หลักการทำบัญชี-ภาษี
ที่กิจการควรรู้หลังจดบริษัท
สารบัญ
สารบัญ
สิ่งที่กิจการต้องทำ
หลังจดบริษัทเป็นนิติบุคคล
หลังจากจดบริษัทเป็นนิติบุคคล กิจการจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการดังนี้
1.เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท แยกออกจากบัญชีส่วนตัวให้ชัดเจน
2.ขึ้นทะเบียนลูกจ้าง ถ้าหากมีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป โดยมีการจ่ายค่าจ้างเป็นเงินเดือน กิจการต้องไปขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงาน ที่สำนักงานประกันสังคม และนำส่ง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก ในกรณีที่กิจการมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้สำหรับเงินเดือนของพนักงานที่ถึงเกณฑ์กำหนด (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนที่ควรทราบได้จากบทความ บัญชีเงินเดือน ที่เจ้าของกิจการควรรู้ )
3.จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับกิจการที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท หรือจดภาษีมูลค่าเพิ่มหลังจากจดบริษัทนิติบุคลเลยก็ได้ แต่ในกรณีที่มีการจดภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ตั้งแต่ก่อนจดบริษัทนิติบุคคล ก็สามารถดำเนินกิจการต่อได้เลย
4.เอกสารค่าใช้จ่ายของกิจการ ซื้อของทุกอย่างในนามบริษัทเท่านั้น และให้ออกเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสดที่มีชื่อ ที่อยู่ของผู้ขาย และต้องระบุชื่อบริษัทของเราด้วย
5.ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในฐานะที่กิจการเป็นผู้จ่ายเงิน ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเอาไว้ส่วนหนึ่ง ตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ตามอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย 0-5% แตกต่างกันตามประเภทเงินที่จ่าย
6.เตรียมเอกสารทางบัญชี ภาษี ในช่วงแรกที่เริ่มดำเนินกิจการรูปแบบนิติบุคคล กิจการอาจใช้วิธีรวบรวมเอกสารทั้งรายรับและรายจ่ายของกิจการทั้งหมดที่เกิดขึ้น เพื่อสรุปข้อมูลและนำส่งภาษีเอง แล้วค่อยส่งให้สำนักงานบัญชีสรุปบัญชี ตรวจสอบงบการเงิน และยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องของกิจการ หลังจากสิ้นปีแทนกิจการ (ทำบัญชีและปิดงบรายปี) หรืออาจจะเลือกจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีให้กิจการเป็นรายเดือน (บริการบัญชีรายเดือน) เลยก็ได้เช่นกัน (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องเจอ… หลังจดทะเบียนบริษัท
นอกจากกิจการจะต้องไปจดภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อมีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท และหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ส่วนหนึ่งเมื่อมีการจ่ายเงินแล้ว ยังมีภาษีอื่นๆ ที่กิจการควรทราบคือ
1.ภาษีเงินได้นิติบุคคล เป็นภาษีที่จัดเก็บจากเงินได้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล
2.ภาษีธุรกิจเฉพาะ เป็นภาษีบริษัทประเภทที่จัดเก็บเฉพาะบางธุรกิจที่กฎมายกำหนดไว้พิเศษ
3.อากรแสตมป์ เป็นภาษีบริษัทที่จัดเก็บในรูปของดวงแสตมป์ที่ใช้สำหรับปิดบนเอกสารราชการและหนังสือสัญญาต่างๆ ซึ่งได้อธิบายไว้ในบทความ ภาษีบริษัท ที่ต้องรู้มีอะไรบ้าง
หลักการยื่นภาษีนิติบุคคล
กฎหมายกำหนดให้ยื่นแบบแสดงภาษีเงินได้นิติบุคคล 2 ช่วง คือ
– ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบครึ่งปี โดยต้องยื่นและชำระภาษีภายใน 2 เดือนนับจากวันสุดท้ายของ 6 เดือน
แรกของรอบระยะเวลาบัญชี
– ภ.ง.ด.50 สำหรับรอบสิ้นปี โดยต้องยื่นแบบและชำระภาษีภายใน 150 วันนับจากวันสุดท้ายของรอบ
ระยะเวลาบัญชี
โดยวิธีการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล จะใช้สูตรคือ (รายได้ – ค่าใช้จ่าย) = กำไรสุทธิ แล้วนำกำไรสุทธิที่ได้มาคิดภาษีตามอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล ที่ทุนไม่เกิน 5 ล้านบาท + รายได้ทั้งปีไม่เกิน 30 ล้านบาท ดังนี้
กำไร 300,000 บาทแรก = ยกเว้นภาษี
กำไร 300,001 – 3 ล้าน = ภาษี 15%
กำไรมากกว่า 3 ล้านบาทขึ้นไป = ภาษี 20%
แต่ถ้าไม่เข้าเกณฑ์ดังกล่าว ให้จัดอยู่ในอัตราภาษีเท่ากับ 20% ตั้งแต่กำไรบาทแรก ซึ่งสามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากบทความ แนวทางวางแผน ภาษีนิติบุคคล
และเนื่องจากสามารถนำค่าใช้จ่ายมาลบออกจากรายได้ ทำให้เหลือกำไรสุทธิน้อยลง ส่งผลให้เสียภาษีน้อยลงตามไปด้วย
แนวทางประหยัดภาษีนิติบุคคล
การประหยัดภาษีนิติบุคคลที่ดีที่สุดและถูกต้องตามกฎหมาย คือการนำรายจ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของกิจการมาคำนวณหักภาษีที่ต้องจ่าย ก็จะช่วยประหยัดภาษีได้ เช่น
– ค่าใช้จ่ายสำหรับกิจการ ให้ซื้อในนามบริษัทเท่านั้น
– ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงาน หากลูกจ้างของกิจการเข้ารับการศึกษาหรืออบรมพนักงาน หากมีใบเสร็จรับเงิน และกลับมาทำงานเพื่อพัฒนาองค์กร ก็สามารถนำมาเป็นหลักฐานเพื่อใช้หักภาษีได้
– สัมมนานอกสถานที่ การจัดสัมมนานอกสถานที่ให้กับพนักงาน หากกิจการมีระเบียบชัดเจน และเอื้อประโยชน์แก่การพัฒนาองค์กรของกิจการ สามารถนำมาเป็นหลักฐานเพื่อใช้หักภาษีได้
– SMEs หักค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน อัตราพิเศษ เมื่อกิจการที่เป็น SMEs มีการซื้อทรัพย์สิน สามารถหักค่าเสื่อมราคาในอัตราพิเศษ สำหรับทรัพย์สินที่ซื้อมาหลังวันที่ 31 ม.ค.2545
– จ้างงานผู้สูงอายุ หักรายจ่ายได้ถึง 2 เท่าของค่าจ้างที่จ่ายแก่พนักงาน ลูกจ้าง ที่มีอายุ 60 ปีขึ้นไป ตามที่จ่ายจริง แต่ไม่เกินจำนวน 15,000 บาท
– จ้างงานคนพิการ หากจ้างคนพิการเกินกว่าอัตราส่วนที่กฎหมายกำหนด สามารถหักค่าใช้จ่ายในการจ้างคนพิการส่วนที่เกินกำหนดได้ 2 เท่า (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ ประหยัดภาษีนิติบุคคล ได้ยังไงบ้าง…ที่นี่มีคำตอบ)
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นอีกหนึ่งเรื่องภาษีที่นิติบุคคลต้องทำความเข้าใจ เพราะเป็นส่วนหนึ่งของการทำบัญชีที่สำคัญ อย่างที่เกริ่นไปบ้างแล้วว่า ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ผู้จ่ายที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะต้องหักไว้ก่อนจ่ายเงิน ให้กับผู้รับทั้งที่เป็นบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล จากนั้นนำเงินที่หักไว้ส่งให้สรรพากรภายในวันที่ 7-15 ของทุกเดือน
ยกเว้นหากสินค้าหรือบริการยอดเงินไม่ถึง 1,000 บาทในการจ่ายเงินแต่ละครั้ง ผู้จ่ายไม่ต้องหักภาษี แต่ถ้าหากมีการจ่ายอย่างต่อเนื่องแม้ยอดเงินแต่ละครั้งจะไม่ถึง 1,000 บาท ผู้จ่ายจะต้องทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย อยู่ดี เช่น ค่าบริการโทรศัพท์ต้องจ่ายทุกเดือน ถึงแม้ยอดแต่ละครั้ง ไม่ถึง 1,000 บาท แต่รวมกันหลายยอดแล้วเกิน 1,000 บาท
โดยผู้รับเงินจะต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามอัตราภาษีที่กำหนดแต่ละประเภท ยิ่งถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายไปเยอะเท่าไร เมื่อยื่นภาษีสิ้นปีปรากฏว่ารายได้ไม่ถึงเกณฑ์ต้องจ่ายภาษี ก็สามารถยื่นขอเงินคืนได้ หรือในกรณีที่ยื่นภาษีแล้วต้องมีการจ่ายภาษีเพิ่ม ก็จะช่วยให้จ่ายน้อยลงเนื่องจากถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายไปบางส่วนแล้ว ถือเป็นการช่วยแบ่งเบาภาระในการจ่ายภาษีของผู้มีรายได้
ส่วนผู้ที่จ่ายเงิน ก็ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายทันทีทุกครั้งก่อนจ่ายเงินให้กับผู้รับ ถ้าไม่หักหรือยื่นส่งสรรพากรไม่ตรงตามความเป็นจริง จะถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย และยังมีเบี้ยปรับและเงินเพิ่มที่ต้องจ่ายหากหักไว้ไม่ครบ ซึ่งสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร? ทำไมก่อนจดบริษัทไม่เคยเจอ
วิธีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้จ่ายจะต้องหักตามอัตราภาษีที่กำหนดแต่ละประเภท ซึ่งประกอบด้วย
1.ค่าจ้างและเงินเดือน ถ้าเงินได้สุทธิของพนักงานทั้งปี ไม่เกิน 150,000 บาท ก็จะได้รับยกเว้นหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือต่ำสุด 0%
2.จ้างทำงานหรือบริการ เช่น นายหน้าขายของ ได้ส่วนแบ่งค่าคอม จะใช้วิธีคำนวณเหมือนค่าจ้างและเงินเดือน หักภาษี ณ ที่จ่ายต่ำสุด 0%
3.จ้างบริการวิชาชีพอิสระ บริษัทผู้ว่าจ้างจะต้องทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ซึ่งภาษีในกลุ่มนี้จะประกอบไปด้วย 6 วิชาชีพเท่านั้น คือ
1) โรคศิลปะ เช่น กลุ่มเวชกรรม เภสัชกรรม ทันตกรรม
2) ประณีตศิลป์
3) สถาปนิก
4) วิศวกร
5) นักบัญชี
6) ทนายความ
4.จ้างรับเหมาหรือบริการ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% เช่น การจ้างผลิตสินค้า จ้างทำนามบัตร จ้างรีวิวสินค้า ทำกราฟิก รวมถึงค่าอินเตอร์เน็ต โทรศัพท์ (ต่างจากจ้างทำงาน หรือบริการ ตรงที่จ้างรับเหมา หรือบริการ ผู้ถูกจ้างจะต้องใช้หรือไปหาอุปกรณ์ของตัวเองมาเพื่อดำเนินการตามสิ่งที่ได้รับการว่าจ้าง)
5.ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ ถ้าหากเป็นคนถือกุญแจเอง จะนับเป็นค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งบริษัทผู้ให้เช่าจะต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย 5%
6.ค่าโฆษณา หากต้องการทำโฆษณาเพื่อโปรโมตแบรนด์ บริษัทของตนเอง โดยจ้างผ่านบริษัทรับทำโฆษณา เอเจนซี่ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 2%
7.ค่าขนส่ง สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนบริษัทเป็นนิติบุคคล และให้บริการด้านการขนส่ง จะต้องไปขึ้นทะเบียนเป็นผู้ให้บริการขนส่งด้วย ซึ่งจะต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย 1%
โดยสามารถอ่านเพิ่มเติมแบบละเอียดได้จากบทความ ภาษี หัก ณ ที่จ่าย แต่ละประเภทต่างกันอย่างไร
ในกรณีที่กิจการเป็นผู้จ่ายเงิน เมื่อหักภาษีไว้ส่วนหนึ่งแล้ว ก่อนจ่ายเงินให้กับผู้รับเงิน จะต้องทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ด้วย โดยจะต้องทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ถูกต้อง รายละเอียดต่างๆ ในเอกสาร ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้
วิธีการจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ต้องจัดทำตามเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดดังนี้
1.ต้องระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี/เลขประจำตัวประชาชนของผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย
2.ต้องระบุเลขที่/เล่มที่ ในหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย แต่ถ้าออกด้วยคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องระบุหมายเลขลำดับของเล่มได้
3.หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ต้องมีข้อความแต่ละฉบับตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด คือ
– ฉบับที่ 1 มีข้อความกำกับว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับการแสดงรายการ”
– ฉบับที่ 2 ใช้สำหรับให้ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน
4.ลำดับที่ในแบบ ภ.ง.ด.1ก. , ภ.ง.ด.1ก พิเศษ , ภ.ง.ด.2ก , ภ.ง.ด.3ก
– กรณียื่นรายการการจ่ายเงินได้พึงประเมินประจำปีที่ต้องยื่นแบบดังกล่าว เช่น การจ่ายเงินเดือน ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก ภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
– ส่วน ภ.ง.ด.2 , ภ.ง.ด.3 , ภ.ง.ด.53 แบบแสดงรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องยื่นทุกเดือน
5.รายการประเภทเงินได้พึงประเมิน ในหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย จะมีช่อง “ประเภทเงินได้พึงประเมิน” ให้กรอก จะต้องระบุว่า “เป็นเงินได้ประเภทใด”
ทั้งนี้ สามารถกรอกข้อมูลได้ทั้งการเขียนและการพิมพ์ แต่ที่สำคัญข้อมูลที่กรอกในหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ต้องกรอกให้อ่านเข้าใจง่าย ตามตัวอย่างในบทความ การจัดทำ หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย
วิธีการจัดทำ
รายงานภาษีซื้อภาษีขาย
ส่วนกรณีที่นิติบุคคลได้จดภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ จำเป็นต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30 ยื่นแก่สรรพากรภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน) พร้อมกับต้องจัดทำเอกสารคือ รายงานภาษีซื้อภาษีขาย ประกอบแบบที่ยื่นเก็บไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งผู้ประกอบการ นอกจากจะมีหน้าที่เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ และออกใบกำกับภาษีแล้ว ในส่วนของการทำบัญชี จะต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายด้วย ซึ่งสามารถอธิบายแยกย่อยได้ดังนี้
1.รายงานภาษีซื้อ เป็นรายงานที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกรายละเอียดรายการที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ประกอบการจดทะเบียนอื่น
2.รายงานภาษีขาย เป็นรายงานที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกรายละเอียดรายการที่ผู้ประกอบกิจการจดทะเบียนได้ออกใบกำกับภาษีจากการขายสินค้าหรือให้บริการ
โดยรายละเอียดในรายงานภาษีซื้อภาษีขายต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้
1.รายงานภาษีซื้อ จำเป็นต้องมีรายละเอียดในรายงานดังนี้
– ชื่อที่แสดงว่าเป็นรายงานภาษีซื้อ
– เดือนภาษีและปีภาษี
– ชื่อสถานประกอบการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
– ที่อยู่ของสถานประกอบการตามที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
– สำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ยื่นรายงานภาษีซื้อ
– รายละเอียดของใบกำกับภาษีซื้อที่เกิดขึ้นในเดือนภาษีนั้น ได้แก่ วัน-เดือน-ปี เลขที่ใบกำกับภาษี ชื่อผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ สำนักงานใหญ่/สาขาของผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ มูลค่าสินค้า/บริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2.รายงานภาษีขาย จำเป็นต้องมีรายละเอียดในรายงานดังนี้
– ชื่อที่แสดงว่าเป็นรายงานภาษีขาย
– เดือนภาษีและปีภาษี
– ชื่อสถานประกอบการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
– ที่อยู่ของสถานประกอบการตามที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
– สำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ยื่นรายงานภาษีขาย
– รายละเอียดของใบกำกับภาษีขายที่เกิดขึ้นในเดือนภาษีนั้น ได้แก่ วัน-เดือน-ปี เลขที่ใบกำกับภาษี ชื่อผู้ซื้อสินค้า/ผู้รับบริการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อสินค้า/ผู้รับบริการ สำนักงานใหญ่/สาขาของผู้ขายสินค้าหรือผู้รับบริการ มูลค่าสินค้า/บริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
และเมื่อครบกำหนดที่ต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้กิจการรวบรวมรายงานภาษีซื้อภาษีขาย พร้อมใบกำกับภาษีทั้งในส่วนของภาษีซื้อและภาษีขายแยกไว้เป็น 2 ส่วน จากนั้นสามารถคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มและยื่นแบบ ภ.พ.30 เองได้ผ่านทางช่องทางการยื่นภาษีออนไลน์ หรือไปยื่นแบบกระดาษที่สรรพากรพื้นที่ของกิจการ
แต่ถ้าหากไม่มั่นใจว่าภาษีซื้อภาษีขายแบบไหนใช้ได้บ้าง สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากบทความ รายงานภาษีซื้อภาษีขาย คืออะไร จำเป็นต้องทำจริงหรือ หรืออาจจะส่งให้สำนักงานบัญชีจัดการทำให้ได้เช่นกัน เพื่อให้รายงานภาษีซื้อภาษีขายเป็นไปอย่างถูกต้องที่สุด
วิธีการจัดทำ
รายงานสินค้าและวัตถุดิบ
เมื่อพูดถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม นอกจากเรื่องของการจัดทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายแล้ว จะไม่พูดถึง รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ก็คงไม่ได้ เพราะถึงแม้ว่าจะไม่ต้องส่งรายงานนี้ให้กับสรรพากร แต่กฎหมายกำหนดให้กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ทำธุรกิจขายสินค้า ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ โดยรูปแบบต้องเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด
โดยผู้มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ได้แก่ กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกอบธุรกิจขายสินค้าเท่านั้น ส่วนกิจการที่ทำธุรกิจให้บริการไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ รวมถึงกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นบุคคลธรรมดาก็ได้รับยกเว้นไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบเช่นกัน
แต่ต้องทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือปีละ 2 ครั้ง คือวันที่ 30 มิถุนายน และวันที่ 31 ธันวาคม ของปี แล้วบันทึกรายการแบบรายละเอียดสินค้าคงเหลือ โดยให้ถือว่าแบบรายละเอียดสินค้าคงเหลือเป็นรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
ตลอดจนกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกอบธุรกิจประเภทโรงเลื่อย ค้าไม้แปรรูป, กิจการค้าของเก่า, กิจการปิโตรเลียม และร้านค้าปลอดอากร ก็ไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ แต่ให้ใช้บัญชีแสดงรายการสินค้าที่ครอบครองตามกฎหมายนั้นๆ แทนรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
ที่สำคัญผู้ประกอบการต้องเก็บรายงานสินค้าและวัตถุดิบ และเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบรายการแสดงภาษีหรือวันที่ทำรายงาน
ขั้นตอนจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบนั้น กิจการควรจัดทำแยกตามชนิดและขนาดของสินค้า ทั้งนี้ หากกิจการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบของทุกสถานประกอบการ ทั้งที่เป็นสำนักงานใหญ่และสาขา รวมไว้ในรายงานสินค้าและวัตถุดิบฉบับเดียวกันกับสำนักงานใหญ่
และบันทึกรายงานทันทีที่เกิดรายการ โดยต้องไม่เกิน 3 วันทำการ นับแต่วันที่รับมาหรือจ่ายไป โดยสามารถอ่านขั้นตอนการจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบโดยละเอียดได้จากบทความ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ต้องส่ง(สรรพากร) แต่ต้องทำ
วิธีการจัดทำงบทดลอง
การทำบัญชีจะสมบูรณ์ไม่ได้หากขาดการทำงบทดลอง เพราะงบทดลอง คือสรุปรายการบัญชีที่บันทึกมาตลอดระยะเวลาที่กำหนด โดยผ่านจากการบันทึกบัญชีจากสมุดรายวันต่างๆ เช่น สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ สมุดรายวันทั่วไป และต้องผ่านการจัดหมวดหมู่ในบัญชีแยกประเภท รวมถึงการหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททุกบัญชีแล้ว จากนั้นจึงนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทในแต่ละรายการมาจัดทำงบทดลอง
ซึ่งงบทดลองสามารถนำมาใช้ในการตรวจทานการบันทึกบัญชีทุกๆบัญชีของกิจการ ณ วันสิ้นงวดบัญชี ของกิจการนั้นๆ ซึ่งจะจัดทำขึ้นตามรอบการบัญชี อาจมีการกำหนดเป็นรอบ 1 เดือน 3 เดือน 6 เดือน หรือรอบ 1 ปี แล้วแต่กิจการจะกำหนด
หมวดหมู่บัญชีแยกประเภทที่ต้องนำมาใช้ในการจัดทำงบทดลองมีดังนี้
1.หมวดสินทรัพย์ จะต้องมียอดคงเหลือด้านเดบิต
2.หมวดหนี้สิน จะต้องมียอดคงเหลือด้านเครดิต
3.หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน) จะต้องมียอดคงเหลือด้านเดบิต
4.หมวดรายได้ จะต้องมียอดคงเหลือด้านเครดิต
5.หมวดค่าใช้จ่าย จะต้องมียอดคงเหลือด้านเดบิต
โดยวิธีการจัดทำงบทดลอง ให้กิจการเขียนหัวงบทดลอง ซึ่งประกอบด้วย 1) ชื่อกิจการ 2) ชื่องบทดลอง และ 3) วัน-เดือน-ปี ที่จัดทำงบทดลอง จากนั้นหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปด้วยดินสอ แล้วนำยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภท มาบันทึกลงในงบทดลองใส่ในช่องเดบิตและเครดิต โดยให้เรียงลำดับตามหมวดบัญชี และเลขที่บัญชี เริ่มจาก 1) สินทรัพย์ 2) หนี้สิน 3) ทุน 4) รายได้ และ 5) ค่าใช้จ่าย พร้อมใส่จำนวนเงินตามยอดดุลบัญชีนั้นๆ
ใส่ยอดคงเหลือให้ถูกหมวดหมู่ประเภทบัญชี ถ้าหากยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต แต่ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต สุดท้ายรวมจำนวนเงินในเดบิตและเครดิต ยอดรวมของด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิตเสมอ จะถือว่าถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่
แต่หากกิจการหายอดรวมทางด้านเดบิตและเครดิตได้จำนวนเงินรวมที่ไม่เท่ากัน สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดได้โดยศึกษาเพิ่มเติมจากบทความ งบทดลอง คืออะไร ทำไมต้องทำ?
วิธีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน
การลงบันทึกหมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นข้อมูลแนบท้ายงบการเงินเพื่อส่งให้กรมพัฒน์ เพื่อแสดงข้อมูลเพิ่มเติมต่อจากข้อมูลที่แสดงในงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และงบกระแสเงินสด เป็นการอธิบายภาพรวมของที่มาที่ไปของตัวเลขในงบการเงินทั้งหมด
นอกจากนี้ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ยังกล่าวถึงข้อมูลทั่วไปของกิจการ นโยบายการบัญชีที่สำคัญที่บริษัทใช้ บุคคลกิจการที่เกี่ยวข้องกัน เป็นการแสดงรายละเอียดรายงานเรื่องต่างๆ นอกเหนือจากตัวเลขที่เห็นในงบการเงิน เช่น
– รายละเอียดลูกหนี้
– รายละเอียดสินค้าคงเหลือ
– รายละเอียดที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
– ข้อมูลจำแนกตามส่วนงาน
– ภาระผูกพันและหนี้สินที่อาจจะเกิดขึ้น
– การค้ำประกัน
– คดีความฟ้องร้อง
– เหตุการณ์ภายหลังวันที่ในงบการเงิน
หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนขยายที่ทำให้กิจการเข้าใจตัวเลขต่างๆ ในงบการเงินมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนและตัดสินใจได้ในหลายๆ เรื่อง เช่น
– วางแผนสำหรับลูกหนี้การค้า หากลูกหนี้การค้ามากแสดงว่ากิจการขายสินค้าและบริการได้ดี
– หากมีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน เมื่อพบว่ากิจการมีรายได้โตขึ้นมากๆ จะทำให้กิจการสามารถรู้ว่ามีนโยบายการรับรู้รายได้แบบไหน และนำไปวางแผนดำเนินการต่อได้
– หากมีการจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงิน จะทำให้กิจการรู้ว่า การเปลี่ยนแปลงนโยบายการตัดค่าเสื่อมราคาทำให้กิจการโตขึ้นมากในรอบบัญชีนั้น ไม่ใช่กำไรที่ได้มาจากการดำเนินงาน
อ่านรายละเอียดวิธีการลงบันทึกหมายเหตุประกอบงบการเงินได้จากบทความ หมายเหตุประกอบงบการเงิน จำเป็นต้องทำหรือไม่
นิติบุคคลทำบัญชีเองได้หรือไม่
นิติบุคคลจะทำบัญชีเองได้หรือไม่ เพราะการทำบัญชีและภาษีค่อนข้างมีความซับซ้อน หลายขั้นตอน อีกทั้งเอกสารค่อนข้างเยอะ ตลอดจนกฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลต้องมีผู้จัดทำบัญชีตามหลักการบัญชี เพื่อส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร ประกันสังคม
แต่ความจริงแล้วสามารถทำบัญชีบริษัทเองได้ หากเป็นไปตามเงื่อนไขดังนี้
– กิจการมีพนักงานที่จบด้านบัญชี และมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์กำหนด สามารถทำบัญชีเบื้องต้นเองได้ จากนั้นจ้างผู้ตรวจสอบบัญชี เพื่อตรวจสอบ ออกรายงานผู้สอบบัญชี เพื่อยื่นงบการเงินและภาษีประจำปี
– กรณีที่กิจการไม่มีผู้ทำบัญชี กิจการสามารถทำรายรับรายจ่ายต่างๆ เบื้องต้นลงสมุด บันทึกไว้ใน Excel หรือใช้บริการโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป พร้อมกับเก็บเอกสารให้ครบทุกใบ จากนั้นจ้างสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชี ลงรายการบัญชีตามหลักการบัญชีให้ได้
ทั้งนี้ สำหรับกิจการที่ต้องการทำบัญชีเอง หรือต้องการจ้างนักบัญชีมาช่วยทำบัญชีให้นั้น นักบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติเป็นไปตามเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดไว้ ดังนี้
1.ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท มีสินทรัพย์รวมและรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต้องมีวุฒิการศึกษาขั้นต่ำระดับ ปวส.ทางการบัญชี ปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
2.ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ที่มีทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท หรือมีสินทรัพย์รวม หรือรายได้รวมเกิน 30 ล้านบาท ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
3.บริษัทมหาชน ที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
4.นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศประกอบธุรกิจในไทย ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
5.กิจการร่วมค้า ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
และจะต้องมีเอกสารที่ต้องใช้ในการประกอบการลงบัญชี ได้แก่ หนังสือ บันทึก ใบเสร็จ หรือเอกสารต่างๆ ที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ
1.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
2.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง
3.เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
รวมถึงบัญชีที่ผู้จัดทำบัญชีเองต้องทำ ประกอบด้วย บัญชีรายวัน เช่น บัญชีรายวันซื้อ รายวันขาย รายวันทั่วไป บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีแยกประเภท เช่น บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ และบัญชีสินค้าคงคลัง
ประโยชน์ของการทำบัญชี
การทำบัญชีมีประโยชน์มากกว่าผลเสียอยู่แล้วในหลายด้าน เช่น
– เพื่อเป็นข้อมูลช่วยในการวางแผนหลายๆ ด้านของกิจการ เช่น วางแผนกำไร และค่าใช้จ่ายของกิจการ วางแผนการตลาดและการลงทุน
– เพื่อให้กิจการมีระบบควบคุมภายในที่ดี โดยเฉพาะการตรวจสอบป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดได้ เนื่องจากการทำบัญชีที่ดีจะสามารถเก็บข้อมูลหลักฐานเพื่อใช้ยืนยันความถูกต้องได้
– เพื่อเป็นเครื่องมือในการหาแหล่งเงินทุน เมื่อกิจการทราบผลการดำเนินการว่ามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร เพื่อใช้เป็นหลักฐานการเสียภาษีเงินได้ และทราบฐานะทางการเงินของกิจการ ก็สามารถนำหลักฐานเหล่านี้ไปใช้ประกอบการกู้ยืมจากสถาบันการเงินได้อย่างถูกต้อง
– เพื่อเป็นข้อมูลในการวางแผนภาษีได้อย่างถูกต้องและประหยัด กิจการสามารถวางแผนว่า ควรนำรายจ่ายใดมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้บ้าง เพื่อประหยัดภาษีและทำให้การเสียภาษีเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย (อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่บทความ กิจการได้อะไรจากการทำบัญชี)
หรือถ้าหากมองว่าการทำบัญชีเองจะทำให้ดึงเวลาในส่วนของการพัฒนาธุรกิจเหลือเกิน อาจเปลี่ยนความวุ่นวายในการทำบัญชีนี้ ให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้ดูแลแทนคุณได้ เพราะสำนักงานบัญชีจะให้คำปรึกษาทั้งเรื่องการเงินและภาษีได้ดี
โดยส่วนใหญ่หลังจดบริษัทเป็นนิติบุคคล กิจการมักจะจ้างสำนักงานบัญชีให้ทำทั้งบัญชี ปิดงบการเงิน และยื่นภาษีให้ เพราะถึงแม้ว่ากิจการจะเข้าเงื่อนไขสามารถทำบัญชีเองได้ แต่ก็ต้อง “จ้างผู้สอบบัญชี” ที่เป็นอิสระจากกิจการมารับรองความถูกต้องของบัญชีที่จัดทำเป็นประจำทุกปีด้วยอยู่แล้ว
ดังนั้น จึงทำให้กิจการเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีที่รับจ้างทำบัญชี เพื่อให้ผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญ มาดูแลเรื่องบัญชีและภาษีแบบครบทุกขั้นตอน สามารถหมดห่วงเรื่องความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จนถูกสรรพากรตรวจสอบย้อนหลังได้
ที่สำคัญมีสำนักงานบัญชีอยู่มากมาย ที่ให้บริการแก่ผู้ประกอบธุรกิจทุกประเภท ซึ่งก็ทำให้มีการแข่งขันกันสูงเป็นเรื่องปกติ ทั้งลด แลก แจก แถม จัดเซตโปรโมชั่น เรียกว่าไม่ต้องทำบัญชีเอง แค่จ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีให้ ก็ได้บริการเสริมอื่นๆ แถมให้ด้วย หรือจะเปรียบเทียบความคุ้มค่าระหว่างทำบัญชีเอง กับจ้างสำนักงานบัญชีได้จากบทความ หลังจดบริษัท… การทำบัญชี จำเป็นต้องใช้บริการบริษัทรับจ้างหรือไม่
ถึงเวลาที่กิจการ
ต้องจ้างสำนักงานบัญชีแล้วหรือยัง
ถึงเวลาที่กิจการจะต้องจ้างสำนักงานบัญชีแล้วหรือยัง ซึ่งระยะเวลาอาจไม่ใช่ตัวกำหนดว่าจะต้องจ้างสำนักงานบัญชีเมื่อไหร่ เพราะความพร้อมของแต่ละกิจการนั้นไม่เท่ากัน ด้วยเหตุนี้ กิจการจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบต่างๆ ดังนี้
– ขนาดของกิจการ หากกิจการมีขนาดเล็ก ไม่ซับซ้อน ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ก็อาจยังไม่จำเป็นต้องจ้างสำนักงานบัญชี แต่ถ้ากิจการมีขนาดกลางขึ้นใหญ่ สามารถจ้างสำนักงานบัญชีได้ตั้งแต่ขั้นตอนการจดทะเบียนนิติบุคคล จัดทำบัญชีรายเดือน นำส่งภาษีที่เกี่ยวข้อง
– ค่าใช้จ่ายในการจ้างคนทำบัญชี นิติบุคคลควรจ้างทำบัญชี แต่ถ้าหากยังไม่พร้อมเรื่องเงินในการจ้างสำนักงานบัญชี อาจจ้างเฉพาะช่วงที่ต้องปิดงบการเงิน สอบบัญชี หรือยื่นแบบพร้อมเสียภาษีให้ก่อนได้ หรือเช็กความพร้อมองค์ประกอบต่างๆ ได้จากบทความ เมื่อไหร่ที่กิจการควรตัดสินใจ จ้างทำบัญชี
เรื่องของค่าใช้จ่ายในการจ้างสำนักงานทำบัญชี เรามักเห็นสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชีราคาถูกอยู่มากในปัจจุบัน หากเราเข้าไปค้นหาบริการทางบัญชีจากอินเตอร์เน็ตจะพบว่ามีราคาที่หลากหลายมากๆ ตั้งแต่เริ่มต้นที่หลักพัน และถูกลงไปจนถึงเริ่มต้นแค่เพียงหลักร้อยต่อเดือน ซึ่งราคาที่แตกต่างกันเกิดขึ้นจากอะไร เราจะได้อะไรบ้างหากเลือกบริการบัญชีที่มุ่งเน้นราคามากกว่าคุณภาพ
– ผู้ใช้งบการเงิน (จัดทำบัญชีเพื่อเป็นไปตามกฎหมายเท่านั้น) การทำบัญชีส่วนใหญ่ในปัจจุบันมุ่งเน้นเพื่อให้ตอบโจทย์หน่วยงานต่างๆ ตามกฎหมาย เจ้าของธุรกิจจึงเลือกมองหาบริการที่ราคาถูกที่สุด เพราะคิดแค่ว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำเท่านั้น
– คุณภาพของงานที่ลดลง จากการตัดราคาแข่งกันของสำนักงานบัญชีเพื่อหาลูกค้า
– ไม่รับผิดชอบ เมื่อคุณภาพของงานไม่ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ว่าจ้าง อาจนำมาซึ่งปัญหาถูกสรรพากรเรียกพบ หรือมีจดหมายแจ้งเพื่อเสียค่าปรับ สำนักงานบัญชีต้นเรื่องก็ไม่รับผิดชอบ
– ต่อยอดไม่ได้ สำนักงานบัญชีต้องลดต้นทุนในการทำงานเพื่อให้แข่งขันกับตลาดปัจจุบัน ส่งผลให้อาจไม่ได้จัดให้มีการวางระบบในการทำบัญชีอย่างเหมาะสม ผลลัพธ์ที่ได้จึงไม่สามารถนำมาวิเคราะห์ข้อมูลต่อยอดในการตัดสินใจแก่เจ้าของธุรกิจ
หากเราเลือกจ่ายราคาที่ถูกกว่าวันนี้ เพื่อให้ได้งานที่ไม่สามารถมั่นใจในเรื่องของคุณภาพได้ ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดไปนั้น จริงๆ แล้วทำให้เราจนลงหรือไม่ หากเกิดปัญหาขึ้นมาในภายหลัง หาคำตอบได้จากบทความ รับทำบัญชีราคาถูก กับบัญชีที่มีคุณภาพต่างกันอย่างไร?(อ่านจบไม่โดนหลอก)
การเลือก
สำนักงานบัญชีคุณภาพ
ราคาเป็นส่วนหนึ่งในการเลือกสำนักงานบัญชีคุณภาพ ซึ่งการจ้างสำนักงานบัญชีควรเลือกจาก
1.ราคาที่สมเหตุสมผล มีความสมดุลกันระหว่างราคากับเนื้องาน หากเนื้องานน้อย เอกสารไม่มาก แน่นอนว่าราคาย่อมถูกลง แต่ถ้าหากเอกสารมีจำนวนเยอะ ต้องทำหลายอย่าง รวมถึงความซับซ้อนของแต่ละกิจการ ราคาก็จะสูงขึ้นตามไปด้วย ขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการบัญชีที่ตกลงให้บริการกัน
2.ติดต่อง่าย สะดวก รวดเร็ว เป็นเครื่องการันตีได้ว่าจะไม่เงียบหาย และมีการจัดสรรพนักงานเพื่อมาดูแลบัญชีของเราโดยเฉพาะ เพื่อให้การติดต่อประสานงานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว
3.สำนักงานบัญชีมีตัวตนอยู่จริง มีหลักแหล่งชัดเจน หากอนาคตเกิดอะไรขึ้น ผู้ประกอบการจะมั่นใจได้ว่า สำนักงานบัญชีที่เราเลือกจะอยู่คอยช่วยเหลือตลอด
4.สามารถให้คำปรึกษาเรื่องบัญชี ภาษีแก่กิจการได้ โดยปกติสำนักงานบัญชี เป็นบริษัทที่ให้คำปรึกษาเรื่องบัญชีและภาษีที่ดีอยู่แล้ว ซึ่งสำนักงานบัญชีควรมีความเข้าใจพื้นฐานในธุรกิจของเรา สามารถตอบคำถามและให้คำปรึกษาเราได้
5.ขอบเขตบริการบัญชีที่ตกลงให้บริการ นอกจากนี้ยังรับทำบัญชี รายรับรายจ่าย งบกำไร ขาดทุน ตรวจสอบความถูกต้อง และยื่นเอกสารส่งหน่วยงานต่างๆ ทั้งกรมสรรพากร กระทรวงพาณิชย์ สำนักงานประกันสังคม ซึ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่สำนักงานบัญชีจะต้องทำหลักๆ ประกอบไปด้วย
– ปิดบัญชีทั่วไป เมื่อมีการว่าจ้างสำนักงานบัญชีให้ทำบัญชีรายเดือน ทางสำนักงานบัญชีจะรวบรวมเอกสารแต่ละเดือนลงบันทึกตั้งแต่งบการเงิน งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร รายรับ รายจ่าย และอื่นๆ
– ยื่นแบบประจำเดือน สำนักงานบัญชีจะเป็นคนยื่นแบบรายเดือนต่างๆ แทนบริษัท เช่น ภ.ง.ด.1 , ภ.ง.ด.3 , ภ.ง.ด.53 ภ.ง.ด.54 , ภ.พ.36 , ภ.พ.30
– ยื่นแบบประจำปี จัดทำพร้อมยื่นภาษีกลางปี ปลายปี ส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำปีของพนักงานแก่กรมสรรพากร ส่งงบการเงินให้กระทรวงพาณิชย์ สรุปรายการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม และอื่นๆ
แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น การจ้างทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี การยื่นแบบประจำเดือน ประจำปี อาจเลือกบริการแค่บางรายการ หรือให้ทางสำนักงานบัญชีทำให้ทั้งหมด หรือมีข้อตกลงในแบบอื่นๆ อีกได้ ขึ้นอยู่ที่การตกลงระหว่างผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้าง ตามรายละเอียดในบทความ อยากจ้างทำบัญชีต้องรู้! หน้าที่ของสำนักงานบัญชี มีอะไรบ้าง
6.มีคุณสมบัติครบถ้วนตามกฎหมายกำหนด สำนักงานบัญชีควรต้องมีนักบัญชีที่มีคุณสมบัติการเป็นนักบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งตรวจสอบข้อกำหนดได้จากบทความ สำนักงานบัญชีคุณภาพ แบบไหนที่ควรเลือก
การเตรียมเอกสาร
ประกอบการลงบัญชี
การเตรียมเอกสารประกอบการลงบัญชี ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่เป็นหลักฐานในการลงบัญชี จะต้องส่งให้แก่สำนักงานบัญชี เพื่อลงบัญชีตามความเป็นจริง ดังนี้
1.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ขาย) คือเอกสารที่แสดงรายการขายสินค้าหรือการให้บริการของกิจการ ที่จัดทำให้กับผู้ซื้อหรือลูกค้า
2.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่ถูกหักไป) คือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับรายได้ของกิจการ ซึ่งถ้าหากกิจการทำธุรกิจเกี่ยวกับการให้บริการ ลูกค้าที่ชำระค่าบริการให้กับกิจการ จะมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ก่อนที่จะจ่ายเงิน พร้อมกับจัดทำเอกสารการรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับกิจการ
3.ใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษี (ซื้อ) คือเอกสารยืนยันการชำระเงินที่ใช้ไปของกิจการ เมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการ จะต้องมีหลักฐานใบเสร็จรับเงิน-ใบกำกับภาษีซื้อ เพื่อใช้ยืนยันว่ามีการซื้อสินค้าของกิจการจริง
4.หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ที่กิจการเป็นผู้หัก) คือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า ใบทวิ 50 ซึ่งกิจการต้องเป็นผู้จัดทำ
5.สปส 1-01 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 (ส่งประกันสังคม) ในกรณีที่กิจการมีการจ้างพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป กิจการจะต้องทำประกันสังคมให้กับพนักงาน และนำส่งประกันสังคมไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือนถัดไป พร้อมเก็บสำเนาเอกสารการนำส่งและหลักฐานการชำระเงินไว้ เพื่อจัดส่งให้สำนักงานบัญชี (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ เอกสารทางบัญชี อะไรบ้างที่กิจการต้องเตรียม)
หลักการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
อยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม อาจจะไม่เป็นตามที่ตกลงกันไว้ หรือทำงานไม่ตรงปก กิจการควรรอให้จบรอบบัญชีก่อนค่อยเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เพื่อให้การทำงานต่อของสำนักงานบัญชีใหม่มีความต่อเนื่อง ไม่สะดุด
แต่ถ้าหากมีความจำเป็นจริงๆ ก็สามารถเปลี่ยนสำนักงานบัญชีได้ทันที แต่อาจจะต้องจ่ายค่าทำบัญชีซ้ำซ้อน เพราะสำนักงานบัญชีใหม่ต้องย้อนดูหรือเริ่มต้นทำใหม่ตั้งแต่ต้นปี หรือจนถึงข้อมูลที่กิจการมีล่าสุด อีกทั้งการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีทันที อาจต้องเสียค่าปรับการยกเลิกก่อนครบสัญญากับสำนักงานบัญชีที่เดิมก็เป็นได้
จากนั้นต้องเตรียมการแจ้งสำนักงานบัญชีเก่าตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งโดยทั่วไปสำนักงานบัญชีอาจต้องใช้เวลาประมาณ 1 เดือน ในการปิดบัญชีและเคลียร์เอกสาร พร้อมกับกำหนดเวลาในการส่งคืนเอกสารและงบการเงินให้แน่นอน เพื่อให้นัดวันส่งเอกสารให้กับสำนักงานบัญชีใหม่ได้
ที่สำคัญต้องขอเอกสารและข้อมูลประกอบการบันทึกบัญชีคืนทั้งหมด และรหัสผ่านที่ใช้ติดต่อทำธุรกรรมกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งกรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจ และประกันสังคม กิจการจำเป็นต้องขอจากสำนักงานบัญชีเก่าด้วย เพื่อส่งต่อให้สำนักงานบัญชีใหม่ได้ทำต่อได้
และเมื่อได้รับเอกสาร ข้อมูลต่างๆ (สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากบทความ อยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี …ต้องทำยังไง) รวมถึงเลือกสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ โดยไม่ลืมหลักการเลือกสำนักงานบัญชีที่ดีและมีคุณภาพดังที่กล่าวมาแล้ว กิจการก็สามารถส่งต่องานบัญชีทั้งหมดไปยังสำนักงานบัญชีแห่งใหม่ได้อย่างครบถ้วนแบบไร้กังวล
