ยนแปลงของทุนได้ทั้งเพิ่มขึ้นและลดลง ดังนี้
3.1 ทุนที่ออกและชำระแล้ว (ทุนของเจ้าของที่ใส่เข้ามาลงทุนในกิจการ) ณ วันเริ่มต้นกิจการ หากจดทะเบียนในรูปแบบของบริษัทจำกัด ผู้จัดตั้งต้องใส่ทุนเข้าบริษัทขั้นต่ำ 25% ของมูลค่าทุนที่จดทะเบียน
แต่หากจดทะเบียนเป็นห้างหุ้นส่วนจำกัด ผู้จัดตั้งต้องนำเงินทุนใส่เข้ามาทั้ง 100% ของเงินทุนที่จดทะเบียนรายการนี้ในงบบอกเราถึงความเคลื่อนไหวของรายการทุนที่เจ้าของใส่เข้ามาในกิจการระหว่างปี ซึ่งทุนชำระแล้วของบริษัทจะเพิ่มขึ้นด้วยทุนที่ชำระเข้ามาเพิ่ม หรืออาจลดลงจากการลดทุนของเจ้าของ
3.2 กำไรสะสม คือกำไรที่เหลือจากการดำเนินธุรกิจหลังจากจ่ายเงินปันผลให้แก่เจ้าของธุรกิจ (ถ้ามี) เป็นกำไรที่เหลือสะสมมาในทุกๆ ปีตั้งแต่จัดตั้งกิจการ โดยกำไรสะสมของบริษัทจะเพิ่มหรือลดลงด้วยกำไรสุทธิ หรืออาจลดลงด้วยการจ่ายเงินปันผล ซึ่งได้อธิบายเพิ่มเติมไว้ในบทความ จับความเคลื่อนไหวของทุน จาก… งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
4.งบกระแสเงินสด เป็นงบการเงินที่แสดงให้เห็นทิศทางการบริหารเงินสดของกิจการ ทำให้ทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ โดยจะเกิดขึ้นจาก 3 กิจกรรม คือ
– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมดำเนินงาน จะแสดงเงินเข้าและออกการการดำเนินงานตามปกติของกิจการ และจำนวนเงินที่กิจการหาได้จากการขายสินค้า/บริการ เช่น การขายสินค้าและบริการ การซื้อสินค้า การจ่ายเงินเดือนพนักงาน เงินสดจ่ายค่าต้นทุนสินค้าขาย หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่างๆ ประจำวันของกิจการ
– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมลงทุน เป็นกระแสเงินสดที่เกิดจากการได้มาและจ่ายไปจากสินทรัพย์ระยะยาว ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานปกติ เช่น การซื้อ-ขายสินทรัพย์ถาวร ที่ดิน อาคาร สร้างอาคารเพื่อขยายโรงงาน การซื้อ-ขายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน หรือเงินสดเข้าและออกจากการควบรวมกิจการ รวมถึงผลตอบแทนที่ได้รับการลงทุนอย่างเช่นเงินปันผล
– กระแสเงินสดที่ใช้ไปในกิจกรรมจัดหาเงิน เป็นกิจกรรมการได้มาและจ่ายไปของเงินสด จาการหาเงินทุนของกิจการ ที่มีผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของและส่วนของเจ้าหนี้ เช่น เงินสดรับจากการกู้เงิน เงินสดรับจากการเพิ่มทุน เงินสดจ่ายจากการกู้ยืมเงิน เงินสดจ่ายจากเงินปันผล
โดยงบกระแสเงินสดนี้อาจไม่ต้องจัดทำขึ้นตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด แต่ในความเป็นจริงแล้วเป็นงบที่สำคัญมาก เนื่องจากงบกำไรขาดทุนโดยทั่วไปจัดทำขึ้นตามหลักเกณฑ์คงค้างที่ไม่ได้แสดงให้เห็นกระแสเงินที่เข้าและออกของกิจการ งบกระแสเงินสดจึงจำเป็นที่จะต้องจัดทำเพื่อให้เห็นตัวเลขเข้าออกของกิจการ ดังรายละเอียดจากบทความ เช็กสภาพคล่องของกิจการ จาก… งบกระแสเงินสด และจากบทความ ผลลัพธ์ของการทำบัญชี…งบการเงินคือ ??
ทั้งนี้ จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 งบที่สำคัญสำหรับการทำงบการเงิน จะมีทั้งรายการที่กฎหมายกำหนดให้จัดทำส่งและที่ไม่ต้องส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ซึ่งหากกิจการเลือกที่จะไม่ทำงบดังกล่าว อาจทำเสียโอกาสและพลาดในรายละเอียดเล็กน้อยที่มีประโยชน์ สามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อช่วยในการตัดสินใจ และวางแผนการดำเนินกิจการได้หลายอย่าง เช่น
1.งบแสดงฐานะการเงิน จะทำให้เห็นว่าภาพรวมของกิจการ มีฐานะการเงิน สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของทุนรวมถึงให้ข้อมูลถึงประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพย์ ของกิจการได้มากน้อยแค่ไหน รวมถึงความสามารถในการชำระหนี้ ซึ่งก็ทำให้ Supplier ของกิจการ อาจใช้งบการเงินเพื่อวิเคราะห์ว่ากิจการจะสามารถชำระหนี้ได้หรือไม่ ลูกค้าของกิจการสามารถดูข้อมูลพิจารณาความหน้าเชื่อถือก่อนเซ็นสัญญาซื้อขาย หรือธนาคารอาจใช้ข้อมูลในงบเพื่อพิจารณาก่อนการปล่อยสินเชื่อเงินกู้
2.งบกำไรขาดทุน แสดงให้เห็นถึงผลประกอบการ ความสามารถในการทำกำไร รวมทั้งโครงสร้างรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการเป็นอย่างไรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยกิจการสามารถใช้งบนี้เพื่อให้ผู้บริหารกิจการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ใช้ในการตัดสินใจวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการดำเนินกิจการต่อไปในอนาคต และทำให้ทราบตัวเลขเพื่อใช้คำนวณภาษีที่ต้องยื่นแก่สรรพากร ทำให้กิจการสามารถวางแผนจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง และประหยัดภาษีได้มากยิ่งขึ้น
3.งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น จะทำให้เห็นยอดเงินทุนในส่วนของผู้ถือหุ้นตั้งแต่ต้นปีไปจนถึงปลายปีนั้นๆ ว่ามีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากอะไรบ้าง ซึ่งสามารถทำให้เจ้าของกิจการ ผู้ถือหุ้น เตรียมพร้อมตั้งรับกับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ รวมถึงสามารถคาดการณ์ถึงเงินปันผลที่จะได้รับด้วย
4.งบกระแสเงินสด จะทำให้เห็นที่มาที่ไปของกระแสเงินสด ว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงจากรายการใดบ้าง เช่นมาจากกิจกรรมดำเนินงานปกติ การลงทุน การกู้ยืม หรือชำระเงินคืนกู้ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของกิจการวางแผนการใช้เงินได้ดีมากขึ้น และทำให้ทราบถึงสภาพคล่องในการดำเนินงาน เพื่อนำไปใช้วางแผนการใช้จ่ายของกิจการได้
นอกจากนี้ยังมียังมี “หมายเหตุประกอบงบการเงิน” ซึ่งเป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้อ่านงบไม่ได้เห็นจากในงบการเงิน แต่เป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่จะทำให้เห็นรายละเอียดของรายการในงบการเงิน นโยบายการทำบัญชีที่กิจการใช้ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนและตัดสินใจได้ในหลายๆ เรื่อง เช่น วางแผนสำหรับลูกหนี้การค้า บอกถึงข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนโยบายการตัดค่าเสื่อมราคา และประโยชน์อื่นๆ ดังอธิบายไว้ในบทความ งบการเงิน บอกอะไรคุณบ้าง (เพื่อเจ้าของกิจการใช้ในการตัดสินใจ)
หลักการปิดงบการเงิน
การปิดงบการเงิน เพื่อส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งการปิดงบการเงิน คือการจัดทำงบการเงินจากข้อมูลการจัดทำบัญชีแสดงรายรับ-รายจ่ายของกิจการตลอดทั้งปี
โดยผู้ที่มีหน้าที่ปิดงบการเงินคือกิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคล โดยนิติบุคคลอย่างเช่นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะต้องปิดงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนดปีละ 1 ครั้ง ที่สำคัญต้องจัดหาผู้ทำบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อจัดส่งงบการเงินตามกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงโทษปรับหากไม่ทำการส่งงบการเงิน
ทั้งนี้ การปิดงบการเงิน สำหรับบริษัททั่วไปจะดำเนินการโดยนักบัญชีในตำแหน่ง สมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี เป็นพนักงานประจำของบริษัท แต่ถ้าเป็นบริษัทเปิดใหม่ บริษัทขนาดเล็ก หรือยังไม่มีเงินทุนมากพอในการจ้างพนักงานบัญชี ก็จะมีสำนักงานบัญชี หรือผู้ทำบัญชีฟรีแลนซ์ ให้บริการรับปิดงบการเงิน รวมถึงบริการด้านบัญชีและภาษีอื่นๆ ด้วย
ขั้นตอนการปิดงบการเงิน ควรจะบันทึกข้อมูลบัญชีภาษีต่างๆ เป็นรายเดือน แยกรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายออกจากกันอย่างชัดเจน รวมไปถึงการจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อต่างๆ ใบเสร็จ บิลต่างๆ แยกไว้เป็นหมวดหมู่ให้เรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการปิดงบการเงินในแต่ละรอบบัญชี โดยมีขั้นตอนการปิดงบการเงินดังนี้
1.รวบรวมเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสร็จซื้อ-ขายต่างๆ แยกเป็นหมวดหมู่ จัดเรียงตามลำดับของเลขที่เอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปยอดบัญชี
2.กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT จะต้องมีรายงานภาษีซื้อ-ขายให้ครบถ้วน โดยจะต้องนำเอกสารใบกำกับภาษีซื้อขายแนบพร้อมกับรายงานภาษีซื้อ-ขายเก็บไว้ที่กิจการให้ครบถ้วน
3.จัดเตรียมรายงานการเงินที่เดินบัญชี หรือ Statement ให้ครบถ้วนทุกเดือน หากขาดเอกสารของเดือนไหน ต้องไปขอรายการเดินบัญชีจากธนาคาร เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบ
4.เมื่อเตรียมเอกสารทั้งหมดครบถ้วนแล้ว สำหรับกิจการที่มีเจ้าหน้าที่บัญชีอยู่แล้วก็สามารถจัดทำงบการเงินได้เลย ส่วนกิจการที่ยังไม่มีพนักงานบัญชีประจำบริษัท ให้ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือ เพื่อทำการปิดงบการเงิน
5.เมื่อปิดงบการเงินเสร็จแล้ว ให้รวบรวมและจัดเก็บเอกสารจากการปิดงบการเงิน ในแต่ละรอบบัญชีให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นสมุดรายวันแยกประเภท (G/L) ทะเบียนทรัพย์สิน สมุดรายวันทั่วไป เพื่อสมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย เป็นข้อมูลจัดเก็บสำหรับกิจการต่อไป ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด
6.ส่งงบการเงินที่ท่านปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้วให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมกสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี (อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้จากบทความ การปิดงบการเงิน คืออะไร ใครต้องทำบ้าง)
ที่สำคัญต้องดำเนินการปิดงบการเงิน และจัดให้มีการตรวจสอบบัญชีโดยผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต ที่เป็นอิสระไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจการ ซึ่งส่วนใหญ่ก็มีสำนักงานตรวจสอบบัญชีรองรับอยู่จำนวนมาก เนื่องจากการตรวจสอบบัญชี เป็นงานที่กฎหมายกำหนดไว้ว่าเมื่อกิจการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะมีหน้าที่ต้องจัดทำงบการเงิน
โดยงบการเงินดังกล่าวจะต้องผ่านการตรวจสอบ และแสดงความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีความเป็นอิสระ ไม่ใช่บุคคลในองค์กร เพื่อยืนยันว่างบการเงินที่กิจการทำถูกต้องหรือไม่ ก่อนนำส่งหรือใช้ยื่นเสียภาษีประจำปีแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกิจการสามารถจ้างสำนักงานบัญชีที่มีผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต และมีบริการนำส่งงบการเงินให้ด้วย เป็นการช่วยลดภาระของกิจการได้เป็นอย่างมาก
และจะนำส่งงบการเงินให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องปีละ 1 ครั้ง
รอบระยะเวลาบัญชี
โดยทั่วไปกฎหมายจะกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีไว้ 12 เดือน และต้องนับเต็ม 12 เดือน เช่น 1 มกราคม – 31 ธันวาคม จะเป็นปิดรอบตามวันที่ในปีปฏิทิน หรือจะเป็นวันอื่นที่เป็นรอบ 1 ปีเช่น 15 มีนาคม 2562 – 14 มีนาคม 2563 ก็ได้เช่นกัน
แต่สำหรับบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ที่จดทะเบียนจัดตั้งใหม่ หลังจากปิดงบการเงินแล้ว สามารถใช้รอบระยะเวลาบัญชีน้อยกว่า 12 เดือนได้ในรอบปีแรก โดย “จะถือวันเริ่มจัดตั้งจนถึงวันหนึ่งวันใด เป็นรอบระยะเวลาบัญชีแรกก็ได้ แต่ไม่เกิน 12 เดือน” และรอบระยะเวลาบัญชีต่อไปต้องเท่ากับ 12 เดือน ที่สำคัญไม่สามารถปิดงบการเงินเกิน 12 เดือนได้ และในปีต่อๆ ไป กิจการจะต้องปิดงบการเงินในวันเดิมเท่านั้น
หลังจากได้รอบบัญชี และจัดทำงบการเงินแล้ว ผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต จะตรวจสอบข้อมูลในงบการเงิน รวมถึงเอกสารประกอบการลงบัญชี และหลักฐานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงบัญชี ว่าได้ปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปอย่างถูกต้องหรือไม่ ซึ่ง สามารถแบ่งวิธีการตรวจสอบบัญชีได้เป็น 3 กระบวนการคือ
1.วางแผนงานตรวจสอบ ประเมินความเสี่ยง และกำหนดวิธีการตรวจสอบ
2.ปฏิบัติงานตรวจสอบ
3.สรุปผลการตรวจสอบและออกรายงานผลการตรวจสอบ
หลังจากผู้ตรวจสอบบัญชีเสร็จสิ้นกระบวนการตรวจสอบเพื่อออกรายงานผลการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องแสดงความเห็นต่องบการเงิน ซึ่งมี 4 แบบ คือ แบบไม่มีเงื่อนไข แบบมีเงื่อนไข แบบงบการเงินไม่ถูกต้อง และแบบไม่แสดงความเห็น
โดยการแสดงความเห็นแต่ละแบบจะมีผลต่อการตัดสินใจของผู้ใช้งบการเงิน ซึ่งการแสดงความเห็นอื่นนอกเหนือจากแบบไม่มีเงื่อนไข จะทำให้ผู้ใช้งบการเงินไม่ว่าจะเป็นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้/ลูกหนี้ สถาบันการเงินต่างๆ หน่วยงานกำกับดูแลต่างๆ เช่น กลต. ตลาดหลักทรัพย์ฯ กระทรวงพาณิชย์ กรมสรรพากร ตระหนักและนำไปปรับปรุงแก้ไขในสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีได้ให้ความเห็นไว้ต่องบการเงินได้
กระทั่งเกิดการปรับปรุงแก้ไขจนไร้ข้อผิดพลาด หรือข้อผิดพลาดที่มีรวมกันเป็นจำนวนที่ไม่มีสาระสำคัญ เมื่อกิจการจะนำข้อมูลงบการเงินที่ถูกต้องตามสมควรเหล่านี้ไปใช้ ก็จะช่วยเพิ่มความมั่นใจและสร้างความน่าเชื่อถือในหลายๆ ด้าน ดังนี้
1.การตรวจสอบบัญชีจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นของบริษัท ซึ่งหากระหว่างการตรวจสอบบัญชีพบข้อผิดพลาด ข้อบกพร่องในระบบการควบคุมภายใน หรือเกิดความเสี่ยงดังกล่าวขึ้น จะต้องมีการรายงานให้ผู้มีหน้าที่กำกับดูแลการจัดทำงบการเงินทราบ ซึ่งก็จะทำให้ผู้ประกอบการ ผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับประโยชน์ สามารถรู้จุดอ่อนในระบบการควบคุมภายใน พร้อมหาวิธีแก้ไขและรับมือได้ทันเวลา
และเมื่อทราบจุดอ่อนจากการตรวจสอบบัญชี และได้รับการแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที จนไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือลดความผิดพลาดลง ก็จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัทต่อบุคคลภายนอกนั่นเอง
2.การตรวจสอบบัญชีจะทำให้ผู้ประกอบการมั่นใจว่า งบการเงินที่ถูกเผยแพร่ออกมานั้น มีความน่าเชื่อถือเพราะได้รับการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนจากผู้ตรวจสอบบัญชีให้เป็นไปตามมาตรฐานการสอบบัญชี และปฏิบัติอย่างเป็นไปตามมาตรฐานรายงานทางการเงิน
ทำให้การนำงบการเงินดังกล่าวไปใช้ในกิจกรรมต่างๆ อย่างมั่นใจ ก็ส่งผลตามมาคือคู่ค้าทางธุรกิจก็จะเชื่อมั่นในบริษัท ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัทให้กับคู่ค้าที่จะร่วมธุรกิจด้วย
3.การตรวจสอบบัญชีช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท เพราะเป็นหลักประกันขององค์กร ในเรื่องของการประเมินประสิทธิภาพการดำเนินงานและประสิทธิผลของการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ในองค์กร เช่น ด้านการบริหาร ด้านงานเงิน ซึ่งทำให้บริษัทสามารถนำผลที่ได้รับไปต่อยอดพัฒนาธุรกิจได้ เช่น การหาทุนเพื่อต่อยอดธุรกิจให้พัฒนายิ่งขึ้น ก็มีโอกาสสูงในการได้รับเงินทุนจากแหล่งเงินทุนต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น (อ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ ความน่าเชื่อถือของบริษัท จากการตรวจสอบบัญชี)
หน้าที่ของผู้ตรวจสอบบัญชี
แต่การจะนำงบการเงินมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมั่นใจ เต็มประสิทธิภาพ และสร้างความน่าเชื่อถือได้ ก็ต่อเมื่อบริษัทเลือกผู้ตรวจสอบัญชีที่มีความรู้ความสามารถและเชี่ยวชาญการสอบบัญชีโดยเฉพาะ เนื่องจากผู้ตรวจสอบบัญชีมีหลายประเภท กิจการจึงต้องเลือกผู้ตรวจสอบบัญชีให้ตรงกับรูปแบบธุรกิจของตนเอง
ประเภทของผู้ตรวจสอบบัญชี
ผู้ตรวจสอบบัญชีมีทั้งหมด 4 ประเภท คือ
1.ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA : Tax Auditor) คือผู้ที่มีคุณสมบัติเป็นผู้ขอขึ้นทะเบียนและได้รับอนุญาตจากอธิบดีกรมสรรพากร มีหน้าที่ตรวจสอบและออกรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี สำหรับกิจการที่เป็นห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก มีทุนจดทะเบียนหรือทุนที่ชำระแล้วในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมและรายได้รวมของรอบระยะเวลาบัญชีไม่เกิน 30 ล้านบาท
2.ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก (External Auditor) หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทั่วไป (CPA : Certified Public Accountant) คือผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบบัญชี และแสดงความเห็นไว้ในรายงานการสอบบัญชี ซึ่งจัดทำรายงานเพื่อแสดงความเห็นต่องบการเงินของกิจการ ว่างบการเงินจัดทำขึ้นตามมาตรฐานรายงานทางการเงินหรือไม่
โดยมีอำนาจตรวจสอบ และรับรองงบการเงินสำหรับกิจการที่เป็นนิติบุคคลทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดใหญ่ และห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก ยกเว้นงบการเงินที่ต้องใช้ผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจาก กลต. ซึ่งสามารถรับรองได้แค่งบการเงินเท่านั้น
3.ผู้สอบบัญชีตลาดทุน (List of Auditors Approved by the office of SEC) คือผู้ที่ได้รับอนุญาตความเห็นชอบจากสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (กลต.) ในการรับรองงบการเงินสำหรับบริษัทที่อยู่ในตลาดทุน หรือบริษัทที่ยื่นขอจดทะเบียนในตลาดทุน (IPO) ที่มีตลาดทุนคือศูนย์กลางมีการออกสินค้าเป็นหลักทรัพย์ขายให้แก่ประชาชนเพื่อถือครองไว้และถือว่าเป็นพันธะสัญญาต่อกัน
4.ผู้ตรวจสอบภายใน (Internal Auditors) หรือ IA คือบุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบภายในองค์กร และประเมินประสิทธิภาพระบบการควบคุมภายในให้แก่องค์กรอย่างเป็นอิสระ รวมทั้งการประเมินประสิทธิภาพการบริหารความเสี่ยงขององค์กร เพื่อให้เกิดการปรับปรุงการปฏิบัติงานขององค์กร และมีการควบคุมและกำกับดูแลกิจการอย่างเป็นระบบ โดยเน้นความสำคัญในการตรวจสอบการดำเนินงาน การปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กร ซึ่งไม่ใช่การตรวจสอบงบการเงินและบัญชี บทความ ผู้ตรวจสอบบัญชีมีกี่ประเภท ต่างกันอย่างไร และหลักการเลือกใช้บริการ
โดยสัดส่วนของการตรวจสอบบัญชีสำหรับนิติบุคคล ส่วนใหญ่จะต้องใช้บริการผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทั่วไป (CPA) เนื่องจากมีอำนาจตรวจสอบ และรับรองงบการเงินสำหรับกิจการที่เป็นนิติบุคคลทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดใหญ่ และห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก
คุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชี
คุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชี ที่กิจการไม่ควรมองข้าม ซึ่งจะต้องเป็นผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต” โดยมีคุณสมบัติพื้นฐานดังนี้
– ได้รับปริญญาทางการบัญชี หรือประกาศนียบัตรทางการบัญชี ซึ่ง ก.บช. เทียบว่าไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี หรือเป็นผู้ได้รับปริญญา หรือประกาศนียบัตรไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีที่การศึกษาวิชาการบัญชี ซึ่ง ก.บช. เห็นสมควรให้เป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้
– ต้องเคยปฏิบัติงานเกี่ยวกับการสอบบัญชีมาแล้ว โดย ก.บช. เห็นว่าทำหน้าที่เป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้
– มีอายุ 20 ปีบริบูรณ์แล้ว
– มีสัญชาติไทยหรือสัญชาติต่างประเทศที่ยินยอมให้บุคคลสัญชาติไทยเป็นผู้สอบบัญชีในประเทศนั้นได้
– ไม่เป็นผู้มีความพฤติเสื่อมเสีย หรือบกพร่องในศีลธรรมอันดี
– ไม่เคยต้องโทษจำคุกในคดีที่ ก.บช. เห็นว่าอาจนำมาซึ่งความเสื่อมเสียเกียรติศักดิ์แห่งวิชาชีพ
– ไม่เป็นบุคคลวิกลจริต หรือจิตฟั่นเฟือน ไม่สมประกอบ
– ไม่ประกอบอาชีพอย่างอื่นที่ไม่เหมาะสม หรือทำให้ขาดความเป็นอิสระในหน้าที่ผู้สอบบัญชี
การเลือกผู้ตรวจสอบบัญชีนอกจากคุณสมบัติพื้นฐานดังที่กล่าวไปแล้ว กิจการควรเลือกผู้สอบบัญชีที่มีความรู้และประสบการณ์ในสายธุรกิจของตนเอง มีประสอบการณ์และมีคุณภาพ ติดตามข่าวสาร อัพเดทความรู้เกี่ยวกับมาตรฐานการบัญชี มาตรฐานการรายงานทางการเงิน และมาตรฐานการสอบบัญชีอย่างสม่ำเสมอ
ในกรณีที่กิจการใช้บริการโดยผ่านสำนักงานบัญชี กิจการจะต้องเก็บหลักฐานหนังสือตอบรับงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี ที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้สอบบัญชีภาษีอากรเป็นผู้จัดทำ และกิจการลงนามเห็นชอบในข้อตกลงดังกล่าวด้วย
และไม่ลืมว่าควรเลือกผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีการปฏิบัติงานจริง มีหลักฐานในการตรวจสอบ มีความรับผิดชอบต่อลูกค้าที่รับงาน และมีสถานะเป็นผู้สอบบัญชีจริงๆ ไม่อยู่ระหว่างการพักหรือเพิกถอนใบอนุญาตผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และคุณสมบัติอื่นๆ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากบทความกิจการที่ต้องมี ผู้สอบบัญชี และการเลือกผู้สอบบัญชี
โดยมีให้เลือกทั้งแบบที่เป็นผู้สอบบัญชีอิสระและผู้สอบบัญชีในนามของสำนักงานบัญชี ซึ่งกิจการสามารถหาสำนักงานบัญชีที่มีอยู่ทั่วไป ให้ทำการตรวจสอบบัญชีให้ได้ หรือกิจการที่ใช้บริการสำนักงานบัญชีให้จัดทำบัญชีอยู่แล้ว ก็ตกลงให้ตรวจสอบบัญชีด้วยได้ โดยทางสำนักงานบัญชีจะส่งต่องบการเงินให้กับผู้ตรวจสอบบัญชีพันธมิตรที่คัดสรรมาแล้วให้
สำนักงานตรวจสอบบัญชีที่กิจการควรเลือกใช้บริการ
สำนักงานตรวจสอบบัญชีแบบไหนที่กิจการควรเลือกใช้บริการ โดยมีปัจจัยหลักดังนี้
1.สำนักงานตรวจสอบบัญชีติดต่อง่าย มีหลักแหล่งชัดเจน เพื่อเป็นเครื่องการันตีว่า บริษัทตรวจสอบบัญชีที่กิจการเลือกจะไม่หนีหายไป อีกทั้งต้องติดต่อได้ง่าย เพื่อให้กิจการสามารถปรึกษาได้อย่างรวดเร็ว ติดต่อประสานงานได้ง่ายและสะดวก
2.สำนักงานตรวจสอบบัญชีต้องเป็นคนละแห่งกับสำนักงานรับทำบัญชี กิจการที่จ้างสำนักงานบัญชีให้ทำบัญชีให้ ส่วนใหญ่สำนักงานบัญชีจะมีบริการรับตรวจสอบบัญชีอยู่ด้วย แต่ตามกฎหมายสำนักงานบัญชีที่ทำบัญชีให้กับกิจการใดๆ ก็ตามจะไม่สามารถตรวจสอบบัญชีให้ได้
ด้วยเหตุนี้เมื่อสำนักงานบัญชีจัดทำบัญชีเสร็จสิ้น จะมีหน้าที่ส่งต่อให้กับสำนักงานตรวจสอบบัญชีพันธมิตรให้เป็นผู้ตรวจสอบบัญชีให้แทน ซึ่งกิจการสามารถจ้างทำบัญชีพร้อมกับตรวจสอบบัญชีได้จากสำนักงานบัญชีเดียวกันได้เลย (ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของแต่ละสำนักงานบัญชี)
3.ค่าบริการและขอบข่ายงานตรวจสอบบัญชี เนื่องจากสำนักงานตรวจสอบบัญชีแต่ละแห่งจะมีค่าบริการแตกต่างกัน ผู้สอบบัญชีอิสระหรือสำนักงานตรวจสอบบัญชีบางแห่ง อาจรับแค่ตรวจสอบบัญชี และอีกหลายๆ แห่งก็มีบริการแบบครบวงจร ทั้งรับทำบัญชี ภาษี และตรวจสอบบัญชี ค่าบริการเป็นแบบแพ็กเกจ ราคาก็จะถูกกว่าตรวจสอบบัญชีเพียงอย่างเดียว ซึ่งขึ้นอยู่กับการตกลงกันของทั้ง 2 ฝ่าย
4.มีการนำนวัตกรรมตรวจสอบบัญชีมาใช้ ผู้ประกอบการควรพูดคุยปรึกษาบริษัทรับตรวจสอบบัญชี และสอบถามแนวทางการตรวจสอบบัญชีของแต่ละแห่ง ว่ามีวิธีการตรวจสอบบัญชีอย่างไร มีการนำนวัตกรรมตรวจสอบบัญชีมาใช้บ้างหรือไม่ เช่น
4.1 เทคโนโลยีบล็อกเชน (Blockchain) เป็นนวัตกรรมเพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงในการตรวจสอบเนื้อหาของรายการที่มีความซับซ้อน และเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีขั้นสูง และช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับผู้ว่าจ้างในการทำธุรกรรมบล็อกเชนของกิจการ
โดยหลักๆ จะมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนกลุ่มผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบ ที่ดำเนินการตรวจสอบกิจการที่มีส่วนร่วมในการทำธุรกรรมบล็อกเชน ซึ่งผู้สอบบัญชีสามารถดึงข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลบิตคอยน์หรือคริปโตฯ อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้
4.2 เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) เป็นนวัตกรรมตรวจสอบบัญชีที่มีคุณภาพการสอบบัญชีสูง สามารถลดเวลาในการตรวจสอบให้สั้นลงแต่ยังคงแม่นยำ โดยการนำชุดข้อมูลขนาดใหญ่มาวิเคราะห์ เพื่อช่วยผู้สอบบัญชีระบุและประเมินความเสี่ยง พร้อมกับวางแผนการตรวจสอบ
เพื่อให้ตอบสนองต่อความเสี่ยงของการแสดงข้อมูลที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริง อันเป็นสาระสำคัญเนื่องจากการทุจริตที่ผู้สอบบัญชีได้ระบุไว้ในช่วงของการประเมินความเสี่ยง
4.3 เทคโนโลยีโดรน หรือเทคโนโลยีอากาศยานไร้คนขับ (Drone) ทำให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานตรวจสอบเพิ่มขึ้น คุณภาพการสอบบัญชีมีความแม่นยำกว่าวิธีการสังเกตการณ์แบบดั้งเดิม และลดเวลาในการตรวจสอบลง
4.4 Data Analytics เป็นศาสตร์ของการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ จาก Big Data ซึ่งเป็นนวัตกรรมตรวจสอบบัญชีที่ปัจจุบันสามารถนำมาใช้ใน 4 กระบวนการหลักของการสอบบัญชี คือ การประเมินความเสี่ยง การทดสอบระบบควบคุมภายใน การวิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อการตรวจสอบเนื้อหาสาระ การตรวจสอบเนื้อหาสาระของรายการและยอดคงเหลือ (สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาบทความ เช็ก! คุณภาพการสอบบัญชี จากนวัตกรรมตรวจสอบบัญชีของบริษัท)
ดังนั้น กิจการควรสอบถามเรื่องค่าบริการและขอบข่ายงานที่ให้บริการจากสำนักงานตรวจสอบบัญชีหลายๆ แห่ง รวมถึงข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้าง เพื่อให้เข้าใจตรงกันและดำเนินงานไปในทิศทางเดียวกัน (พิจารณาคุณสมบัติของสำนักงานตรวจสอบบัญชีเพิ่มเติมจากบทความ บริษัทตรวจสอบบัญชี แบบไหนที่กิจการควรเลือกใช้บริการ)
เมื่อกิจการผ่านด่านการวิเคราะห์มาแล้วทุกข้อ รวมถึงข้อมูลความรู้ต่างๆ ทั้งในเรื่องของงบการเงิน กระบวนการตรวจสอบบัญชีจากสำนักงานตรวจสอบบัญชี ก็จะช่วยให้กิจการสามารถนำมาเปรียบเทียบความคุ้มค่าที่จะได้รับ พร้อมตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดให้กับกิจการของคุณเองได้ไม่ยาก